Что происходит при закрытии записи

Закрытие записи выглядит как одно действие — сотрудник переводит заказ в финальный статус. На самом деле за этим стоит несколько последствий: проставляется бухгалтерская дата, признаются долг клиента и выручка, запись уходит из рабочих списков, а по настроенным правилам могут сработать зарплатные начисления.

Все эти последствия привязаны не к названию статуса, а к мета-состоянию его группы. Поэтому «Выдан клиенту», «Сделка закрыта» и «Отгружено» ведут себя одинаково, если у их групп одно мета-состояние, — и по-разному, если разное. Как устроены группы статусов и откуда берутся мета-состояния, описано в статье о воронках, статусах и типах.

Как закрыть запись на практике — в том числе с долгом — рассказано в статье «Работа с записью».

Что делает каждое мета-состояние

Так ведут себя семь мета-состояний в заказах, продажах, возвратах продаж и услугах. Эти колонки система решает сама:

Когда долг становится выручкой — на «Готов» или на бух-дату закрытия, — зависит от настройки фирмы, см. ниже. Какие статусы запускают зарплатные начисления, задаётся в правилах начислений.

В таблице три строки выбиваются из интуитивного представления о закрытии, и именно они на практике вызывают вопросы.

«Готов» признаёт долг, но не закрывает запись

Работа сделана, результат готов к выдаче — но клиент ещё не забрал и не расплатился. С точки зрения учёта обязательство клиента уже возникло: услуга оказана. С точки зрения работы заказ живой, он висит в списке и ждёт выдачи.

Поэтому «Готов» — единственное мета-состояние, где долг признан, а даты закрытия нет. Так видна реальная дебиторская задолженность, и не нужно закрывать заказы задним числом ради отчётности.

«Закрыт неуспешно» не убирает долг

Кажется логичным, что провальная сделка обнуляет обязательства. Но неуспешное закрытие — это не отмена: работа могла быть выполнена, деньги потрачены, а клиент просто отказался от результата или ушёл. Долг остаётся, и его придётся либо взыскать, либо списать отдельным решением.

Если обязательства действительно не было — это не «Закрыт неуспешно», а «Отменён».

«Отменён» — закрытие без сделки

Дубль, спам, ошибка оператора, клиент передумал до начала работ. Такая запись должна уйти из рабочих списков и получить дату, чтобы не висеть среди незакрытых. Но считать её ни успехом, ни провалом нельзя — она испортит конверсию воронки и среднюю сумму сделки.

Поэтому «Отменён» ставит дату закрытия, но остаётся вне выигранных и проигранных сделок и не признаёт долг.

Бухгалтерская дата закрытия

У закрытых заказов, продаж, возвратов продаж, услуг и требований есть отдельное поле — «Бух-дата закрытия». Это день, а не момент: каким днём документ считается закрытым. Момент, когда сотрудник нажал кнопку, хранится отдельно и не правится.

По бух-дате документ попадает в период отчётов. Заказ, фактически завершённый 31 числа, но закрытый в системе 2-го, можно вернуть в прошлый месяц, поправив бух-дату.

Как ставится дата

Настраивать здесь нечего: правило одно для всех разделов.

• Документ закрыли статусом — бух-дата равна текущему рабочему дню на момент закрытия.
• Документ создали сразу в закрытом статусе — бух-дата равна дате документа.
• Документ вернули в работу — бух-дата очищается. При новом закрытии она поставится заново.

Правка даты вручную

Бух-дату правят в карточке документа: поле «Бух-дата закрытия», кнопка с карандашом. Кнопка есть только у сотрудника с правом «Ставить дату закрытия вручную». Оно не выдаётся вместе с обычным доступом к разделу.

Ограничения:

• дата есть только у закрытого документа — «Закрыт успешно», «Закрыт неуспешно» или «Отменён»;
• не раньше дня создания документа;
• не раньше дня, когда признан долг клиента;
• не в будущем.

Причину можно написать в поле «Причина изменения (опционально)» — она необязательна. Каждое изменение попадает в историю записи: «Изменена бух-дата закрытия», с прежним значением и автором.

Если выручка признаётся на бух-дату закрытия, правка переносит на новую дату выручку, себестоимость и долю агента — и отчёты сдвигаются за ней. Долг клиента, зарплата и работы аутсорса остаются на своих датах.

Признание выручки

Настройка — Администрирование → Финансы → Гашение долгов, блок «Признание выручки». Настройка компании действует на всех фирмах, где не задано своё. Весь экран описан в статье «Гашение долгов».

Долг клиента считается с «Готов» при любом варианте.

Переоткрытие

Заказ возвращают в работу, когда клиент пришёл с претензией, обнаружился недочёт или сделка неожиданно продолжилась. Закрытый заказ, продажу, возврат или услугу («Закрыт успешно» или «Закрыт неуспешно») вернуть в работу может только сотрудник с правом «Возвращать закрытые в работу». Право проверяется и при смене статуса, и при смене воронки, и при массовой смене.

Без права система откажет: «Заказ закрыт: вернуть его в работу… может только сотрудник с правом «Возвращать закрытые в работу»».

При возврате в работу:

• бух-дата очищается;
• при возврате в «Новый» или «Открыт» сторнируются долг клиента, выручка и себестоимость;
• при возврате из закрытого в «Готов» долг остаётся — он признан и на «Готов». Сторнируется только то, что встало на бух-дату закрытия: выручка, себестоимость и доля агента, если фирма признаёт выручку на дату закрытия;
• зарплатные начисления сторнируются, если в правиле начисления включено «Отменять расчёт, если документ снова открыт» (включено по умолчанию).

Если переоткрытие означает новую продажу, честнее завести отдельную запись, а не тянуть старую.

Долг и выручка

Признание долга — не пометка в карточке, а запись в учёте. Как только запись попадает в «Готов», «Закрыт успешно» или «Закрыт неуспешно», долг клиента становится видимым в дебиторской задолженности.

Возврат записи в работу не удаляет эту запись, а создаёт встречную, которая её гасит. В истории остаётся и признание, и его отмена, с датами и авторами. Это общий принцип системы — скрываем, а не удаляем: любая цифра, однажды попавшая в отчёт, должна оставаться объяснимой.

По той же причине не стоит гонять запись между «Готов» и рабочим статусом ради удобства: каждый прогон оставляет пару записей в учёте. На итоговые суммы это не влияет, но историю делает шумной.

Проверка расчётов при закрытии

Когда заказ, продажу или услугу переводят в «Закрыт успешно» или «Закрыт неуспешно», система сверяет остаток долга по документу. Проверка одна для карточки, списка, доски и массовой смены статуса.

Недоплата: право «Закрывать с долгом»

• Права нет — закрыть нельзя: «Заказ: не закрыта сумма … Примите полную оплату или обратитесь к руководителю».
• Право есть — система всё равно спрашивает. Окно «Заказ оплачен не полностью»: «Закрыть с долгом …? Долг останется на клиенте». Кнопки «Закрыть в долг» и «Отмена».

Так одна система обслуживает два способа работы. В рознице права нет: пока клиент не рассчитался, закрыть нельзя. В опте и у руководства право есть: отгрузка с отсрочкой закрывается, а долг остаётся в дебиторской задолженности.

Переплата: только явное согласие

Отдельного права на переплату нет. Если оплачено больше, чем стоят услуги и товары, появляется окно «Оплачено больше, чем стоит заказ». В нём сумма переплаты и куда уйдут лишние деньги:

• останутся на балансе клиента как предоплата — на следующий заказ или покупку;
• или сразу пойдут в оплату других неоплаченных документов клиента — если так настроено гашение долгов фирмы.

Закрыть можно кнопкой «Закрыть заказ». Если сумма неверная — «Отмена», поправьте услуги, товары или оплату и закройте снова.

Согласие с долгом или переплатой записывается в ленту документа: «Закрыто с долгом … — подтвердил сотрудник» или «Закрыто с переплатой … — подтвердил сотрудник».

Документ без клиента

Если у документа не указан клиент, закрыть его можно только при точном расчёте. Ни право «Закрывать с долгом», ни согласие с переплатой не помогут: долг или переплату не на кого записать. Примите полную оплату, верните лишние деньги или укажите клиента.

При массовом закрытии

Документы с долгом или переплатой при массовой смене статуса пропускаются с пометкой «Пропущено при массовом закрытии». Закройте их по одному и подтвердите в окне.

Закрытие в убыток

Если документ закрывается с отрицательной прибылью, нужны права:

• «Закрывать ниже себестоимости» — прибыль по расчётной цене меньше нуля;
• «Закрывать ниже реальной закупки» — прибыль по реальной цене закупки меньше нуля. Это право шире: оно разрешает и закрытие ниже себестоимости.

Без права система откажет и покажет прибыль, с которой документ закрывается.

Другие проверки

• Выплата агенту. Если заказ пришёл от агента и в настройках заказов включён «Парный платёж при закрытии», закрыть заказ можно только после выплаты агенту. Право «Закрывать с долгом» эту проверку не снимает: она про обязательство перед агентом, а не перед клиентом.
• Работы в услуге. Услугу нельзя закрыть, пока внутри не утверждены работы.

Отмена вместо закрытия

Проверка расчётов не срабатывает на «Отменён». Заказ, по которому расчёт заведомо не сойдётся — работу не выполнили, клиент исчез, сумма была ошибочной, — отменяется, а не закрывается. При отмене действуют свои проверки:

• если в заказ или продажу выдан товар, отменить нельзя, пока товар не вернули на склад;
• если есть оплаты, система предупредит: они будут отвязаны от документа и останутся на балансе контрагента;
• продажу, по которой проведены возвраты, отменить нельзя.

Пока документ в работе, долг допустим всегда — проверка срабатывает только в момент закрытия. Принимать оплату частями по ходу работы никто не мешает.

Удаление

«Удалён» — тоже мета-состояние, а не физическое удаление. Запись пропадает из рабочих списков и отчётов, но остаётся в базе со всей историей и связями.

У удалённого заказа могли быть списанные запчасти, принятые платежи и начисленная зарплата. Физическое удаление оставило бы эти следы без объяснения. Поэтому при удалении действуют те же проверки товара и оплат, что и при отмене. Зарплатные начисления сторнируются, если в правиле включено «Отменять расчёт, если документ удалён» (включено по умолчанию).

Частые ошибки при настройке

• Один финальный статус на все исходы. «Закрыт» без разделения на успех, провал и отмену экономит пару минут при настройке и лишает вас конверсии: посчитать долю выигранных сделок будет не из чего.
• Отмена как «Закрыт неуспешно». Дубли и спам, помеченные провалом, съедают конверсию и оставляют долг клиента. Для них есть «Отменён».
• «Готов» с мета-состоянием закрытой группы. Тогда запись исчезнет из рабочих списков, ещё не будучи выданной, и про неё забудут. «Готов» — рабочее состояние.
• Право «Возвращать закрытые в работу» всем. Каждый возврат сторнирует выручку и начисления, а возврат в «Новый» или «Открыт» — ещё и долг. Давайте его тем, кто отвечает за учёт.

Что дальше

• Воронки, статусы и типы — откуда берутся мета-состояния и как настраиваются группы статусов.
• Уровни прав — как выдать право на правку бух-даты, закрытие в долг и возврат в работу, не открывая лишнего.
• Правила начислений — какие из них срабатывают в момент закрытия и когда сторнируются.
• Отчёты: где какие цифры — где увидеть выручку и долги.