Операции с деньгами: перевод, обмен, ручная проводка, сторно

Большинство денег в ЦРМ двигается само: оплата заказа, продажи или закупки проводится из документа. Но часть операций делают вручную — перевести деньги из кассы в кассу, обменять валюту, выдать зарплату, заплатить аренду, исправить ошибку в сумме. Для этого есть раздел «Финансы» → вкладка «Движения» и кнопка «Новая проводка».

Ниже — какие операции там есть, как исправить или отменить проведённую, как поправить долг без кассы и какие права на всё это нужны.

Вид страницы

Наверху страницы переключатель вида:

• «Деньги» — что пришло в кассы и ушло из них. Перевод между кассами — две строки: ушло из одной, пришло в другую.
• «Операции» — строка на документ (заказ, продажа, требование…), под ней раскрываются его операции: долг, оплата, выручка.
• «Проводки» — журнал всех проводок по отдельности.

Каждый сотрудник может переключить вид сам. С какого вида страница открывается по умолчанию, задаёт администратор: Администрирование → Финансы → «Гашение долгов», блок «Страница „Финансы“». Сначала стоит «Деньги».

Клик по строке открывает карточку проводки. В ней видны касса, контрагент, документ, автор, комментарий и история записи.

Новая проводка

Нажмите «Новая проводка». В поле «Операция» выберите, что делаете:

Дальше заполните «Когда», филиал, кассу, сумму и валюту. «Статья» и комментарий — по желанию. Кнопка «Провести и закрыть» записывает операцию и закрывает окно.

В списке касс видны только те, с которыми вам можно работать: для прихода — кассы, где вы принимаете деньги, для расхода, перемещения и обмена — кассы, где выдаёте. Если для одновалютной кассы валюта уже задана, поле валюты подставится само.

Приход и расход

Для прихода и расхода форма спрашивает «За что принимаем» или «За что платим»:

• «Контрагент» — клиент, поставщик, сотрудник или «Наша фирма». Деньги лягут в долг выбранной стороны. Для «Нашей фирмы» при расходе создастся требование на выбранную фирму: она станет должна вашей. При приходе деньги считаются принятыми за выбранную фирму, и ваша фирма станет ей должна — статья тогда обязательна.
• «Оплата по документу» — выберите тип документа (заказ, продажа, услуга, закупка, требование) и сам документ. Форма покажет блок «Долги»: долг по этому документу, по всем документам этого типа и общий долг контрагента. У требования можно создать новое прямо здесь и кнопкой «Распределить по фирмам» разделить его между фирмами, у услуги — выбрать существующую или «Создать разовую».
• «Налог» — платёж налога, с полем «Ставка НДС, %».
• «Капитал / учредитель» — взнос учредителя при приходе, изъятие капитала или дивиденды при расходе. Контрагент не нужен.

Перемещение между кассами

Выберите кассу-источник, сумму, затем филиал и «Принять в кассу». Касса-получатель должна быть в той же валюте. Для кассы своей фирмы нужно право принимать в неё деньги. Касса другой фирмы прав не требует.

Если кассы принадлежат разным фирмам, форма покажет «Межфилиальный перевод. Долг между фирмами»: сколько одна фирма должна другой сейчас и сколько станет после перевода. Фирма, которая отдала деньги, становится кредитором той, что их получила.

С транзитной кассы (эквайринг) деньги на расчётный счёт сами не переходят. Поля кассы «Выводится на счёт (справочно)» и «Комиссия эквайринга %, справочно» нужны для справки. Поступление на счёт проводите вручную перемещением.

Обмен валют

Укажите кассу и сумму, которую отдаёте, затем «Принять в кассу» и «Получить» — сумму в другой валюте. Под полями форма покажет два курса: ваш, посчитанный из двух сумм, и системный курс фирмы. Сравните их, прежде чем проводить. О курсах подробнее — в статье «Валюты и курсы».

Выплата зарплаты

Кнопка «ЗП» ставит расход с контрагентом-сотрудником. Выберите сотрудника — форма покажет, сколько ему «К выплате». Такая выплата гасит начисления фирмы и видна в «Выплачено» в «Зарплате». Кнопка «ЗП» видна только тем, у кого есть право «Выплачивать зарплату». О начислениях и выплатах — в статье «Начисления и выплаты».

Исправить проведённую операцию

Откройте проводку и нажмите «Править». Откроется та же форма с заполненными полями. Тип операции поменять нельзя: это уже другая операция. Чтобы его сменить, удалите эту и проведите новую.

Поля делятся на две группы, и права на них разные:

Если поменять филиал на филиал другой фирмы, это уже исправление, а не реклассификация.

Перед записью ЦРМ покажет окно «Исправить проводку?» со списком изменений «было → стало». Исправление делается так: старая проводка сторнируется, и рядом появляется новая. Сторно и новая запись попадают в один период, поэтому месяц, в котором была операция, не теряет сумму.

В списке пара свёрнута в одну строку с пометкой «исправлено». Увидеть обе записи можно галочкой «Показать исправления» в видах «Операции» и «Проводки».

У оплаты документа здесь меняются сумма, касса, валюта, дата, статья и комментарий. Документ и филиал берутся из документа. Если форма отвечает «… берётся из документа — откройте документ и измените там», правьте в самом документе.

Удалить (сторнировать) операцию

В строке операции есть кнопка «Удалить операцию». Она открывает карточку проводки. Внизу карточки — блок «Удаление операции»: напишите причину и нажмите «Удалить». Без причины операция не удалится.

Удаление в ЦРМ — это сторно: операция отменяется обратной записью той же датой. Строка остаётся в списке зачёркнутой, а в истории сохраняются причина и автор. Касса и долги возвращаются к состоянию до операции.

Кнопка видна там, где сторно пройдёт: у вас полный доступ к кассе операции или это ваша запись.

Долг без движения денег

Иногда долг меняется, а деньги не двигаются. Для этого три инструмента:

• «Скорректировать баланс» — в карточке контрагента на вкладке «Баланс». Так вводят входящие остатки или списывают безнадёжный долг. Подробно — в статье «Раздел клиентов».
• «Зачесть» — там же, блок «Расчёты по документам»: долг одного документа закрывается переплатой другого. О зачёте и режимах гашения — в статье «Гашение долгов».
• «Перекладка затрат» — на вкладке «Финансы» → «Расходы». Кнопка видна, если право «Корректировать долги без кассы» есть у вас хотя бы в двух фирмах. Затраты одной фирмы переносятся на другую без движения денег: у источника появляется услуга-выручка, у получателя — требование-расход, а получатель становится должен источнику.

Какие права нужны

Права выдаются в роли, раздел «Финансы», блок «Деньги и необратимые действия». Каждое — отдельной галочкой:

Право на деньги работает только вместе с доступом к кассе:

• приход — нужна касса, где сотрудник принимает;
• расход, перемещение, обмен, выплата — касса, где он выдаёт;
• правка и удаление чужих записей — полный доступ к кассе.

Права проверяются по фирме операции. Если права нет, форма так и ответит: «Нет права „Исправлять и сторнировать проводки“ на эту кассу или фирму». Откуда берётся уровень на кассе и кто видит остатки — в статье «Уровни прав», раздел про деньги.

Частые ошибки

• Удалять и заводить заново вместо «Править». Исправление оставляет связанную пару с причиной, по ней видно, что и почему поменяли.
• Проводить оплату заказа приходом на контрагента. Деньги лягут на клиента без документа. В ручном режиме гашения заказ останется неоплаченным, пока их не зачтут. Выбирайте «Оплата по документу» или принимайте оплату в самом заказе.
• Ждать, что деньги с транзитной кассы сами уйдут на счёт. Перевод на счёт — ручное перемещение.

Что дальше

• Кассы: наличные, счета и транзит
• Статьи: за что эти деньги
• Отчёты: где какие цифры