Цифры в системе не вводят руками: каждая сумма и каждый остаток собраны из документов, платежей и движений товара. Отчёт только показывает их в нужном разрезе. Поэтому, если цифра в отчёте кажется неверной, ищут не ошибку в отчёте, а документ или платёж, который её дал.
Цифры живут в двух местах: «Отчёты» — сводные отчёты, складские списки и журналы, «Финансы → Движения» — каждое движение денег отдельной строкой. Доски заказов, продаж, задач, обращений и зарплат находятся в своих разделах. Ниже — что где искать.
Раздел «Отчёты»
Отчёты разложены по пяти категориям: Деньги, Документы, Товары, Сотрудники, Журналы. Один отчёт может стоять в двух категориях: например, «Расчёты с поставщиками» есть и в «Деньгах», и в «Товарах». Категория, в которой вам не доступен ни один отчёт, не показывается.
Деньги
| Отчёт | Что показывает |
|---|---|
| Обзор | Главные цифры одним экраном: деньги сейчас, выручка, прибыль, денежный поток, кто кому должен, что требует внимания |
| Прибыли и убытки | Выручка, расходы и прибыль за период |
| Движение денег | Сколько пришло и ушло за период, остаток выбранных касс на начало и на конец |
| Деньги по разрезам | Приходы и расходы по статьям, кассам, фирмам, филиалам, валютам |
| Дебиторка и кредиторка | Кто должен вам и кому должны вы на выбранную дату |
| Расчёты с поставщиками | По каждому поставщику за месяц: сальдо на начало, сколько взяли, вернули, оплатили, зачёты и переносы, сальдо на конец |
| Долги сотрудникам | Расчёты с сотрудниками на дату |
| Межфирменные расчёты | Долги между вашими фирмами на дату |
| Движения межфирменного долга | Из чего за период сложился долг между фирмами: товар, работы, расходы, деньги, зачёт |
| Агенты и аутсорс | Доли агентов и работы на стороне за период |
| Остатки денег | Сколько денег в каждой кассе прямо сейчас |
| Прибыльность документов | Сколько заработали на заказах, продажах и услугах |
| Контроль данных | Что в учёте выглядит неполным или подозрительным |
| Учёт не проведён | Документы, по которым учёт не сложился |
Документы
- Прибыльность документов — переключатель «Документы»: «Закрытые» — закрытые за период, «Готовые» — стоящие в статусе «Готов», «Общий» — оба вместе.
- Прибыльность товаров — какие товары приносят прибыль. Переключатель «Источник»: «Все», «Продажи» или «Заказы».
Товары
- Оценка склада — сколько стоит товар на складах сейчас и сколько запчастей выдано в незаконченные заказы.
- Потери склада — списания и потери за период.
- Остатки, Дозаказ, Движение товара — рабочие списки склада.
- Прибыльность товаров и Расчёты с поставщиками — те же отчёты, что выше.
Сотрудники
- Фонд оплаты труда — начисления зарплаты за период: утверждённые и черновики.
- Рабочее время — смены, записи времени и нормочасы.
- Итог по сотруднику — сотрудник по месяцам: рабочие дни, часы, ночные, праздничные, сверхурочные, неявки, нормочасы.
- Долги сотрудникам — тот же отчёт, что в «Деньгах».
Журналы
- События, Звонки, Действия сотрудников — журналы. Выгрузка журнала в файл — с правом «Выгружать в файл».
- Выгрузка — конструктор: собирает один Excel-файл из нескольких источников (заказы, продажи, задачи, склад, зарплата и другие) по листам и столбцам.
Как настроить отчёт
Сводный отчёт не строится сам при открытии. Задайте период и фильтры и нажмите «Применить». Период — не длиннее 36 месяцев.
- Фильтры — у каждого отчёта свои: период или дата, фирма, филиал, касса, статья, валюта, вид документов. Пустой фильтр значит «все».
- «Строки» и «Колонки» — в каком разрезе показать цифры: по фирмам, филиалам, статьям, месяцам и так далее.
- «Показатели» — какие суммы выводить. Показатели, на которые у вас нет права, в отчёт не попадут.
- «Сравнить» — с прошлым периодом или прошлым годом.
- Нажмите на ячейку — откроется раскрытие: из каких документов и платежей сложилась цифра.
- Удобный набор фильтров сохраняется пресетом, чтобы не собирать его заново.
- Кнопка «Excel» выгружает построенный отчёт в файл.
Отдельного фильтра по сотруднику в денежных отчётах нет. Сотрудник бывает разрезом строк — например, в «Фонде оплаты труда» и «Долгах сотрудникам».
Отчёт по ссылке
Ссылка на отчёт может нести фильтры. По такой ссылке отчёт открывается с её фильтрами и сразу строится — ваши сохранённые настройки при этом не важны. Пример — ссылка «Расчёты за месяц» во вкладке «Баланс» карточки контрагента: она открывает «Расчёты с поставщиками» по этому поставщику за текущий месяц. Ссылка видна тому, у кого есть право на этот отчёт.
Знаки в отчётах о долгах
Правило одно: плюс — нам должны, минус — должны мы.
| Отчёт | Плюс | Минус |
|---|---|---|
| Дебиторка и кредиторка, колонка «Сальдо» | Контрагент должен нам | Мы должны контрагенту |
| Долги сотрудникам | Должен сотрудник | Должны мы сотруднику |
| Межфирменные расчёты | Фирма из колонки должна фирме из строки | Фирма из строки должна фирме из колонки |
| Движения межфирменного долга | Фирма-контрагент стала должна нам больше | Мы стали должны ей больше |
В «Дебиторке и кредиторке», «Долгах сотрудникам» и «Межфирменных расчётах» есть и отдельные показатели «Нам должны» и «Мы должны». В них суммы без знака.
В «Расчётах с поставщиками» знак тот же: в колонках «Сальдо на начало», «Сальдо на конец» и «Сальдо сейчас» минус — мы должны поставщику, плюс — поставщик должен нам. Колонки движений — «Взяли», «Вернули», «Оплатили», «Зачёты и переносы», «Прочее» — показывают суммы за период без знака долга. Под таблицей есть напоминание о знаке.
«Обзор» и плитка «Деньги сейчас»
«Обзор» — первый отчёт категории «Деньги». В нём плитки: «Деньги сейчас», выручка, прибыль, операционные расходы, чистый денежный поток, «Нам должны», «Мы должны», а ниже — блоки «Требует внимания», «Фирмы» и «Крупнейшие расходы». Каждая плитка сравнивается с прошлым периодом. Фильтры — период и фирма.
«Деньги сейчас» — сумма остатков касс на сегодня, в базовой валюте фирмы. Период на неё не влияет: это всегда «сейчас». Учитываются только кассы, к которым у вас полный доступ (см. ниже). Если в кассе минус, он так и учитывается.
Не путайте «Обзор» с доской «Показатели» на главной странице. Доску видят не все: сейчас она открывается вместе с правом «Расчёты с поставщиками». Там тоже можно поставить плитку «Деньги в кассах».
Снимок «Остатки денег»
Отчёт «Остатки денег» показывает, сколько денег лежит в каждой кассе прямо сейчас: по фирмам, кассам, типу кассы и валюте. В отчёт попадают только кассы, к которым у вас полный доступ.
Выбрать прошлую дату здесь нельзя. Остаток на прошлую дату смотрите в блоке «Остатки на конец периода» в «Финансы → Движения» или в отчёте «Движение денег».
«Финансы → Движения»
Здесь каждое движение денег — отдельной строкой. Это место, где разбирают конкретную цифру: откуда пришли деньги, куда ушли, кто провёл.
У страницы три вида: «Деньги» — приходы и расходы по кассам, «Операции» и «Проводки» — для бухгалтерского разбора. Фильтры: дата проводки, «Пришло и ушло» (в виде «Деньги»), валюта, касса, контрагент и поиск по комментарию, событию или тегу. Набор колонок меняется в «Фильтр данных».
Кнопка со ссылкой копирует адрес страницы вместе с фильтрами и видом. Коллега по такой ссылке увидит тот же срез — в пределах своих прав.
Блок «Остатки на конец периода»
Над списком — остатки касс на конец периода фильтра. Если в фильтре задана и дата начала, блок называется «Остатки на начало и конец периода» и показывает обе цифры. Нет даты конца — остаток на сейчас. Учитываются кассы с полным доступом, с учётом фильтра и филиалов, выбранных вверху страницы.
- Если вам даны не все филиалы фирмы, на карточке кассы стоит пометка «Только по доступным вам филиалам»: остаток посчитан по вашим филиалам, а не по всей кассе.
- Если вверху выбраны филиалы, появляется переключатель «По всем филиалам» / «По выбранным в фильтре». Он решает, считать ли остаток общей кассы целиком или только по выбранным филиалам.
Колонка «Остаток»
Колонка «Остаток» показывает, сколько денег осталось в кассе после этой строки. В виде «Проводки» она включена сразу, в виде «Деньги» её включают в «Фильтр данных».
Если платёж провели задним числом, остатки следующих строк пересчитываются сами. Поэтому вчерашний «Остаток» в строке может измениться, если кто-то сегодня внёс платёж за прошлую неделю.
Остаток виден только по кассам, к которым у вас полный доступ. В остальных строках ячейка пустая.
Выгрузки в Excel на этой странице нет. Нужна выгрузка денег — постройте «Движение денег» или «Деньги по разрезам» в «Отчётах» и нажмите «Excel».
Где доски разделов
- Мониторинг заказов, Мониторинг продаж, Мониторинг задач, Мониторинг обращений — вкладки вверху своих разделов. Видны тем, у кого есть доступ к разделу.
- Мониторинг зарплат — вкладка в разделе «Зарплата».
- Складские списки, журналы, «Выгрузка» и «Учёт не проведён» — в «Отчётах» (см. выше).
Отчёт можно получать по расписанию: Администрирование → Автоматизация → Отчёты («Регулярные отчёты») — ежедневно, еженедельно или ежемесячно, в Telegram. Виджеты в такой отчёт добавляются кнопкой «В отчёт» в настройках виджета на досках мониторинга. Настраивает тот, у кого есть право на настройки компании.
Кто что видит
Отчёты показывают ровно то, что вам разрешено видеть в самих разделах. Своё право есть только у «Расчётов с поставщиками».
| Что | От чего зависит |
|---|---|
| Отчёты категории «Деньги», «Долги сотрудникам», «Учёт не проведён» | Доступ к разделу «Финансы» |
| «Прибыли и убытки», «Агенты и аутсорс», показатели прибыли | Право «Видеть прибыль» |
| «Расчёты с поставщиками» | Право «Расчёты с поставщиками» в разделе «Закупки». Отчёт берёт только фирмы, где у вас полная видимость, за всю историю и по всем кассам. Другие денежные отчёты это право не открывает |
| «Прибыльность документов» | Доступ к заказам, продажам или услугам |
| «Прибыльность товаров», «Оценка склада», «Потери склада» | Доступ к складу и право «Видеть себестоимость» |
| «Остатки», «Дозаказ», «Движение товара» | Доступ к складу |
| «Фонд оплаты труда» | Доступ к разделу «Зарплата» |
| «Рабочее время», «Итог по сотруднику» | Доступ к сменам или ко времени по заказам и задачам |
| Журналы | Доступ к своему журналу; выгрузка — право «Выгружать в файл» |
| «Деньги сейчас», «Остатки денег», колонка «Остаток» | Полный доступ к кассе |
| Чужие строки в «Движениях» | Право «Видеть чужие движения денег» — без него видны только свои |
| Операции на фирму без филиала | Право «Деньги уровня фирмы» |
Филиалы и «Деньги уровня фирмы»
В «Движениях» и денежных отчётах видны операции только тех филиалов, которые вам даны. Если у фирмы общий терминал на несколько точек, сотрудник одной точки увидит только операции своей точки.
Часть операций записана на фирму, а не на филиал: касса фирмы, долги, зарплата, перемещения. Их видят только сотрудники с правом «Деньги уровня фирмы». Без права таких строк нет, и в остатки они не входят. Право выдаёт администратор в правах роли, в разделе «Финансы».
Доступ к кассе
У каждой кассы свой уровень доступа: принимать деньги, выдавать деньги или полный доступ. Кто может только принимать или выдавать, видит свои записи, но не остаток. Остаток кассы — в «Обзоре», в «Остатках денег», в блоке остатков и в колонке «Остаток» — видит только тот, у кого полный доступ к этой кассе. Так кассир точки проводит деньги, но не видит, сколько лежит в кассе другой точки.
Нет доступа к отчёту — его нет в меню, а по прямой ссылке откроется отказ. Нет права на показатель — его нет в отчёте и плитки нет в «Обзоре».
Частые вопросы
- «Деньги сейчас» меньше, чем у директора. Плитка считает только кассы с вашим полным доступом. У директора их больше.
- В «Движениях» не видно операций другой точки. Вам даны не все филиалы фирмы. Операции на фирму без филиала видны с правом «Деньги уровня фирмы».
- Нужен остаток кассы на прошлую дату. «Финансы → Движения»: задайте период — блок «Остатки на конец периода» покажет остаток на его последний день. Или отчёт «Движение денег».
- В «Движениях» изменился вчерашний остаток. Кто-то провёл платёж задним числом — следующие остатки пересчитались.
- Где «Мониторинг»? Доски — вкладками в своих разделах, журналы и складские списки — в «Отчётах».
- Не вижу прибыль. Нужно право «Видеть прибыль» — его выдаёт администратор в правах роли.
Что дальше
- Кассы: наличные, счета и транзит — откуда берутся остатки.
- Статьи: за что эти деньги — разрез, по которому отчёты раскладывают доходы и расходы.
- Операции с деньгами — перевод, обмен, ручная проводка и сторно, которые видны в «Движениях».
- Что происходит при закрытии записи — когда документ попадает в выручку.
- Уровни прав: свои и чужие записи — как выдать доступ к разделам и показателям.