Товар — это карточка в справочнике, а не то, что лежит на полке. На полке лежат партии и единицы. Карточка описывает, что это такое и по каким правилам с ним работать.
Карточка заводится один раз и живёт долго. Остатки, закупочные цены, серийные номера накапливаются вокруг неё документами. Список товаров — Администрирование → Склад → «Товары», новый товар — кнопка «Новый товар».
Что задаётся в карточке
| Поле | Зачем |
|---|---|
| Название и «Полное название (для накладных)» | Короткое рабочее и полное — для документов |
| Категория | Место в дереве каталога: по нему ищут, фильтруют и строят отчёты |
| «Единица измерения» | В чём хранится остаток — см. единицы измерения |
| «Дробное количество» | Разрешено ли дробное количество этого товара |
| «Серийный учёт (вместо учёта по партиям)» | Вести ли товар поимённо — см. серийный учёт |
| Штрихкоды | Их может быть несколько: свой и заводские. Штрихкод можно и сгенерировать |
| «Минимальный остаток» и «Максимальный остаток» | Пороги запаса, по которым видно, что пора докупать |
| «Совместимые устройства» | Производитель и модели из каталога устройств, к которым подходит товар |
| «Фотографии» | Перетащите файлы в карточку; первое фото — главное |
Единицу измерения меняют, пока по товару не было движений. После первого движения или остатка она замораживается.
Название можно собрать кнопкой с волшебной палочкой: категория, производитель и модели складываются по правилам из настроек склада.
Категории — дерево
Категории вложенные, у товара одна категория в конкретной ветке. Заводятся они в Администрирование → Склад → «Категории». От структуры зависит не только поиск: по категориям строятся отчёты, выбирается охват инвентаризации и то, что попадёт на витрину.
Стройте дерево от того, как вы ищете товар в работе, а не от того, как его классифицирует поставщик.
Вкладки карточки
- «Информация» — всё, что выше;
- «Остатки» — сколько лежит на каждом складе, у серийного товара — какие номера;
- «Партии» — закупки этого товара: сколько куплено, сколько осталось. Отсюда же печатают этикетки и ценники партии;
- «История» — движения товара с фильтром «Приход», «Расход», «Перемещение».
Цены: не одна, а сколько нужно
У товара не одна цена, а набор цен. Виды цен вы заводите сами в Администрирование → Склад → «Основные настройки», блок «Дополнительные цены товаров»: розница, опт, цена для мастеров. Тот же список открывается кнопкой «Настройки товаров» на странице товаров.
Себестоимость закупки в этот список не входит. Её не вводят руками: её формируют закупки, и у каждой партии она своя.
У цены своя валюта
Каждый вид цены ведётся в своей валюте — например, опт в долларах, розница в местной. Валюта задаётся у вида цены, а не у каждого товара.
Цену можно считать формулой
Шестерёнка у цены открывает окно «Настройка видимости и формулы». В блоке «Формула расчёта» цену можно вычислять от закупки, например @cost.purchase * 1.1 — закупка плюс 10%. Формула применяется, когда у товара значение этой цены не вписано явно. В карточке такая цена помечена значком «фx».
Это удобно, но не везде: там, где цена определяется рынком, а не наценкой, формула будет мешать. Смешивать можно — часть цен формульные, часть с ручными значениями.
Кто какие цены видит
В том же окне задаётся доступ к цене. Уровней три: «Скрыта», «Видят» и «Редактируют». Уровень ставится всем группам сразу или отдельно для групп кнопкой «Настроить отдельно для групп».
Цена с уровнем «Видят» в форме товара показывается с замком: значение видно, вписать его нельзя. Чтобы сотрудник мог её править, дайте его группе уровень «Редактируют».
Это не только про коммерческую тайну. Сотрудник, видящий закупку, начинает торговаться от неё, а не от прайса, — и скидки ползут вниз сами собой.
Остаток — не свойство карточки
Поля «сколько на складе» в карточке нет. Остаток складывается из движений и всегда привязан к конкретному складу: пять штук в одном филиале и ноль в другом — два разных остатка одного товара.
Пороги минимума и максимума работают вместе с остатками: по ним складские отчёты показывают, где запас просел ниже нормы, а где залежался.
Объединение дублей
Если один товар завели дважды, карточки объединяют. Остатки и история при этом не теряются.
- На странице «Товары» нажмите «Выбрать».
- Отметьте дубли — два или больше — и нажмите «Объединить».
- В окне «Объединение товаров» отметьте, какая карточка будет главной. Внизу видно, сколько партий, остатков и движений у неё окажется.
- Нажмите «Объединить».
На главный товар переезжают партии, серийные единицы, движения, строки в заказах, продажах и документах, штрихкоды, фото, категории, производители и совместимые модели. История дублей тоже переходит к главному. Цены остаются те, что были у главного; цены дублей удаляются. Карточки дублей удаляются.
Серийный и несерийный товар объединить нельзя — у них разный учёт.
Удаление товара
Кнопка «Удалить» в карточке работает только для товара без истории: заведённого по ошибке и ни разу не задействованного. Удалённый товар уходит из списков и выбора товаров, вернуть его из интерфейса нельзя.
Товар, по которому уже были закупки, продажи, перемещения, списания или расход в заказе, удалить нельзя — система откажет. Если такой товар оказался дублем, объедините его с правильной карточкой.
Частые ошибки
- Заводить новую карточку вместо поиска. Остатки, цены и связи с моделями делятся пополам, а отчёты перестают сходиться. Нашли дубль — объедините.
- Класть всё в одну категорию. «Разное» на тысячу позиций — это отсутствие каталога, а не каталог.
- Открывать закупку всем. Самая частая причина, по которой продавцы начинают давать скидки «по-своему».
- Выбирать главной не ту карточку при объединении. Цены дублей удалятся — проверьте, что нужные цены вписаны у главного товара.
Что дальше
- Как устроен склад — как из документов складываются остатки.
- Приход товара — откуда берётся себестоимость.
- Единицы измерения — почему единицу товара нельзя сменить.