Склад устроен на одном принципе: остаток — не число, которое кто-то правит, а результат движений. Нельзя «поставить остаток 5». Можно провести закупку, перемещение, списание — и остаток станет таким, каким его сделали документы.
Это неудобно ровно один раз — когда хочется быстро подогнать цифру. Взамен на любой вопрос «откуда здесь это количество» есть ответ: цепочка документов, у каждого автор, дата и сумма.
Дерево складов
Склады заводятся в Администрирование → Склад → «Склады» и образуют дерево: «Магазин на Ленина» → «Торговый зал» и «Подсобка». Уровней может быть сколько угодно.
Товар лежит только в «листьях» — в складах, внутри которых нет других складов. Склад с подскладами товар не хранит, он только показывает сумму по всему, что внутри. В документах такой склад выбрать нельзя: товар физически хранится только в конечных складах.
Причина простая: если товар можно положить и в «Магазин», и в «Подсобку» внутри него, остаток магазина перестаёт быть суммой его частей, и любая инвентаризация превращается в спор.
Добавить уровень позже
Структуру можно углублять и после запуска. Если добавить подсклад к складу, на котором уже есть остатки, система спросит «Превратить склад в группу?». После подтверждения прежний склад становится группой с тем же названием, а все его остатки переходят на новый подсклад. Переносить товар вручную не нужно.
А вот перенести готовый склад в другую ветку дерева нельзя. Создайте новый склад в нужном месте, перенесите остатки перемещением, а старый удалите.
Склад принадлежит фирме или филиалу
У склада указывается привязка — к фирме или к конкретному филиалу. От неё зависит, кто из сотрудников видит склад и может с ним работать, и чей на нём товар. Корневой склад без привязки не сохраняется.
Вложенные склады наследуют привязку родителя. Если верхний уровень привязан к филиалу, подсклады тоже принадлежат ему. Сменить привязку у склада с подскладами или с остатками нельзя — для этого заводят новый склад и перемещают туда товар.
Товар не исчезает — он перемещается
Любое изменение остатка — это движение откуда-то куда-то. «Куда-то» не обязательно склад: часть мест виртуальные, они нужны, чтобы у каждого движения был адресат.
| Куда уходит товар | Что это значит |
|---|---|
| Контрагент | Продали клиенту или вернули поставщику |
| Израсходовано в заказе | Запчасть или материал ушли в работу |
| Списание | Брак, бой, утрата |
Отсюда важное следствие: потерянного товара не бывает. Если количество уменьшилось, есть движение, у него есть адресат и причина. Все движения товара видны в его карточке на вкладке «История».
Где смотреть остатки
Главная страница склада — Склад → «Остатки»: товары на складах с фильтром по складам, наличию, категориям и производителям. Выбранный склад с подскладами показывает остатки всех складов внутри него.
Рядом с названием склада стоят буквы филиала: «И · Склад», «Пу · Общий склад». У складов фирмы — буквы группы. Так одноимённые склады разных филиалов не путаются. В фильтрах списков закупок, перемещений, списаний и инвентаризаций то же место называется «Локация», у перемещения — «Локация отправителя» и «Локация получателя».
Партии и себестоимость
Каждая закупка создаёт партию: сколько пришло, по какой цене, в какой валюте, от какого поставщика и когда. Одинаковый товар из разных поставок — разные партии с разной себестоимостью. Партии товара видны в его карточке на вкладке «Партии».
Курс валюты фиксируется в момент закупки и потом не пересчитывается. Купили по одному курсу — себестоимость останется той, что была, даже если курс изменился.
Какая партия списывается
Когда товар уходит, система выбирает партию. Способ задаётся в основных настройках склада:
- «Авто (FIFO)» — сначала самые старые поставки, сотрудник партию не выбирает. Это значение по умолчанию.
- «Ручной выбор партии» — сотрудник сам указывает партии и количество из каждой.
Товар с серийными номерами из этого выбора выпадает: у него списываются не «две штуки», а конкретные единицы, и партия известна сама. Подробнее — серийный учёт.
От выбора партии зависит прибыль по документу — себестоимость берётся оттуда. Ручной режим даёт контроль и одновременно возможность ошибиться.
В чём измеряется остаток
У каждого товара своя базовая единица — та, в которой хранится остаток: штуки, метры, килограммы, часы. Количество может быть дробным: 0,5 кг или 1,5 часа — нормальная величина, а не ошибка ввода.
Вводить при этом можно в удобной единице: принять две тонны, а не два миллиона граммов. Система пересчитает сама. Подробнее — единицы измерения и дробные количества.
Документы склада
| Документ | Что делает |
|---|---|
| Закупка | Принимает товар от поставщика, создаёт партию |
| Возврат поставщику | Отправляет товар обратно |
| Перемещение | Переносит товар между складами |
| Списание | Выводит товар из оборота |
| Инвентаризация | Сверяет фактическое количество с учётным |
Кроме них движения создаются сами — из работы других разделов: продажа списывает товар со склада, заказ расходует запчасти, возвраты возвращают их обратно. Заводить складской документ на каждую продажу не нужно.
Сохранение и проведение
Закупку, возврат поставщику и перемещение можно сначала сохранить: пока документ не проведён, он на остатки не влияет. Так удобно готовить закупку заранее или собирать перемещение в течение дня.
Проводят документ кнопкой в окне:
- «Провести» (у закупки — «Оприходовать») — проводит документ и оставляет его открытым;
- «Провести и закрыть» (у закупки — «Оприходовать и закрыть») — проводит и закрывает окно. Если провести не удалось, документ откроется и покажет причину.
У списания сохранения без проведения нет: обе его кнопки, «Провести» и «Провести и закрыть», проводят сразу. У инвентаризации последний шаг — «Завершить инвентаризацию» или «Завершить и закрыть».
Перемещение между фирмами
Перемещение внутри одной фирмы — просто перенос: товар меняет склад, себестоимость и партия остаются прежними.
Перемещение между разными фирмами — это сделка. Фирма-отправитель продала товар, фирма-получатель его купила: у первой он выбыл, у второй появился новой партией, и между фирмами возник долг.
Продажу у отправителя и закупку у получателя система заводит сама при проведении перемещения. Знать об этом стоит: у принимающей фирмы появится своя партия со своей себестоимостью, а долг между фирмами нужно будет закрыть, как любой другой. Подробнее — перемещения.
Частые ошибки
- Пытаться «поправить остаток». Такой операции нет. Расхождение оформляется инвентаризацией или списанием — с автором и следом в учёте.
- Плоская структура складов. Один склад на всю сеть выглядит проще ровно до первой попытки понять, где что лежит.
- Оставлять закупки непроведёнными. Сохранённая закупка не влияет на остатки, но создаёт ощущение, что товар уже принят. Проводите документ в тот же день.
- Ручной выбор партий без нужды. Если нет причины брать не самую старую партию, автоматический режим точнее и быстрее.
Что дальше
- Приход товара — как закупка создаёт партии.
- Серийный учёт — когда товар считают не количеством, а поимённо.
- Единицы измерения — в чём хранится остаток и почему единицу товара нельзя сменить.
- Устройства — к каким моделям подходят товары.
- Чем разделы отличаются — почему товары есть в продажах и заказах, но не в услугах.