Что сотрудник видит и может делать, решают две настройки. Роль говорит, что можно делать в каждом разделе. Доступ к филиалам в карточке сотрудника говорит, данные каких филиалов он видит. Разберём по частям: уровень раздела, «свои» и «все», филиалы, глубина, статусы — и отдельно деньги.
Где найти окно роли и как оно устроено — в статье «Группы доступа: как раздать права».
Уровень раздела
В блоке «Доступ к разделу» выбирается уровень. Уровни накопительные: каждый включает предыдущий.
- «Нет» — раздел закрыт.
- «Просмотр» — видеть список и открывать записи, без действий.
- «Работа» — плюс создавать, изменять, менять статус, ставить срок, связывать записи, печатать документы, менять услуги и запчасти в документе, отвечать клиенту.
- «Все обычные действия» — плюс удалять и выгружать в файл.
- «Свой набор» — галочки поставлены вручную и не совпадают ни с одним уровнем.
Деньги, необратимые действия и чувствительные данные в уровни не входят. Они включаются только отдельной галочкой — об этом ниже.
Свои и все
У большинства обычных действий есть переключатель «Нет доступа / Свои / Все»:
- «Свои» — действие только над записями, где сотрудник участвует;
- «Все» — над всеми записями, которые роль видит.
Над блоком «Обычные действия» есть кнопки «всем действиям: свои / все» — они переставляют охват сразу у всех выданных действий раздела. Когда вы впервые выбираете уровень, действия получают «свои»: «все» включается отдельно и осознанно.
Что считается «своим», зависит от раздела. В окне роли это написано прямо над действиями:
| Раздел | Своя запись |
|---|---|
| Заказы, продажи, услуги, обращения, задачи | Сотрудник — менеджер, ответственный, автор или исполнитель, лично или через отдел |
| Финансы | Движение о самом сотруднике или проведённое им |
| Зарплата | Начисления, где сотрудник получатель или автор |
Как отдел открывает записи своим участникам — в статье «Отделы».
Типичные сочетания:
| Филиал у сотрудника | Охват действий | Что получится |
|---|---|---|
| Частичный | Свои | Видит и правит только свои записи — менеджер, который не должен видеть чужих клиентов |
| Полный | Свои | Видит всю работу филиала, а правит только своё — обычный режим для отдела |
| Полный | Все | Может подхватить любую запись филиала — руководитель или дежурный |
| Полный | Уровень «Просмотр» | Наблюдатель: видит всё, ничего не меняет |
Доступ к филиалам
Он задаётся не в роли, а у сотрудника: карточка сотрудника → вкладка «Филиалы». Для каждого филиала:
- «Уровень»:
- «Полный» — видны все записи филиала;
- «Частичный» — видны только свои записи в этом филиале;
- «Запрещено» — записей филиала не видно совсем.
- «Назначаемый» — можно ли выбрать сотрудника исполнителем, менеджером или ответственным в записях этого филиала. Это не зависит от уровня: можно видеть филиал и не назначаться в нём, и наоборот.
- «Подразделение по умолчанию» — основной филиал сотрудника.
Изменения сохраняются кнопкой «Сохранить доступы». Менять их может сотрудник с правом «Люди и доступ».
Филиал отсекает раньше всего. Охват «Все» в роли не откроет записи филиала, где у сотрудника «Запрещено», а «Частичный» сведёт «Все» к своим записям. Граница одна для списка и для открытия записи по прямой ссылке.
Если клиент говорит, что обращался в другую вашу точку, а у сотрудника нет к ней доступа, — вопрос решает руководитель. Одна граница на всех экранах понятнее, чем исключения, о которых надо помнить.
Записи без филиала
В заказах, продажах и услугах филиал обязателен: по нему сходятся деньги и отчёты. В задачах и обращениях филиал необязателен. Обращение бывает общим: человек написал в мессенджер, и пока непонятно, какой точки это касается. В окне роли у раздела стоит пометка «филиал обязателен» или «филиал необязателен».
Кто видит записи без филиала, решает настройка роли «Записи без филиала» в блоке «Какие записи»:
- «Только свои» — запись без филиала видна, только если сотрудник в ней участвует;
- «Все» — видны все записи без филиала, включая очередь «не разобрано».
У обращений есть очередь «не разобрано» — обращения в статусе «Новый», у которых ещё нет ни менеджера, ни ответственного, ни отдела, ни исполнителей. Её видят сотрудники и отделы из блока «Кто видит очередь» в настройках канала, даже если роль открывает только свои. Если у канала это не задано, очередь видят только роли с «Все».
Как только записи указали филиал, она подчиняется правилам этого филиала наравне с остальными.
Глубина: список и карточка
В блоке «Какие записи» есть два поля в днях. Пустое поле — без ограничения, по умолчанию стоит именно так.
- «Глубина списка» — сколько дней назад видно в списке и поиске.
- «Глубина карточки» — до какой давности запись открывается по ссылке.
Зачем два поля
Повседневный список должен быть коротким: сотруднику нужен текущий поток, а не трёхлетняя история. Но когда приходит клиент с годовой гарантией, старый заказ нужно открыть.
Рабочая настройка: список — 30 дней, карточка — 365. Список разгружен, а конкретный старый заказ по ссылке открывается.
Карточка не меньше списка
Глубина карточки действует при любом открытии записи, в том числе из списка. Если она меньше глубины списка, заказ виден в списке, но не открывается. Для сотрудника это выглядит как поломка. Не уверены — оставьте глубину карточки пустой.
Статусы
В разделах с воронками внизу окна роли есть блок «Статусы». Для каждого статуса: «скрыт», «видит» или «видит и переводит». Кнопки «Для всех статусов раздела» ставят значение сразу всем.
Запись в скрытом статусе роль не видит ни в списке, ни по ссылке. Если роли не разрешён ни один статус раздела, она не видит в нём ничего, даже при открытом доступе к разделу.
Деньги — только явной галочкой
В каждом разделе есть два блока, которые уровни не трогают: «Деньги и необратимые действия» и «Чувствительные данные». Пример для заказов: «Принимать оплату», «Возвращать деньги», «Удалять платежи», «Закрывать с долгом», «Возвращать закрытые в работу», «Переносить в другой филиал» — первый блок; «Видеть выручку», «Видеть себестоимость», «Видеть прибыль» — второй. Проверить их по всем разделам сразу удобно в окне роли: «Сквозные» → «Деньги» и «Чувствительные данные».
Раздел «Финансы»
Здесь три настройки решают, какие строки движений видит сотрудник:
- «Видеть чужие движения денег». Без него видны только свои строки: движение о самом сотруднике или проведённое им.
- Доступ к филиалам. Операция с филиалом видна, только если этот филиал дан сотруднику: при «Полном» — все операции филиала, при «Частичном» — только свои. Доступ к одной точке фирмы не открывает операции других её точек.
- «Деньги уровня фирмы» (в блоке «Чувствительные данные»). Это операции на фирму без филиала: касса, долги, начисления зарплаты, перемещения. Без права их не видно в «Финансах» — в движениях, долгах и отчётах: видны только операции своих филиалов, даже если сотруднику доступны все филиалы. Раздел «Зарплата» это право не трогает: своя и чужая зарплата там — по галочкам раздела «Зарплата». Право нужно бухгалтеру и руководителю, рядовым сотрудникам обычно нет.
Действия с деньгами в «Финансах» — «Проводить деньги», «Исправлять и сторнировать проводки», «Реклассифицировать проводки», «Корректировать долги без кассы» — выдаются отдельными галочками в блоке «Деньги и необратимые действия». Что делает каждое — в статье «Операции с деньгами».
Остатки касс
Остаток кассы видит только тот, у кого на этой кассе полный доступ. Если у сотрудника не все филиалы или нет права «Деньги уровня фирмы», остаток считается по его филиалам с «Полным» уровнем (плюс деньги уровня фирмы, если право есть). Когда такой остаток отличается от полного, он подписан «Только по доступным вам филиалам». Филиалы с «Частичным» уровнем в остаток не входят.
Если в шапке выбраны филиалы, над остатками появляется переключатель: «По всем филиалам» или «По выбранным в фильтре». «По выбранным в фильтре» считает операции только этих филиалов. У кассы, из которой платят за все точки, такой остаток бывает с минусом — это нормально: приход лёг на другой филиал.
Доступ к кассам
Право на действие с деньгами работает только вместе с доступом к кассе. Такие права в окне роли помечены «нужна касса». Уровни на кассе:
| Уровень | Что можно |
|---|---|
| Принимает | Приход и оплата в кассу. Видит только свои записи, без остатка |
| Выдаёт | Расход, возврат, выплата из кассы. Видит только свои записи, без остатка |
| Полный | Все операции кассы, остаток, правка и сторно чужих записей |
Так, «Принимать оплату» сработает только на кассе, где сотрудник принимает, а «Возвращать деньги» и «Выплачивать зарплату» — где выдаёт.
Уровень на кассе складывается из трёх мест:
- Роль → раздел «Кассы»: «Принимать деньги в кассы», «Выдавать деньги из касс», «Полный доступ к кассам». Действует на рабочие кассы филиалов сотрудника.
- Касса: Администрирование → Финансы → «Кассы», блок «Кто работает с кассой». У рабочей кассы сотрудники её филиалов работают по своей роли, а строки ниже добавляют права. У закрытой роль не действует: работают только перечисленные сотрудники, роли и отделы. Так отделяют кассы руководства.
- Сотрудник: карточка → вкладка «Филиалы» → блок «Кассы», галочки «Принимает», «Выдаёт», «Полный». Там же видно, откуда у сотрудника уровень на каждой кассе.
Во всех случаях сотрудник должен видеть филиалы кассы. Касса без привязки к филиалам доступна всем, кому видна её фирма. Подробнее о самих кассах — «Кассы: наличные, счета и транзит».
Зарплата
Свою зарплату сотрудник видит, как только у роли есть вход в раздел «Зарплата». Начисления остальных открывает право «Видеть зарплату других сотрудников». Утверждать и выплачивать — отдельные галочки «Утверждать начисления» и «Выплачивать зарплату».
Почему сотрудник не видит запись
Ищите причину в таком порядке:
- Филиал — запись из филиала, где у сотрудника «Запрещено», или «Частичный», а запись не его.
- Записи без филиала — у роли «Только свои», а сотрудник в записи не участвует.
- Статус — статус скрыт от роли.
- Уровень и охват — роль не входит в раздел или действие выдано только над своими.
- Глубина — списка, если записи нет в списке, и карточки, если запись не открывается по ссылке.
- Деньги — в «Финансах» нет права на чужие движения или на деньги уровня фирмы, а остаток не виден без полного доступа к кассе.
Самый частый случай — первый. «В списке нет, а по ссылке открывается» — это нормально: сработала глубина списка.
Как проверять
Права тяжело проверить чтением галочек — легко пропустить одну строку из ста. Надёжнее так:
- Заведите тестового сотрудника с проверяемой ролью и нужными филиалами.
- Зайдите под ним и пройдите типовой рабочий день: создать, найти, изменить, закрыть.
- Отдельно проверьте то, что человек видеть не должен: чужие записи, остатки касс, прибыль. Это ловится хуже всего.
- Проверьте гарантийный сценарий: найдите клиента со старым заказом и откройте его.