Статья отвечает на вопрос «за что эти деньги». Касса говорит, где они лежат, статья — на что потрачены или откуда получены: аренда, реклама, зарплата, выручка от продаж, комиссия банка.

Статья — ваша разметка для руководства. Строки отчёта о прибылях и убытках и отчёта о движении денег система строит сама, по виду операции: выручка, закупка, себестоимость, курсовая разница, налог. Статья добавляет к ним второй уровень — разрез «за что» внутри строки — и фильтр в отчётах.

Статья и подстатья

Справочник двухступенчатый: статья и подстатьи внутри неё — «Офис» → «Аренда», «Интернет», «Канцелярия». Выбирают подстатью или саму статью как общую, если детализация не нужна.

Выбор идёт парой полей: сначала статья, потом подстатья. Имена подстатей повторяются — «Продажи» могут жить в нескольких статьях, — и пара всегда показывает, какая именно выбрана.

Планируя справочник, отталкивайтесь от вопросов, которые будете задавать отчёту. Если вы никогда не спросите «сколько ушло на канцелярию отдельно от интернета», их незачем разделять.

Сколько статей нужно

Меньше, чем кажется. Справочник из трёхсот статей выглядит основательно, но выбирать из него на каждом платеже невозможно — и сотрудники начинают класть всё в «Прочее».

Рабочий приём: начать с десятка крупных и добавлять новую только тогда, когда сумма внутри существующей стала непонятной. Дробить всегда легче, чем сливать обратно.

Где статья выбирается

Везде, где человек двигает деньги: оплата заказа, продажи и услуги, возврат денег клиенту, требование к оплате и правило регулярного расхода, ручная проводка (операции с деньгами).

Статья, выбранная на самом документе, главнее любых правил. Требование к оплате без статьи не проводится — система попросит её выбрать.

Правила статей

Чтобы не выбирать статью на каждой операции, её подставляют правила: Администрирование → Финансы → «Правила статей». Правило задаётся на вид операции: признание выручки заказа или продажи, приём денег, возврат денег клиенту, деньги по возврату продажи, доля агента, работа аутсорс-мастера, списание долга, начисление зарплаты, межфирменный труд.

У вида операции есть статья по умолчанию и исключения поуже: по типу документа, по воронке, для зарплаты — по фонду. Срабатывает самое узкое подходящее правило: тип документа → воронка → фонд → статья по умолчанию. Возврат денег берёт своё правило, а если его нет — статью приёма.

Операции, которые система проводит сама, — выручка заказа, доля агента, работа мастера, списание долга, начисление зарплаты, межфирменный труд — проходят и без статьи: строку отчёта задаёт вид операции, статья её только уточняет. Правило для них заводят, когда нужен разрез «за что».

Себестоимость, курсовая разница, налог

Для движений, которые возникают без участия человека, особых статей нет. Себестоимость того, что ушло со склада, курсовая разница (валюты и курсы), выделенный налог и межфирменные передачи попадают в свои строки отчётов по виду операции.

Справочник статей целиком ваш: система не ищет в нём статьи по имени и не опирается ни на одну из них. Переименование или отключение любой статьи отчётов не ломает.

Статьи в отчётах

В отчётах по деньгам статья — разрез и фильтр: суммы раскладываются по статьям и подстатьям внутри строк отчёта. Фирма, филиал и касса у каждой операции известны и без неё, поэтому статья отвечает только за «что», а не за «где».

Отключение и удаление

Ненужную статью отключают: она пропадает из выбора, и новую операцию по ней не провести. В прошлых операциях она остаётся — отчёты за прежние периоды читаются без изменений.

Удалить можно только статью без подстатей и без единой операции — заведённую по ошибке и ни разу не использованную. Во всех остальных случаях — отключение.

Частые ошибки

  • Дробить справочник «на будущее». Чем длиннее список, тем чаще выбирают первое попавшееся. Триста статей и десять дают одинаково бесполезный отчёт, только по разным причинам.
  • Держать «Прочее» удобным. Если в него уходит заметная доля расходов, отчёт перестаёт отвечать на вопросы. Разбирать эту статью стоит регулярно.
  • Заводить статьи под филиалы. Филиал у операции и так известен — отчёт разложит суммы по точкам сам.
  • Ждать от статьи строки отчёта. Прибыль и движение денег считаются по видам операций. Статья с именем «Себестоимость» не переносит в эту строку ничего — она лишь метка внутри той строки, куда операция попала.

Что дальше