Не всё считается штуками. Кабель меряют метрами, сыпучее — килограммами и тоннами, услугу — часами. Система это умеет, и работает она по одному правилу: человек вводит в удобной единице, склад хранит в базовой.

Категории и единицы

Единицы сгруппированы по категориям: количество, масса, длина, площадь, объём, время. Внутри категории единицы связаны коэффициентом — сколько базовых в одной этой. Тонна это миллион граммов, километр — тысяча метров.

Заводить всё вручную не нужно: есть готовый каталог, из которого единицы добавляются в пару кликов. Добавленная единица становится вашей — можно переименовать под свою терминологию, и на каталог это больше не влияет.

Ненужные единицы уходят в архив, а не удаляются: кнопка «В архив». Единица пропадает из выбора в новых документах, но остаётся в старых, где ими уже пользовались. Удаления единиц нет совсем — даже той, которой ни разу не воспользовались.

Отправить в архив нельзя единственную доступную единицу и последнюю доступную в своей категории. Ошиблись — включите «Показать архив», откройте единицу и нажмите «Вернуть из архива».

Единица товара

У каждого товара есть базовая единица — та, в которой хранится его остаток. Это главное свойство товара после названия: именно в ней вы увидите остаток, и в ней же считается себестоимость.

Выбирать её стоит на уровне, в котором удобно видеть склад. Для кабеля это обычно метры, а не километры; для метизов — штуки, а не тысячи.

🔴 Сменить единицу после первого движения нельзя

Как только по товару прошло хоть одно движение или появился остаток, базовая единица замораживается.

Причина простая и неприятная: остаток записан числом в этой единице. Было 5 кг, сменили единицу на тонны — и та же пятёрка стала означать пять тонн. Ни одно ранее записанное число не изменится, но смысл у всех поменяется разом, и восстановить его будет нечем.

Поэтому единицу выбирают при заведении товара, а не «потом разберёмся». Ошиблись — заводите новый товар и переносите остаток документом.

Ввод в удобной единице

Хранение в базовой единице не значит, что в ней надо вводить. В документе можно указать количество в той единице, в которой реально идёт поставка: принять 2 тонны, а не 2 000 000 граммов.

Система пересчитает количество в базовую единицу сама. При этом в строке документа сохраняется и то, как ввели вы: и число, и единица.

Это не дублирование ради удобства чтения. Цена в накладной поставщика указана за тонну, и долг перед ним должен считаться именно от неё. Если пересчитать цену тонны в цену грамма, а потом умножить обратно, на больших количествах теряются копейки — и сумма перестаёт сходиться с накладной.

По той же причине возврат поставщику оформляется в той же единице, что и приход: только тогда полный возврат закрывает долг ровно в ноль.

Переименование единицы не меняет старые документы

Каждая строка запоминает не только название единицы, но и её коэффициент на момент оформления. Поэтому правка справочника — переименование, уточнение — не переписывает смысл документов, оформленных раньше.

Дробные количества

Можно ли дробить конкретный товар, задаётся у самого товара. Но вопрос этот возникает не всегда.

  • В непрерывных категориях — масса, длина, площадь, объём, время — дробное разрешено всегда. Не устраивает 0,5 т — принимайте 500 кг, это то же самое.
  • В категории «количество» штука — предел, мельче не бывает. Здесь решаете вы: одни товары делить нельзя в принципе, другие — можно, если у вас это принято.

🔴 Товар с серийными номерами всегда целый. Половины серийного номера не существует: списывается не «полторы штуки», а конкретные экземпляры.

Частые ошибки

  • Выбрать слишком крупную единицу. Товар в тоннах выглядит солидно ровно до момента, когда остаток показывает 0,003 и никто не понимает, много это или мало.
  • Завести «кг» второй раз. Прежде чем создавать единицу, проверьте каталог: дубли расходятся коэффициентами и дают разный пересчёт у одинаковых на вид товаров.
  • Менять единицу «пока никто не видит». Система не даст сделать это после первого движения — и это защита, а не преграда.
  • Разрешать дробление всему подряд. Дробный остаток там, где товар физически неделим, — верный признак, что где-то ошиблись при вводе, и этот сигнал лучше не глушить заранее.

Что дальше