У одного контрагента бывает сразу несколько документов: два заказа, переплата по третьему, платёж без документа. Гашение долгов решает, что чем закрывается: зачитывает ли ЦРМ переплату против старого долга сама или ждёт, пока это сделает человек.
Все настройки — на одной странице: Администрирование → Финансы → «Гашение долгов». Там же задаётся, когда долг становится выручкой, как создаются регулярные расходы и включается переоценка валют. Знак долга везде один: плюс — должны вам, минус — должны вы.
Режим гашения
Блок «Режим компании», поле «Режим». Он действует на всех фирмах, где не задано своё.
| Режим | Что происходит |
|---|---|
| «Ручной» (по умолчанию) | ЦРМ сама ничего не зачитывает. Платёж гасит только документ, по которому принят. Свободные деньги лежат переплатой, разносят их руками |
| «FIFO Деньги» | Автоматически гасят только деньги: переплаты и свободные платежи закрывают долги от старых к новым. Товар на товар не зачитывается |
| «FIFO Max» | Всё гасит всё: встречные документы (закупка и продажа, услуга и запчасти, зарплата и покупка сотрудника) и деньги — от старых к новым |
В любом режиме возврат гасит свою продажу, а платёж по документу — свой документ.
Своё правило для фирмы
В блоке «Фирмы» у каждой фирмы свой выбор. «Как у компании (…)» — фирма берёт режим компании. Рядом подписано, какой режим у фирмы «Действует» на самом деле.
Между двумя вашими фирмами действует более осторожный из двух режимов. Например, одна фирма на «FIFO Max», другая на «Ручном» — долги между ними гасятся вручную.
Смена режима и старые долги
Смена режима прошлое не пересчитывает. Новый режим действует на операции после смены. Если вы усилили режим (например, с «Ручного» на «FIFO Деньги»), появится подсказка, и у фирмы станет доступна кнопка «Разнести висящие хвосты». Фоновая задача разнесёт только то, что висит без привязки. У фирмы на «Ручном» кнопка неактивна.
Ручной зачёт
Зачесть долг руками можно в любом режиме: автоматика ручной разнос не отменяет.
В карточке контрагента
Откройте карточку → вкладка «Баланс» → блок «Расчёты по документам». Если фирм несколько, выберите фирму: долги живут по каждой фирме отдельно. Рядом виден режим этой фирмы.
- В колонке «Долги» выберите документ, который нужно закрыть.
- В колонке «Кредиты» — переплату или свободный платёж, которым закрываете.
- Проверьте сумму — ЦРМ подставит меньшую из двух. Если валюты разные, сумма вводится в валюте долга.
- Нажмите «Зачесть».
Баланс клиента от зачёта не меняется. Меняется только то, какой документ считается закрытым.
В документе
Во вкладке «Оплата» документа есть блок «Расчёты по документу»: начислено, «Закрыто оплатами и зачётами» и остаток — «Закрыт полностью», «Не закрыто» или «Переплата».
- Если документ не оплачен, ниже список «Можно закрыть деньгами клиента»: свободные платежи и переплаты других документов этого клиента в той же фирме. Кнопка «Привязать сюда», затем сумма и «Зачесть».
- Если по документу переплата, список называется «Переплату можно отдать на», кнопка — «Отдать туда».
Сам платёж при этом не меняется, меняется только то, что он закрывает.
Отменить зачёт
В блоке «Чем закрыт и куда ушло» у зачёта, который унёс кредит этого документа на другой, есть кнопка «Вернуть сюда». Зачёт этой пары отменится, документ, на который ушли деньги, снова станет открытым. Оплату так не отвязать: у неё этой кнопки нет.
Зачёт и его отмена требуют права «Корректировать долги без кассы» (роль → «Финансы»).
Признание выручки
Блок «Признание выручки» — когда долг по готовому документу становится выручкой и налогом в отчётах.
| Настройка | Варианты |
|---|---|
| «Выручка признаётся» | «На бух-дату закрытия» (по умолчанию) — выручка, себестоимость и доля агента встают на дату закрытия. Её можно поправить в карточке, и отчёты сдвинутся за ней. «На „Готов“» — всё встаёт в день готовности. |
| «Налог (НДС) возникает» | «Вместе с выручкой» (по умолчанию) или «На „Готов“» — налог встанет с долгом и не сдвинется правкой бух-даты. Так выбирают там, где налог возникает при завершении услуги |
Долг клиента считается с «Готов» при любом варианте. Ниже можно задать своё значение для отдельной фирмы. Что происходит при закрытии и как поправить бух-дату — в статье «Что происходит при закрытии записи».
Регулярные расходы
Блок «Регулярные расходы» — как создаются требования по правилам начисления (аренда, подписки и т. п.):
- «Требование в срок создаётся»: «Начисленным» (по умолчанию) — расход и долг перед поставщиком появляются в учёте в дату срока; «Черновиком» — требование ждёт, пока сотрудник его проведёт. Это значение по умолчанию для формы правила, в самом правиле можно выбрать иначе.
- «Пропущенные сроки» — если у правила прошли сроки без требований (старт в прошлом, пауза, сбой): «Дозаполнять» (по умолчанию) — создать их датами сроков; «Не создавать» — начать с текущего срока. Сотрудник видит пропуски в правиле и может решить иначе.
Как и у признания выручки, ниже есть свои значения для фирм.
Переоценка валютных остатков
Нужна, если у вас есть кассы или долги в валюте, отличной от базовой валюты фирмы. На конец периода валютные остатки касс и долги контрагентов оцениваются курсом фирмы на эту дату. Разница уходит в курсовые. На следующий день переоценка сама отменяется, поэтому при оплате курсовая считается от исторического курса, без задвоения.
- «Автоматически» — «Выключено» по умолчанию. Переоценка сама пишет проводки в учёт, поэтому включается только вашим решением.
- «Периодичность» — ежемесячно, ежеквартально или ежегодно. Запуск идёт в ночь после конца периода.
- «Разово на дату» и кнопка «Переоценить» — переоценка на выбранный день, не позже сегодняшнего. Работает в фоне.
Под блоком подписаны дата последней переоценки и, если автоматика включена, следующего запуска. Эта настройка одна на компанию, своих значений для фирм у неё нет. О курсах и курсовых разницах — в статье «Валюты и курсы».
Кто может менять
Страница видна тем, у кого в роли в разделе «Настройки: кассы и статьи» есть право «Изменять». С ним же меняют настройки, запускают разнос и переоценку. Ручной зачёт в карточках — отдельное право «Корректировать долги без кассы», о нём выше. Как раздаются права — в статье «Уровни прав».
Частые ошибки
- Включить FIFO и ждать, что старые долги закроются сами. Смена режима прошлое не трогает — нажмите «Разнести висящие хвосты» у нужной фирмы.
- Искать переплату клиента в другой фирме. В «Расчётах по документам» видны долги и переплаты только выбранной фирмы. Не нашли — переключите фирму вверху блока.
- Править баланс корректировкой, когда нужен зачёт. Зачёт не меняет сумму долга, а закрывает один документ другим. Корректировка меняет сам долг.