Деньги в системе всегда где-то лежат. «Где-то» — это касса. Касса в системе — любое место, где лежат деньги: наличные точки, расчётный счёт, карта, терминал эквайринга. Любой платёж — приход от клиента, выплата зарплаты, оплата поставщику — обязательно указывает кассу, куда деньги пришли или откуда ушли.
Отсюда простое следствие: остаток каждой кассы система знает не потому, что кто-то его вводит, а потому что видела каждое движение.
Три типа касс
| Тип | Что это |
|---|---|
| Наличные | Деньги на точке, сейф, деньги у сотрудника на руках |
| Счёт или карта | Расчётный счёт, корпоративная карта. Хранит номер счёта, банк и БИК |
| Транзитные | Касса, где деньги лежат временно, пока идут до счёта |
Зачем транзитная касса
🔴 Это самый неочевидный тип и самый полезный. Клиент расплатился картой — деньги ушли с его карты сегодня, а на ваш счёт упадут завтра или послезавтра, и придут не полностью: банк удержит комиссию.
Если оформлять такую оплату сразу на расчётный счёт, учёт разойдётся дважды: сегодня на счёте появятся деньги, которых там нет, а завтра придёт сумма меньше ожидаемой, и разницу некуда деть.
Транзитная касса решает обе проблемы: оплата картой ложится на терминал, а не на счёт. Остаток терминала — это деньги «в пути», как правило, заметная сумма.
У транзитной кассы есть два поля для памятки:
- «Выводится на счёт (справочно)» — на какой счёт банк переводит деньги;
- «Комиссия эквайринга %, справочно» — сколько банк удерживает.
Это только записи для себя. Сама ЦРМ деньги на счёт не переводит и комиссию не считает. Когда банк зачислил деньги, проведите перевод с терминала на счёт вручную, а удержанную комиссию — расходом. Как это сделать, — в статье Операции с деньгами.
Чья это касса
У каждой кассы указывается фирма — обязательно. Фирма в ЦРМ — это группа филиалов со своими книгами учёта, а не юрлицо. Без фирмы не свести ни остатки, ни расчёты между фирмами.
Филиал — по желанию. Он отвечает на вопрос «где эта касса физически находится»: касса точки на Ленина принадлежит фирме, но живёт в конкретном филиале. У расчётного счёта филиала обычно нет — он общий для фирмы.
Кто его видит
Отдельно настраивается, в каких филиалах касса вообще предлагается при оплате, — поле «Филиалы кассы». Если его оставить пустым:
- счёт, карта и транзитная касса доступны всей фирме;
- наличная касса с указанным филиалом доступна только в своём филиале.
Если филиалы выбраны, касса работает только в них.
Смысл в том, чтобы сотрудник точки не видел в выпадающем списке кассы других точек. Чем короче список, тем меньше шанс, что деньги проведут не туда — а ошибка эта дорогая: обнаруживается при пересчёте кассы, и разбирать её приходится по журналу за несколько дней.
У наличных есть отдельная галочка «Глобальная касса (видна везде)»: такая касса доступна во всех филиалах, независимо от своего. Она — для сейфа или общей кассы компании, куда сдают выручку все точки.
Если у какого-то филиала не осталось ни одной кассы, над списком появляется предупреждение «Филиалы без кассы». По документам такого филиала оплату не примет никто, даже администратор. Добавьте филиал в «Филиалы кассы» у одной из касс фирмы.
Кто работает с кассой
В окне кассы есть блок «Кто работает с кассой» с двумя режимами:
- «Рабочий» — сотрудники филиалов кассы работают по уровню своей роли. Строки ниже добавляют права.
- «Закрытый» — роль не действует, работают только те, кто перечислен в строках. Так отделяют кассы руководства.
Строку добавляют на сотрудника, роль, отдел или на всех сотрудников филиалов кассы. Уровни: «Принимает», «Выдаёт», «Полный». Остаток кассы и чужие записи видит только «Полный». Подробно об уровнях — в статье Уровни доступа.
Валюта кассы
Если у кассы указана валюта, все платежи через неё идут в ней — выбрать другую система не даст. Если валюта не указана, касса принимает любую, и она берётся из самого платежа.
У счёта и карты валюту указывают всегда: счёт открыт в одной валюте, и валютный заводят отдельной кассой от рублёвого. У наличной кассы — по тому, как вы её ведёте: считаете рубли и валюту вместе — оставьте поле пустым, раздельно — заведите две кассы.
Закрытие кассы
Кассу можно перевести в архив. Она пропадает из выбора при новых платежах, но остаётся во всех прошлых: история движений и остатки за прошлые периоды читаются как прежде.
Так закрывают точку, меняют банк или выводят из оборота карту. Удаления нет — иначе прошлые платежи остались бы без ответа на вопрос, откуда пришли деньги.
Число касс ограничено тарифом. Считаются только кассы в обороте: касса в архиве место не занимает. Подробнее — Тариф и лимиты.
Частые ошибки
- Проводить эквайринг сразу на счёт. Учёт разойдётся на сумму комиссии и на срок зачисления. Для этого и нужен транзитный тип.
- Ждать, что ЦРМ сама переведёт деньги с терминала на счёт. Поля счёта и комиссии справочные: перевод и комиссию проводят вручную.
- Не задать валюту банковскому счёту. Счёт всегда в одной валюте, и жёсткая привязка бережёт от платежа не в той валюте.
- Показывать все кассы всем. Длинный список в момент оплаты — прямой путь к платежу не в ту кассу.
- Заводить кассу без фирмы. Система этого не позволит, и правильно: деньги всегда чьи-то.
Что дальше
- Операции с деньгами — перевод между кассами, обмен валют, ручная проводка и исправление.
- Фирмы и филиалы — кому принадлежат деньги и почему это важно.
- Табель и выплаты — как выдаётся зарплата и что происходит при выплате из чужой кассы.
- Приход товара — оплата поставщику из кассы.