Закупка — документ, которым товар приходит на склад. Она же определяет, почём этот товар вам достался, поэтому от аккуратности закупки зависит вся дальнейшая арифметика: себестоимость, прибыль по продажам и заказам, долг перед поставщиком.

Закупки живут в разделе «Закупки», новая — кнопкой создания в списке или прямо из «Листа закупок».

Закупка создаёт партию

Каждая позиция закупки образует партию: количество, цена за единицу, валюта, поставщик, дата. Один и тот же товар из двух поставок — две разные партии с разной себестоимостью, и система дальше знает, из какой списывает.

Курс валюты берётся на дату документа по правилу курса вашей фирмы. Можно задать «Свой курс на этом документе», а кнопка «Сбросить» вернёт курс по правилу. Если курс на эту дату ещё не опубликован, оприходовать можно со своим курсом документа или после обновления курсов. Принятая партия помнит свой курс — его последующие изменения себестоимость не переписывают.

Несколько поставщиков за один заход

В одну форму можно добавить несколько поставщиков — кнопкой «Добавить поставщика». У каждого свои позиции и свои оплаты. Позиции между поставщиками переносят массовым действием «Перенести к поставщику». Это удобно, когда поставку разбирают одним заходом: часть привезли от основного поставщика, часть добрали у другого.

Это только форма ввода. При проведении она распадается на отдельные закупки — по одной на каждого поставщика, с его позициями и его оплатами. В списке вы увидите не один сборный документ, а несколько обычных.

Так и должно быть: долг, возврат и сверка считаются по конкретной поставке от конкретного поставщика.

Поставщик с таким же именем

Если вписать имя поставщика и не выбрать его из подсказки, при сохранении система поищет его среди поставщиков. Нашёлся один — появится окно «… уже есть среди поставщиков» с кнопками «Выбрать найденного» и «Создать нового». Нашлось несколько — система скажет, сколько их, и предложит выбрать нужного из подсказок. Одноимённые поставщики бывают, но завести второго теперь можно только осознанно.

Закупка у своей фирмы

Если поставщик — другая ваша фирма, закупка заведётся только у вас: у фирмы-поставщика продажи не появится, её нужно провести там отдельно. Чтобы документы появились у обеих фирм сразу и были связаны, оформите это перемещением между складами фирм.

Цена и налог

Цена вводится за единицу и в той единице, в которой идёт поставка: за тонну, за метр, за штуку. Пересчёт в базовую единицу товара система делает сама — см. единицы измерения. Валюта у документа одна: позиция с ценой в другой валюте не пройдёт проверку.

Цену, налог и фиксацию сразу у нескольких позиций меняют окном «Массовые изменения»: заполненные поля перепишутся у выбранных позиций, пустые останутся как были.

Входящий налог

Цена позиции вводится без налога, налог начисляется сверху по «Ставке НДС». Если ваша фирма — плательщик НДС и налог вычитаемый, он учитывается отдельно, а в себестоимость идёт цена без налога. Если фирма не плательщик, налог входит в стоимость товара: для неё он и правда часть цены.

Ставка замораживается на партии. Изменение справочника ставок потом не переписывает уже принятые поставки.

«Сумму НДС» по позиции можно поправить руками — поставщик округляет копейки по своим правилам, и документ должен сходиться с накладной. Поле пометится «Сумма введена вручную», а кнопка «Вернуть расчёт по ставке» отменит правку.

Отдельного поля для стоимости доставки в закупке сейчас нет.

Закупка из «Листа закупок»

Закупку можно создать прямо из строк «Листа закупок» — отметьте строки и нажмите «Закупить выбранные». Цена из строки подставится в закупку.

  • Строка, записанная текстом, без товара из каталога, в закупку не попадёт: закупка не сохранится и назовёт такую позицию. Выберите в строке товар или уберите её.
  • Если строки уже стоят в открытых черновиках закупок, система предупредит и спросит, создавать ли ещё одну.
  • Строки в другой валюте останутся в листе — выберите их снова для второй закупки.

Если вы добавляете в закупку товар, на который в листе есть открытая потребность, закупка предложит её закрыть. Не нужно — нажмите «Не закрывать».

Как вести сам лист — в статье «Лист закупок».

Оплата поставщику

На вкладке «Оплата» кнопкой «Добавить оплату» указывают, сколько и из какой кассы заплатили. Касса должна быть в валюте оплаты. Оплата не обязательна — товар может прийти с отсрочкой, тогда останется долг перед поставщиком, который закрывается позже.

Долг считается от введённой цены и введённой единицы. Поэтому, если поставка была в тоннах, возврат тоже оформляется в тоннах: только тогда полный возврат закрывает долг ровно в ноль.

Серийные позиции

Для серийного товара в позиции указываются номера: кнопка «Заполнить» открывает окно ввода — «По одной» или «Списком». Заполнять частично нельзя: либо все номера, либо ни одного — тогда система сгенерирует их сама. Номер, который у этого товара уже есть, не примется.

У каждой позиции есть замок фиксации закупочной цены: он влияет на расчёт прибыли по этим единицам. Подробно — в статье про серийный учёт.

Фиксация цены сразу на всю форму

Переключатель «Привязка пользовательских цен» — «Фиксировать цены» или «Без привязки» — задаёт значение по умолчанию для каждой новой строки. На самой строке его можно поменять замком. Удобно, когда вся поставка идёт по особой цене.

Сохранение и проведение

Закупку можно собирать постепенно: кнопки «Сохранить и открыть» и «Сохранить» записывают её, не трогая остатков. Пока закупка не оприходована, товара в системе нет.

Когда поставка разобрана, нажмите:

  • «Оприходовать» — товар встаёт на склад, проведённая закупка остаётся открытой;
  • «Оприходовать и закрыть» — то же, и окно закрывается. Если оприходовать не удалось, закупка откроется и покажет причину.

Обязательно выберите «Склад приёмки» — конечный склад, без подскладов. От него закупка получает филиал и фирму.

Обратная сторона: неоприходованная закупка — это отсутствующий товар. Продать или списать эти позиции нельзя, а на инвентаризации они окажутся неучтёнными. Оприходуйте в тот же день, когда поставка разобрана.

Возврат поставщику

Если товар уходит обратно — брак, пересорт, излишек поставки, — оформляется отдельный документ. Он умеет не только возвращать, но и обменивать. Возврат считается от партии, поэтому неточность в закупке превращается в расхождение по расчётам с поставщиком. Подробно — возврат поставщику и обмен.

Частые ошибки

  • Округлять цену «для красоты». Себестоимость и долг считаются от неё; отклонение в копейках на большом количестве превращается в расхождение с накладной.
  • Оставлять закупку неоприходованной. Товар физически на складе, а в системе его нет — расходится всё сразу: остатки, продажи, инвентаризация.
  • Заводить поставку задним числом «примерно». Партия помнит дату и курс, и приблизительная дата даёт приблизительную себестоимость.
  • Искать сборный документ после проведения. Его не будет: форма распалась на отдельные закупки по поставщикам. Открывайте ту, где нужная позиция.

Что дальше