Валюты и курсы

Если вы принимаете деньги только в одной валюте, эти два подраздела можно один раз посмотреть и забыть. Всё остальное написано для тех, у кого валют несколько: закупка в долларах, продажа в рублях, отчёт — в национальной.

Валюты

Система знает все валюты мира по международному справочнику, но в вашем списке лежат только те, что вы добавили. Это сознательно: короткий список в выпадающем меню при оплате намного лучше двухсот строк, из которых нужны три.

Добавить валюту можно в любой момент. Убрать — только если по ней ещё не было ни одной операции и ни одного документа: иначе она отключается. Отключённая валюта пропадает из выбора при новых операциях, а прошлые остаются как были — иначе прежние суммы стали бы нечитаемыми.

Базовая валюта не отключается и не удаляется никогда.

Базовая валюта

Базовая валюта — та, в которой вы смотрите на бизнес. К ней приводится всё: прибыль, долги, себестоимость, остатки по кассам, зарплата, любой отчёт. Операция может пройти в долларах, но в отчёт она попадёт пересчитанной.

Базовая валюта задаётся у фирмы — на странице «Курсы». Обычно она одна на всю компанию и совпадает с валютой страны, где вы платите налоги: отчётность всё равно сдаётся в ней.

Выбирайте её сразу: как только у фирмы появились проводки, базовую валюту сменить нельзя.

Три режима курса

🔴 Главный выбор в этом разделе. У фирмы задаётся, откуда берётся курс — и это решение про деньги, а не про удобство.

Наценка задаётся на каждую валюту отдельно: у одной фирмы вполне может быть три процента по доллару и пять по евро. Если фирма переведена в режим с наценкой, а сама наценка не задана, система откажется считать — это не то же самое, что наценка ноль. Ноль означает «работаем ровно по официальному курсу, и это наше решение», отсутствие — «не сказали, сколько». Молча подставить официальный курс под вывеской «плюс процент» хуже, чем отказать.

Официальные курсы система загружает сама, каждый день. Вручную их вводить не нужно и нельзя — это внешние данные, у них один правильный источник.

Собственный курс — круглое число с запасом

Собственный курс это не «официальный, который поленились обновить». Это другое число по смыслу: круглое, выше официального, и держат его выше не случайно.

Логика такая. Вы покупаете товар за валюту, а продаёте за рубли. Между тем, как вы назначили цену, и тем, как получили деньги, курс может уйти вверх — и уйти он может ровно на ту разницу, которая была вашей прибылью. Запас над официальным курсом это и есть страховка от такого движения, а круглость — чтобы число было понятным и живущим неделями, а не пересчитывалось каждое утро.

Отсюда следует, как с ним работать: курс не двигают по календарю, его двигают событием рынка. Ввели значение — оно действует до следующего введённого, и месяц без изменений это нормально.

Запас над официальным курсом

Рядом с вашим курсом система показывает официальный на ту же дату и разницу между ними. Это и есть рабочий индикатор режима: пока запас есть, число трогать незачем; когда официальный курс подошёл вплотную или обогнал ваш — момент поднять.

Порог, ниже которого запас считается тревожным, задаётся на фирму и валюту. Он нужен, потому что «мало» у каждого своё: у кого-то это пять копеек, у кого-то двадцать.

Курс действует с даты и до следующей

Курс хранится по датам, независимо от режима. Значение действует со своей даты и до следующего введённого: указали курс на 1 марта и на 15 марта — все операции с 1 по 14 идут по первому, с 15-го по второму.

Ровно так же читается и официальный ряд: операция от субботы возьмёт пятничный курс, и это правильно, а не приблизительно.

Курс фиксируется на факте

🔴 Это главное, что стоит понять про валюту.

В момент, когда происходит событие — приход на склад, закрытие заказа, оплата, — система берёт курс на дату этого события и записывает его прямо в операцию. Дальше он не меняется никогда: завтрашний курс не переписывает вчерашние документы, а справочник у прошлого больше не спрашивают.

Из этого следует то, ради чего всё и сделано: отчёт за прошлый месяц не меняется. Если бы система пересчитывала историю по сегодняшнему курсу, прибыль за март менялась бы каждый день до конца года — и свести её было бы невозможно.

У этого же правила есть следствие, которое видно в работе: партия товара помнит свой курс. Купили доллары по 2,90, через год перемещаете этот товар между складами — он поедет по 2,90, а не по сегодняшнему курсу. Товар не дорожает от того, что изменился курс.

Закрытие задним числом работает так же: указали дату закрытия неделю назад — возьмётся курс той даты, а не сегодняшний.

Курс конкретной сделки

Иногда курс известен точно и не совпадает ни с официальным, ни с вашим. Списали с карты — банк посчитал по своему курсу, и в выписке стоит конкретное число. Договорились с поставщиком на разовую сделку по фиксированному курсу.

Такой курс вводится прямо на документе и главнее любого режима: это зафиксированная договорённость по одной сделке, а не правило компании. На одном документе может быть несколько таких курсов — по одному на валюту.

Вводить его каждый раз не нужно: без него документ считается по режиму фирмы, и в большинстве случаев этого достаточно.

Если курса на дату нет

Случай более редкий, чем кажется. Раз курс действует до следующей введённой точки, одного значения хватает на все последующие операции — и «курса нет» означает буквально, что до этой даты не введено ни одной. Так бывает с валютой, которую только что добавили, или с документом, проводимым числом более ранним, чем самая первая точка.

Тогда операция не проходит, и система прямо говорит, чего не хватает. Ближайший будущий курс она не берёт и один к одному не считает: заказ на две тысячи долларов, ушедший в отчёт как две тысячи рублей, находят через полгода при сверке и разбирают вручную.

В отчётах и карточках то же правило выглядит мягче: там, где курс неизвестен, стоит прочерк, а не ноль и не выдуманное число.

Лечится одинаково: внесите курс на нужную дату и повторите. Отдельно ничего пересчитывать не надо.

Отдельный случай — закупка у фирмы на официальном курсе, датированная днём, курс которого нацбанк ещё не опубликовал. Такая закупка не проводится, и ЦРМ пишет, что курс на этот день ещё не опубликован. Задайте свой курс на документе или дождитесь обновления курсов.

Курсовые разницы

Клиент купил в долларах, заплатил через две недели, курс за это время сдвинулся. Долг признавался по одному курсу, деньги пришли по другому — разница есть, и её надо куда-то отнести.

Система считает её сама и проводит отдельным видом операции «Курсовая разница». Это не статья справочника: статьи для неё заводить не нужно. В отчёте эта сумма стоит отдельно, и это правильно: она не относится ни к наценке, ни к работе сотрудников — это результат времени между сделкой и оплатой.

При оплате разница возникает не везде, где есть валюта, а только там, где сошлись два условия: обязательство закрывается деньгами, и между его появлением и закрытием прошло время. Вернули поставщику товар — разницы нет, партия уехала по своему замороженному курсу. Заплатили поставщику через три месяца — разница есть, и это реальный расход.

Отсюда практическое: предоплата курс фиксирует. Заплатили вперёд — дальнейшее движение курса на эту сделку уже не влияет.

Есть и второй источник курсовой разницы — переоценка валютных остатков. Если её включить, на конец месяца, квартала или года валютные остатки касс и долги контрагентов оцениваются курсом фирмы на эту дату, а на следующий день переоценка сама отменяется. По умолчанию она выключена. Как включить — в статье Гашение долгов.

НДС

В блоке фирмы на той же странице задаётся, работает ли фирма с НДС, и ставка по умолчанию. Ставка на строке документа всё равно выбирается своя — это лишь подстановка, чтобы не выбирать её каждый раз. Сами ставки ведутся в справочнике ставок НДС.

Настройка привязана к фирме, а не к компании: у вас может быть одна фирма с НДС и другая без, и документы будут считаться по-разному.

Частые ошибки

• Ждать, что курс подтянется сам. В режиме собственного курса система его не двигает — в этом весь смысл режима. Следите за запасом над официальным, а не за датой последнего изменения.
• Переключить фирму на режим с наценкой и не задать наценку. Валютные операции встанут до тех пор, пока процент не введён.
• Считать закупку по официальному курсу. Себестоимость окажется ниже реальной, а прибыль — выше. Для внутреннего учёта нужен курс, по которому вы реально покупаете валюту.
• Вносить курс задним числом и ждать, что документы пересчитаются. Не пересчитаются: курс уже записан в каждую проведённую операцию. Новая точка подействует на то, что произойдёт после неё.
• Заводить валюту «на всякий случай». Лишняя строка в выборе при оплате — это платёж, проведённый не в той валюте.

Что дальше

• Кассы: наличные, счета и транзит — валюта кассы.
• Статьи — почему курсовой разнице статья не нужна.
• Гашение долгов — переоценка валютных остатков.
• Фирмы и филиалы — у кого свой режим курса и свой НДС.
• Приход товара — где курс замораживается на партии.