Устройство — это объект, вокруг которого идёт работа: то, что ремонтируют, продают, монтируют, обслуживают или сдают в аренду. В справочнике оно описано моделью: тип, бренд, название.
Модель повторяется от записи к записи, и вокруг неё накапливается знание: какие товары к ней подходят и что с ней обычно делают. Поэтому справочник моделей — не формальность, а то, что со временем начинает работать на вас.
Где это применимо
Справочник не привязан к одному виду бизнеса. Он нужен везде, где работа идёт вокруг конкретной техники или оборудования:
- Ремонт и сервис — что принесли или что стоит у клиента на объекте.
- Продажа техники — что продаём и какие аксессуары и расходники к этому подходят.
- Монтаж и установка — какое оборудование ставим и что для него нужно докупить.
- Обслуживание парка клиента — регулярные работы на технике, которая у клиента стоит.
- Аренда и прокат — модельный ряд того, что сдаётся.
Под «устройством» понимается что угодно материальное: телефон, станок, кофемашина, прицеп, кондиционер. Системе не важно, что именно вы обслуживаете, — у объекта есть тип, бренд и модель.
Справочник: три уровня
Каталог устроен как дерево из трёх уровней и редактируется тремя колонками рядом — «Типы», «Бренды», «Модели»: выбрали слева — справа показалось вложенное.
| Уровень | Что это | Пример |
|---|---|---|
| Тип устройства | Категория объекта | Ноутбук, кондиционер, прицеп, станок |
| Бренд | Производитель | Lenovo, Bosch |
| Модель | Конкретная позиция каталога | ThinkPad T14, MDV-24 HRDN1 |
Заводить всё заранее не нужно: новый тип, бренд или модель создаются прямо при оформлении записи — кнопками «Создать тип устройства», «Создать бренд», «Создать модель».
Часто используемые позиции закрепляются булавкой и уходят наверх колонки отдельным блоком; порядок закреплённых меняется перетаскиванием. В каталоге на несколько тысяч моделей это экономит больше времени, чем кажется: основная часть работы обычно приходится на пару десятков позиций.
Объединение дублей
Каталог, который пополняют на лету, обрастает дублями: «ThinkPad T14», «Thinkpad T-14», «T14». Их объединяют — модели, бренды и типы одинаково. Нажмите кнопку объединения в шапке нужной колонки, отметьте дубли, нажмите «Объединить 2 элемента» (число — сколько отмечено) и в открывшемся окне укажите, какая позиция главная.
Заказы и обращения, где стояли объединённые модели, переезжают на главную; товары, подобранные к ним, тоже. Каждое объединение записывается в историю — видно, что модель исчезла не сама.
Устройства в записях
Модель прикрепляется к заказу или обращению. Устройств может быть несколько в одной записи — клиент принёс два ноутбука, — и они держат порядок, в котором вы их добавили.
Есть ли блок устройств в разделе, решает настройка карточки — пункт «Устройства».
Какие товары подходят к модели
У товара в карточке есть поле «Совместимые устройства»: производитель и модели, к которым он подходит, — запчасти, расходники, аксессуары. Дальше это работает в обе стороны: по модели видно подходящие товары, а по товару — к чему он подходит.
В заказе и обращении это видно на вкладке «Склад», если она включена в настройке карточки («Вкладка «Склад» в карточке»). Там показаны остатки товаров, привязанных к устройствам записи. Отсюда же создают потребность в «Листе закупок», а в заказе — сразу списывают запчасть.
Ценность появляется по мере наполнения: чем больше связей проставлено, тем реже приходится вспоминать совместимость по памяти или искать во внешних каталогах.
Где настраивается
Каталог открывается из двух мест: Администрирование → Заказы → «Устройства» и Администрирование → Склад → «Устройства». Это один и тот же справочник, открытый с двух сторон: со стороны работы это перечень того, с чем работают, со стороны склада — то, к чему привязаны товары.
Править каталог может сотрудник с правом на раздел «Настройки: склад и товары» — и с какой стороны он ни открыл бы каталог, нужно именно это право.
Частые ошибки
- Писать серийный номер в название модели. Каталог превращается в свалку одноразовых записей, и подбор товаров перестаёт работать.
- Заводить модель под каждую комплектацию. Если товары к ним одинаковые — это одна модель. Различиям в комплектации место в комментарии или дополнительном поле.
- Не закреплять частые модели. Прокрутка каталога при каждом оформлении — тихая потеря времени.
- Копить дубли. Каждый дубль дробит подбор товаров: половина связей на одной записи, половина на другой.
Что дальше
- Товары — где у товара задаются совместимые модели.
- Чем разделы отличаются — почему устройства есть в заказах и обращениях, но не везде.
- Дополнительные поля — куда записывать то, что не укладывается в модель.