Серийный учёт: товар поимённо

Обычный товар учитывается количеством: пять штук на складе, две списали, осталось три. Серийный учитывается поимённо: не «пять штук», а пять конкретных единиц, у каждой свой номер и своя судьба.

Включается это одним признаком у товара. Дальше система ведёт каждую единицу отдельно: где она сейчас, из какой партии пришла, почём куплена, каким документом ушла.

Что это даёт

• Ответ «где эта единица». По номеру видно текущий склад и последнее движение — не «где-то в сети», а конкретно.
• Точная себестоимость. У обычного товара она усредняется по партиям; у серийного известна цена именно этого экземпляра.
• Разбор претензий. Клиент вернулся с товаром — по номеру видно, когда и кому его продали, из какой поставки он был.

Плата за это — дисциплина ввода: каждую единицу нужно провести поимённо, и «примерно пять штук» уже не пройдёт.

Приход: откуда берутся номера

При поступлении серийного товара номера вводятся в документ. Есть два пути:

• Свои номера — вы вводите то, что написано на изделии или на упаковке.
• Автоматически — оставляете список пустым, и система выдаёт номера сама.

🔴 Заполнять частично нельзя: либо все номера позиции, либо ни одного. Пять единиц с тремя введёнными номерами документ не примет — иначе на складе оказались бы две единицы, про которые непонятно, свой у них номер или сгенерированный.

В закупке номера вводятся в отдельном окне. Его открывает кнопка «Заполнить» в плитке «Серийники» позиции; когда номера введены, на кнопке виден счёт, например «5/5». Щелчок по уже введённому номеру открывает то же окно на этом номере.

Повторы система тоже не пропустит: у одного товара номер не может встретиться дважды — ни внутри документа, ни среди уже заведённых единиц этого товара.

Автоматические номера — нормальный рабочий вариант, а не заглушка. Они нужны там, где у товара нет заводского номера, но поштучный учёт всё равно нужен: тогда номер выполняет роль внутренней инвентарной метки, и его печатают на этикетке.

Движение: выбирают экземпляры, а не количество

Когда серийный товар уходит со склада — в продажу, в заказ, в списание, в перемещение — указывается не количество, а конкретные единицы.

Отсюда важное отличие от обычного товара: выбор партии здесь не нужен и не настраивается. Партия определяется сама, потому что выбранная единица уже знает, из какой поставки она пришла. Списать «две штуки подешевле» невозможно — можно списать только те единицы, которые есть.

По той же причине дробных количеств у серийного товара не бывает: половины номера не существует.

Выбранная единица в форме перемещения, возврата поставщику, списания и инвентаризации — плитка с номером. Щелчок по ней открывает карточку «Единица товара»: склад хранения, закупочная стоимость, поставщик и история движений.

Фиксация закупочной цены

Это самая неочевидная возможность серийного учёта, и понять её проще, если сначала знать, от какой цены считается прибыль сотрудника.

Прибыль для сотрудника считается не от закупки

У компании есть две себестоимости запчасти, и они разные:

• Реальная закупка — сколько за неё заплатили поставщику. Это коммерческая тайна, и видят её не все: доступ выдаётся отдельным правом.
• Расчётная цена — цена из выбранного прайс-листа. Компания сама указывает, какой прайс считается базой для расчёта прибыли.

Зарплата и премии считаются от расчётной цены, а не от реальной закупки. Причин две. Первая — не показывать закупочные цены всем, кто видит свою прибыль по заказу. Вторая важнее: реальная закупка скачет от поставки к поставке, и мастер, поставивший одну и ту же деталь дважды, получил бы разные суммы ни за что. Расчётная цена стабильна, и заработок зависит от работы, а не от того, удачно ли закупились в тот месяц.

Что делает фиксация

🔴 Фиксация переключает конкретную серийную единицу на реальную закупку: в расчёте прибыли по ней берётся то, что за неё заплатили, а не цена из прайса.

Нужно там, где расчётная цена врёт слишком сильно и в ущерб компании:

• дорогая единица, купленная существенно выше обычной цены — по прайсу прибыль выглядела бы больше, чем есть;
• товар, взятый под конкретную сделку по особой цене;
• б/у, комиссионные и всё, у чего «обычной цены» просто нет.

Переключатель стоит на позиции прихода и относится к тем единицам, которые этим приходом заводятся.

Поставить или снять фиксацию можно и после прихода — в карточке единицы кнопками «Зафиксировать цену» и «Снять фиксацию». Система спросит, к чему применить: «Только эта единица» или «Вся партия этой закупки», — покажет, что изменится, и применит по кнопке «Применить».

Условия два. Первое — единица никуда не уходила после прихода: ни продажи, ни заказа, ни перемещения. Если уходила, вместо кнопки будет причина отказа. Второе — у сотрудника есть право «Фиксация цены серийника» в закупках; без него кнопки нет.

Фиксация действует поштучно

Фиксация — свойство конкретной единицы, а не позиции документа. Списали шесть штук, из которых одна фиксированная: она посчитается по реальной закупке, остальные пять — по расчётной цене. Смешивать их в одной позиции можно, разделять вручную не нужно.

При перемещении между складами фиксация тоже сильнее настроек: обычно перемещение можно проводить по назначенной цене, но фиксированная единица переезжает по своей реальной себестоимости.

Работает это только у серийного товара: фиксация привязана к единице, а у обычной партии единиц нет.

Инвентаризация серийного товара

Пересчёт серийного товара — это сверка номеров, а не количества. Поэтому расхождения выглядят конкретнее, чем «не хватает трёх штук»:

Пересортица закрывается парой

Самый частый случай на практике: одна единица числится потерянной, а рядом лежит «лишняя», которой в учёте нет. Почти всегда это одна и та же вещь с перепутанным или нечитаемым номером.

Такие расхождения закрываются парной связкой: вы указываете, что найденная единица и есть потерянная. Система связывает их и предлагает перепечатать этикетку, чтобы на изделии оказался правильный номер.

Это лучше, чем списать одну и оприходовать другую: не возникает ни фиктивного убытка, ни фиктивной прибыли, и история единицы не рвётся.

Этикетки

Номер живёт не только в системе, но и на самом изделии — иначе сверять нечего. Этикетки печатаются из системы, в том числе повторно: после пересортицы, при замене повреждённой наклейки или для товара, у которого номер был сгенерирован.

Где печатать сразу на много единиц:

• в «Закупках» — отметьте закупки в списке и нажмите «Печать ценников и этикеток»;
• в «Перемещениях» — отметьте перемещения и нажмите «Печать товаров»;
• при разборе инвентаризации — после связки пересортицы кнопкой «Связать и напечатать».

Маленькая наклейка (58×30, 40×20) печатается целиком на одной наклейке. Штрихкод не сжимается — он печатается в размере, который читает сканер. Длинное название сначала печатается мельче, а если и так не влезает — обрезается многоточием.

Частые ошибки

• Включать серийный учёт всему подряд. Каждая единица требует поимённого ввода при каждом движении. Для расходников и мелочи это лишняя работа без отдачи.
• Вводить номера «потом». Отложенный ввод не работает: документ не проведётся, а товар всё это время не будет числиться на складе.
• Печатать этикетки не сразу. Единица без наклейки на инвентаризации превращается в неучтённую, и разбирать её приходится вручную.
• Закрывать пересортицу списанием и оприходованием. Формально остаток сойдётся, но в отчётах появится убыток и прибыль, которых не было.

Что дальше

• Как устроен склад — движения, партии и остатки.
• Единицы измерения — почему у серийного товара количество всегда целое.