Начисления и выплаты: «Моя ЗП» и «Начисления сотрудников»

Правила считают суммы, а раздел «Расчёт ЗП» — место, где эти суммы живут: копятся за месяц, утверждаются и выплачиваются. Здесь же заводят всё, что формулой не описывается.

Не путайте с «Смены» → «Табель»: там учитываются часы работы, а не начисления ЗП. Деньги за часы появляются в «Расчёте ЗП», только если на смены настроено правило начисления.

Своя зарплата и чужая

В разделе «Расчёт ЗП» несколько вкладок. Каждый видит только те, на которые у него есть права:

• «Начисления сотрудников» — сводка по людям для руководителя;
• «Мониторинг зарплат» — журнал начислений с фильтрами по периоду, сотруднику, фонду и статусу;
• «Моя ЗП» — свои начисления и выплаты;
• «Правила расчёта ЗП» и «Норма прибыли» — настройки расчёта.

Открыв раздел, руководитель с доступом к чужой зарплате сразу попадает в «Начисления сотрудников», остальные — в «Моя ЗП».

Видеть свою зарплату и видеть чужую — разные права, второе не выдаётся вместе с первым. Руководитель видит сотрудников тех фирм, к филиалам которых у него есть доступ.

Начисления и выплаты

И у себя, и у сотрудника две вкладки:

• «Начисления» — что заработано: список записей за месяц.
• «Выплаты» — что выдано на руки: остаток, форма выплаты и история выплат и возвратов.

Начисление возникает от работы, выплата — от передачи денег. Месяц может быть начислен полностью, а выдан частями или позже.

«Начисления сотрудников»: сводка

Сводка за выбранный месяц разбита на блоки по фирмам-работодателям. Сотрудник показывается в блоке каждой фирмы, где у него есть место работы или счёт, и с цифрами именно этой фирмы. Курьер, который работает на две фирмы, будет в двух блоках с разными суммами. Итог блока — сумма его строк, между фирмами суммы не складываются. Каких сотрудников показать, решает выбор филиалов в шапке страницы.

В шапке блока — название фирмы и сколько сотрудников с записями и без. Ниже — итоги фирмы и чипы «По фондам»: сколько пришлось на оклад, проценты, премии, штрафы. Дальше сотрудники в группах «Активные · с записями» и «Активные · без записей». Неактивные сотрудники собраны под спойлером «Неактивные сотрудники».

У каждого сотрудника две колонки цифр.

«Заработано за период»:

• «Утверждено» — суммы, признанные окончательными;
• «Черновики» — посчитанные, но ещё не подтверждённые;
• «Итого» — обе строки вместе.

«Остаток» — сколько человеку должны:

• «Входящий (утв.)» и «Входящий (всего)» — остаток с прошлых месяцев;
• «Выдали ЗП» — выплачено в этом месяце;
• «Остаток (утв.)» и «Остаток (всего)» — что осталось должны.

Разница между «утв.» и «всего» — это черновики. Если строки заметно расходятся, накопились непроверенные начисления, и реальный долг перед сотрудником больше утверждённой цифры.

Кнопка «Показать разрезы (по правилам / фондам)» раскрывает, из чего сложилась сумма. Кнопки «Начисления» и «Выплаты» открывают нужную вкладку сотрудника.

Список начислений

Над списком — плитки месяца: «Заработано за период», «Баланс» с остатками, разрезы «По правилам» и «По фондам». Если у сотрудника несколько фирм, вместо одного остатка по утверждённым видно «Долг фирмы «…»» по каждой. Если есть правила «По итогам месяца», видна их сумма сейчас, выполнение плана и прогноз к концу месяца.

В списке у каждой записи — название, сумма, фонд и откуда она взялась: правило или ручной ввод. Рядом с номером заказа видно устройство заказа.

Фильтры:

• «Тип» — «Ручные» или «Правила»;
• «Статус» — «Утверждено», «Черновик», «Ошибки»;
• «Фонд»;
• «Правило» — можно выбрать несколько.

Переключатель группировки: «По датам» или «По фондам». Выбор запоминается. Часто нужные наборы фильтров сохраняются пресетами.

Статус «Ошибки» — записи, которые правило создать пыталось, но посчитать не смогло: например, в формуле показатель, которого у записи нет. Они не исчезают молча и требуют разбора.

«Мои деньги»

В «Моей ЗП» есть кнопка «Мои деньги» — лента всех своих денег за все месяцы. Она отвечает на вопрос «откуда взялся мой остаток». В каждой строке:

• дата и что произошло: начисление, удержание, «Пересчитано» (было → стало), «Отменено», «Утверждено», перенос в другую фирму или из неё, выплата, возврат, курсовая разница;
• сумма и остаток после неё — по утверждённым и всего;
• кто сделал и когда внесено, кто утвердил, фонд, комментарий;
• заказ, устройство и работа — если у вас есть доступ к этому заказу.

Фильтры: фирма, «Добавления» или «Списания», кто сделал, даты, номер заказа, модель устройства и вид работы.

Черновик и утверждение

Черновик можно править и пересчитывать: сумма меняется вслед за записью, к которой начисление привязано. Утверждённое начисление — обязательство перед сотрудником, задним числом оно не переписывается.

Утверждать можно по одной записи кнопкой «Утвердить», выбранные — «Утвердить выбранные» или все черновики месяца — «Утвердить все драфты». Массовое утверждение — обычный способ закрыть месяц: проверили, утвердили пачкой.

Скрытые начисления в массовое утверждение не попадают, их утверждают по одному.

Ошибочно утверждённую запись можно вернуть в черновики кнопкой «Отменить проведение». Она доступна тем, у кого есть право утверждать.

Правка утверждённой записи

Утверждённую сумму нельзя переписать — кнопка «Добавить корректировку» создаёт поправку. Вы вводите не новую сумму, а «Дельту»: плюс добавляет к оригиналу, минус уменьшает. Итог по записи — оригинал плюс все корректировки. Исполнитель, фонд и фирма берутся от исходной записи. Обязательно укажите «Причину корректировки»: через полгода только она объяснит, почему сумма менялась.

Ручные записи

Основу начислений дают правила. Руками заводят то, что формулой не описать: оклад, премии, штрафы, разовые доплаты. Кнопка «Ручная запись» есть в начислениях сотрудника и в «Моей ЗП», если есть право добавлять записи.

Не путайте ручные записи с работами внутри заказа или услуги. Работа, добавленная в карточке, тоже попадает в начисления исполнителя, но заводится в самой записи и пересчитывается вместе с ней.

Что заполняется

• «Название» — пишите так, чтобы через три месяца было понятно, за что деньги: не «Премия», а «Премия за декабрьский аврал».
• Сумма и фонд — обязательны. Фонд подставляется из поля «Фонд по умолчанию» места работы сотрудника (карточка сотрудника → «Места работы»). Не задан — подставится фонд, выбранный в прошлый раз. Фонд можно сменить вручную.
• «За какой день» — день внутри выбранного месяца. Чужой месяц не примется.
• «Группа филиалов-контрагент (опционально)» — если работа сделана для другой фирмы. После выбора появится «Филиал (опционально)» — он нужен только для аналитики.
• «Связать с заказом или продажей» — по желанию.
• Комментарий — если объяснение длиннее названия.

Если запись добавляют из карточки заказа, появляются «Исполнитель» и необязательное поле «Работа заказа»: название выбранной работы будет видно в «Моих деньгах». Фирма тогда берётся из заказа.

Кнопка сохранения — «Сохранить и закрыть», запись станет черновиком. У кого есть право утверждать, кнопка называется «Утвердить и закрыть», и запись сразу утверждается.

Знак суммы и штрафы

Сумма вводится в смысле фонда:

Поэтому штраф вводят плюсом в фонд «Штрафы». Какие фонды считаются удержанием, задаётся галочкой «Удержание» в окне «Фонды» на странице правил.

Знак при этом ничего не ломает: минусовая работа или вычет проводится так же, как плюсовая, — с той же записью, утверждением, выплатой и расчётами между фирмами.

Когда работа сделана для другой фирмы

Поле «Группа филиалов-контрагент» нужно, когда сотрудник одной фирмы выполнил работу для другой: курьер числится в одной, а развозил для точек другой. Тогда ЦРМ создаёт пару встречных операций: фирма-заказчик остаётся должна фирме исполнителя. Долг возникает между фирмами, а не между филиалами одной фирмы.

Зарплату сотруднику всё равно выдаёт его фирма. Встречная пара выравнивает расчёт: своя фирма платит сотруднику, а фирма-заказчик остаётся должна ей ту же сумму.

Выплаты

Выплата — отдельное действие, не связанное с утверждением. Утверждение фиксирует, сколько должны; выплата — факт передачи денег.

Выплату проводят на вкладке «Выплаты» сотрудника кнопкой «Выплатить»: сумма, касса, валюта (подставляется из кассы) и комментарий. Если у сотрудника счета в нескольких фирмах, нужно выбрать, чей долг гасится. Выплата гасит общий остаток сотрудника, а не конкретные начисления.

Выплатить можно и из «Финансов»: в «Новой проводке» кнопка «ЗП» ставит расход сотруднику из кассы. Такой расход тоже гасит начисления и виден в «Выплачено». В выборе — только сотрудники с действующим договором с фирмой проводки. Окончательный расчёт с уволенным сотрудником в «Финансах» не проводится, только на вкладке «Выплаты» в «Расчёте ЗП».

Себе выплату провести нельзя

Выплата доступна только сотруднику, а не себе. Даже с полными правами на зарплату форма выплаты в своей «Моей ЗП» не показывается. Добавлять ручные записи и утверждать в «Моей ЗП» при наличии прав можно.

Из какой кассы выдавать

Долг перед сотрудником числится за его фирмой. Выдать при этом можно из любой доступной вам кассы, в том числе другой фирмы. Пример: сотрудник числится в фирме «Б», деньги выдали из кассы фирмы «А».

1. Из кассы «А» уходят деньги.
2. На фирме «Б» гасится долг перед сотрудником.
3. Между фирмами появляется встречная пара: «Б» должна «А» эту сумму.

Если касса своей фирмы, третьего шага нет. Так выдачу не блокирует структура компании, а расчёт между фирмами остаётся в межфирменных расчётах.

Откуда взялась сумма

У записи, созданной правилом, хранится расшифровка расчёта: какая формула применилась, какие числа подставились, что получилось. Вопрос «почему у меня столько» решается открытием записи. Полная история денег — в «Моих деньгах».

Глубина истории

Насколько далеко в прошлое можно смотреть, ограничено правами: и в своей зарплате, и у сотрудников есть предел, за который месяц выбрать не получится.

Частые ошибки

• Смотреть только на «утв.». Пока черновики висят, реальный долг — строка «всего».
• Утверждать не глядя. После утверждения правка — только корректировкой.
• Штраф минусом в фонде «Штрафы». Минус там — возврат штрафа. Штраф вводят плюсом.
• Запись в чужой фонд. Задайте «Фонд по умолчанию» в местах работы сотрудника — он подставится сам.
• Игнорировать статус «Ошибки». Каждая такая запись означает, что кто-то недополучил.
• Искать начисления в «Смены» → «Табель». Там часы, а деньги — в «Расчёте ЗП».

Что дальше

• Правила начислений — как считаются суммы, которые попадают в начисления автоматически.
• Норма прибыли — норматив, который вычитается из прибыли в формуле.
• Уровни прав — как разведены доступ к своей зарплате и к чужой.