Раздел «Клиенты» — общий справочник сторон и вся история отношений с каждой. Как устроен сам справочник (роли, группы, дубли, объединение) — в статье контрагенты. Здесь — про то, как с ним работать: что видно в списке и что лежит в карточке.
Список
Раздел открывается списком или таблицей — как удобнее. Доски со стадиями здесь нет и не будет: у контрагента нет процесса, он не движется по воронке. Он просто есть, и с ним что-то происходит в других разделах.
Поэтому колонки в таблице отвечают не «на какой стадии», а «что за человек и сколько с ним работы»:
- Имя, телефон, группы — кто это;
- Создан и последнее касание — когда завели и когда последний раз что-то менялось;
- Заказов, продаж, закупок, обращений — счётчики по каждому разделу;
- Последний заказ — дата;
- Баланс — сколько он должен вам или вы ему.
Счётчики и баланс — то, ради чего в этот список заходят. Отсортировав по балансу, вы получаете список должников; по последнему заказу — тех, кто давно не появлялся. Набор колонок и сортировка настраиваются под себя и запоминаются.
Карточка
Карточка открывается сбоку и собрана вкладками. Первая — сведения о контрагенте, остальные показывают, что с ним происходило в других разделах.
| Вкладка | Что там |
|---|---|
| Информация о клиенте | Имя, телефоны, группы, адреса, реквизиты, свои поля, документы |
| Заказы | Все заказы этого контрагента |
| Обращения | Обращения, включая созданные из звонков и почты |
| Продажи | Продажи и возвраты |
| Закупки | Приходные документы, где он был поставщиком |
| Баланс | Долг и из чего он сложился |
| Звонки | Пока в разработке: вкладка есть, списка звонков в ней ещё нет |
| История | Лента клиента: создание, правки полей, объединения и события его записей |
Рядом с названием вкладки стоит счётчик — сколько там записей. Он виден до открытия, и это экономит время: понятно, есть ли смысл заходить.
🔴 Карточка не показывает больше, чем сотруднику положено. Вкладки видны всем, но в каждой — только записи, доступные по правам на этот раздел: нет доступа к продажам — вкладка продаж будет пустой. Филиальная граница действует так же, как в самих разделах. Подробнее — уровни прав.
Документы контрагента
В карточке физлица хранится список документов: тип, серия, номер, кем и когда выдан, до какого числа действует. Нужны они там, где закон требует идентифицировать человека — скупка, договоры с физлицами, залоговые операции.
Это не то же самое, что паспортные данные из системной группы «Физ. лицо». Там — ФИО, личный номер, дата рождения, адрес регистрации, то есть сведения о человеке. Здесь — сами документы, и их может быть несколько, с разными сроками.
Баланс
Баланс — это долг, и знак у него говорит, в какую сторону: плюс означает, что должны вам, минус — что должны вы. Одна и та же карточка может быть в плюсе как клиент и в минусе как поставщик, поэтому итог показывается общий.
Считается он не отдельным полем, которое кто-то ведёт, а из проводок: каждый закрытый заказ, каждая продажа и каждая оплата оставляют след. Поэтому баланс всегда объясним — на вкладке видно, из каких документов он сложился, и с каждой строки можно перейти в документ-первоисточник.
Долг считается по каждой фирме отдельно. Клиент, купивший у двух ваших фирм, имеет два долга, а не один общий: у каждой фирмы свои книги. В карточке видно и общий итог, и разбивку по фирмам. Если базовые валюты у фирм разные, общий итог показывается без валюты — смотрите разбивку.
Гасит ли переплата долг по другому документу сама или её разносят вручную, решает режим гашения — об этом статья Гашение долгов.
Если контрагент — ваш поставщик, на вкладке есть ссылка «Расчёты за месяц»: она открывает отчёт «Расчёты с поставщиками» по нему за текущий месяц. Ссылку видит тот, у кого есть право «Расчёты с поставщиками».
Корректировка баланса
Иногда долг нужно изменить без движения денег. Классические случаи: переносите остатки из прежней программы при запуске системы; списываете безнадёжный долг; прощаете копейки округления.
Для этого есть корректировка — отдельное действие в карточке, которое меняет долг и не трогает кассу. Указывается фирма, валюта, направление и причина:
- Корректировка — техническая правка, которая не должна попасть в прибыль. Так вводят входящие остатки: долг появляется, но выручкой это не становится.
- Списание — попадает в финансовый результат. Не вернули вам — это ваш убыток; простили вам — доход. Сторону система выбирает сама по направлению долга.
🔴 Разница между этими двумя причинами не косметическая. Ввести входящие остатки списанием значит нарисовать себе прибыль или убыток на ровном месте — в отчёте за месяц запуска появится сумма, которой не было в жизни.
Частые ошибки
- Править баланс, чтобы «сошлось». Если долг не сходится, причина в документе — незакрытый заказ, неразнесённая оплата, дубль карточки. Корректировка спрячет расхождение, а не устранит.
- Вводить входящие остатки как списание. Появится несуществующая прибыль или убыток. Для остатков — причина «корректировка».
- Искать долг клиента одной суммой. Долги живут по фирмам; общий итог удобен для взгляда, но работают с разбивкой.
- Заводить контакты в комментарий. Второй телефон, адрес и мессенджер имеют свои поля, и только оттуда они попадают в поиск и в документы.
Что дальше
- Контрагенты — справочник целиком: роли, группы, дубли, объединение.
- Уровни прав — кто что видит в карточке.
- Гашение долгов — как переплаты и платежи закрывают долги.
- Кассы: наличные, счета и транзит — где лежат деньги, которыми гасят долг.