Заказ — самый насыщенный раздел: в нём одновременно живут работы, запчасти, деньги и расчёты с агентами. Основные настройки открываются в Администрирование → Заказы → «Основные настройки» и состоят из семи карточек. Каждую видит тот, у кого есть право на соответствующие настройки: склада, сотрудников или финансов.
Воронки и статусы настраиваются на вкладке «Воронка заказов» (воронки, статусы и типы), поля карточки и вкладка «Склад» — на вкладке «Настройка карточки» (настройка карточки), работы — на вкладке «Услуги» (справочник услуг).
| Карточка | Что решает |
|---|---|
| «Списание запчастей в заказ» | Сколько действий нужно, чтобы деталь ушла в заказ |
| «Запчасти в заказе: прибыль и акт» | От какой цены считается прибыль на запчастях и что клиент видит в акте |
| «Авто-утверждение начислений при закрытии заказа» | Утверждаются ли ручные начисления сами при закрытии |
| «Мультивалютные документы» | Можно ли вести заказ не в базовой валюте фирмы |
| «Расчёт с агентом» | Как выплачивается доля агента в посреднических заказах |
| «Цена нормочаса» | Сколько стоит час работы по норме в каждой фирме |
| «Правила статей» | По каким статьям проходят доходы и деньги заказов |
Как мастер списывает запчасть
Карточка «Списание запчастей в заказ», поле «Режим списания запчастей в заказ».
| Режим | Что происходит | Когда выбирать |
|---|---|---|
| «Быстрый» | Клик по товару в карточке заказа — деталь списана. Без подтверждений и полей. Каждый клик создаёт отдельный складской документ с текущей датой | Поток мелких работ: мастер не отрывается от дела |
| «Через документ» | Кнопка «+ Запчасть» открывает форму: несколько позиций в один акт, своя дата и комментарий | Детали выдают партией со склада, и нужен один документ на выдачу |
Третий вариант, «Управляемый», помечен «скоро» и пока не выбирается.
На длинном ремонте разница заметна. В быстром режиме пять деталей — пять документов; через документ — один акт на пять позиций. Первое удобнее мастеру, второе — кладовщику и бухгалтеру.
Это та же настройка, что в настройках склада: поменяли здесь — поменялось и там.
От какой цены считается прибыль на запчастях
Карточка «Запчасти в заказе: прибыль и акт», поле «Базовая цена для расчёта прибыли с запчастей в заказах». Оно решает, какую прибыль видит сотрудник, списывая деталь, и от чего считается его зарплата с запчастей.
- «Закупка (реальная себестоимость)» — все видят одну и ту же прибыль: от реальной себестоимости партии.
- Выбран прайс-лист — сотрудники видят прибыль от выбранной цены, а руководство с доступом к закупке — реальную прибыль от партии.
Зачем второй вариант. Закупка — и коммерческая тайна, и неровная величина: одну деталь взяли по акции, другую дороже у другого поставщика. Прайс даёт ровную базу: одинаковая работа стоит одинаково, и мастер не видит закупочных цен.
Цена запоминается в момент списания. Правка прайс-листа задним числом посчитанную прибыль не меняет.
Что клиент видит в акте
В той же карточке поле «Запчасти в акте клиенту».
| Вариант | Что в акте | Кому подходит |
|---|---|---|
| «Только услуги» | Только услуги и работы. Запчасти не выводятся — их стоимость заложена в работы | Работа «под ключ»: клиент платит за результат |
| «С запчастями, цены = 0» | Запчасти перечислены для прозрачности, но без цен | Клиент хочет знать, что поставили, но цену деталей отдельно не обсуждаете |
| «С запчастями и ценами» | Запчасти с отпускной ценой, указанной при списании | Деталь продаётся открыто: клиент видит и работу, и товар |
Вариант меняет и карточку заказа: отпускную цену у списанной запчасти можно поставить только в режиме «С запчастями и ценами». Если цена у позиции не задана, при печати акта появится предупреждение.
Отсюда следствие: чтобы видеть выручку по запчастям отдельно от работ, нужен третий вариант. В первых двух вся выручка сидит в услугах.
Типовые сочетания
| Профиль | Списание | Прибыль от | Акт |
|---|---|---|---|
| Мастерская у дома | Быстрый | закупки | Только услуги |
| Сеть сервисов | Быстрый | прайс-листа | С запчастями, цены = 0 |
| Сервис с продажей деталей | Через документ | прайс-листа | С запчастями и ценами |
| Монтаж и выездные работы | Через документ | закупки | С запчастями и ценами |
Начисления при закрытии
Карточка «Авто-утверждение начислений при закрытии заказа», поле «Поведение при закрытии заказа». Это та же настройка, что в настройках зарплаты, блок «Политика начислений».
- «Автоматически» — когда заказ закрывается успешно или неуспешно, ручные начисления-черновики по нему становятся утверждёнными от имени системы.
- «Только вручную» — черновики остаются черновиками, какой бы ни был статус заказа. Утверждают их кнопкой «Утвердить» в начислениях сотрудника или массово.
Если заказ переоткрыли, с утверждения снимаются только записи, которые утвердила система. То, что сотрудник утвердил руками, остаётся как есть.
Автоматический режим экономит руководителю обход начислений, но снимает последнюю проверку. Он уместен, когда мастер вносит работы сам и их проверяют по ходу. Если начисления смотрят в конце месяца — оставьте «Только вручную».
Дата закрытия и признание выручки
Отдельной настройки бухгалтерской даты в заказах нет. Есть две вещи в других местах.
- Право «Ставить дату закрытия вручную». Оно даётся в роли и разрешает поправить дату закрытия в карточке закрытого заказа. Как ставится дата и что с ней при переоткрытии — в статье что происходит при закрытии записи.
- «Признание выручки». Администрирование → Финансы → «Гашение долгов». Поле «Выручка признаётся»: «На бух-дату закрытия» или «На „Готов“». Долг клиента считается с «Готов» в любом случае. При первом варианте выручка, себестоимость и доля агента встают на дату закрытия и сдвигаются, если её поправить. При втором всё встаёт в день готовности. Рядом поле «Налог (НДС) возникает». Обе настройки общие для компании, для отдельной фирмы можно задать исключение. Как гасятся долги — в статье «Гашение долгов».
Валюта заказа
Карточка «Мультивалютные документы».
- «Только базовая валюта» — все заказы в базовой валюте фирмы, выбора валюты в карточке нет.
- «Разрешить валюту документа» — в карточке появляется выбор валюты заказа. В ней вводятся суммы услуг и работ.
Курс на документе не хранится: он берётся на день признания выручки. Разница с курсом оплаты уходит отдельной проводкой «Курсовая разница».
Как сменить валюту у заказа
Выберите другую валюту в карточке заказа. Нужно право «Менять валюту документа». Откроется окно, где нужно выбрать, что делать с ценами:
- «Пересчитать цены по курсу» — суммы в деньгах останутся прежними, изменятся цифры в строках. Нужен курс на сегодня для обеих валют;
- «Оставить цифры как есть» — меняется только валюта документа, суммы станут другими деньгами.
Валюту нельзя сменить, если по заказу уже была оплата: деньги приняты в прежней валюте и разнесены на долг. Готовность и признанная выручка смене не мешают: выручку сторнируют и признают заново в новой валюте, история сохраняется. Окно предупредит и о том, что долги перед аутсорс-мастерами тоже перейдут в новую валюту, а начисления сотрудникам не пересчитываются — их стоит проверить вручную.
Практический вывод: валюту лучше выбирать в начале, а до первой оплаты её ещё можно поправить.
Расчёт с агентом
Карточка «Расчёт с агентом» касается заказов посреднических типов: заказ приносит агент, и часть суммы принадлежит ему. Клиент в обоих режимах платит вам всю сумму.
| Режим расчёта | Как работает |
|---|---|
| «Отложенный расчёт» | Агенту платите отдельно, когда удобно: раз в неделю, по запросу. Неоплаченная доля закрытие заказа не держит — она копится в долге перед агентом |
| «Парный платёж при закрытии» | Заказ закроется, только если выплата агенту на его долю уже сделана. Иначе закрытие остановится с сообщением |
Ниже — «Статья бухучёта для выплаты агенту»: по ней проходят выплаты, чтобы они не смешивались с прочими расходами. Для парного режима она обязательна.
Парный режим не даёт накопить долг перед агентом, но требует денег в момент закрытия. Отложенный удобнее при потоке, но требует регулярных сверок.
Цена нормочаса
Карточка «Цена нормочаса»: «Цена за 1 нормочас» для каждой фирмы, в её валюте. Пустое поле — цена не задана.
Цена работы по норме = норма в часах × цена нормочаса. Её подставляет кнопка «Цена по норме» в справочнике услуг и в строке заказа. Карточку видит тот, кто может менять основные настройки заказов и видит выручку.
Правила статей
Карточка «Правила статей» — часть общего экрана правил статей, отфильтрованная по заказам. Статья подставляется в проводку сама: «Статья по умолчанию» действует на весь раздел, а «Добавить исключение» задаёт другую статью для выбранных типов документов или воронок. Карточки двух видов: признание — доход или расход при проведении документа, и деньги — приход в кассу и возврат. Подробнее — в статье статьи: за что эти деньги.
Частые ошибки
- Акт «Только услуги» при желании видеть выручку по деталям. Цену у списанной позиции в этом режиме не поставить — разложить выручку потом нечем.
- Прибыль от закупки в большой команде. Мастер видит закупочные цены, а его заработок зависит от того, насколько удачно закупились без него.
- Смена валюты после оплаты. Не получится. Ошиблись с валютой — заметьте это до первой оплаты.
- Парный расчёт с агентом без денег в кассе. Заказы зависают незакрытыми не из-за работы, а из-за выплаты.
Что дальше
- Воронки, статусы и типы — процесс заказа и его стадии.
- Что происходит при закрытии — дата, долг и проверка расчётов.
- Настройка карточки — какие поля есть у заказа, вкладка «Склад», быстрые действия.
- Услуги — справочник работ и нормы.
- Как устроен склад — откуда берутся детали, которые списываются в заказ.