«Настройка карточки» решает, какие поля и блоки есть у записей раздела: заголовок, ответственный, крайний срок, устройства, второй клиент, гарантия и так далее. Это не права и не процесс — только состав карточки.
Форма одна и та же во всех разделах: заказы, обращения, задачи, продажи, услуги, потребности (лист закупок) и проекты. В каждом разделе показываются только те строки, которые к нему применимы. Почему разделы различаются — в статье чем разделы отличаются.
Где найти
- Заказы: Администрирование → Заказы → «Настройка карточки».
- Продажи и услуги: вкладка «Основные настройки» раздела.
- Обращения, задачи и проекты: вкладка «Общие настройки» раздела.
- Потребности: Администрирование → Склад → «Лист закупок».
На странице раздела настройки собраны в три группы: «Что видно в карточке» (сама настройка карточки и доп. поля), «Быстрые действия и значки» (кнопки «Создать на основе» и «Значки связей у номера») и «Роли и связи» («Роли исполнителей»). Блок виден, если у вас есть право его менять. Изменения вступают в силу после кнопки «Сохранить».
Три вида переключателей
У одних полей два положения, у других три, потому что «поле есть» и «поле обязательно» — разные вещи.
| Вид | Положения | Где |
|---|---|---|
| Текстовое поле | Скрыто — поля нет; Опционально — есть, можно не заполнять; Обязательно — без него запись не сохранить | Заголовок, комментарий |
| Блок из нескольких значений | Скрыто — блока нет; Открыто — есть, можно не заполнять; Обязательно — нужно хотя бы одно значение | Устройства, источник трафика |
| Переключатель | Включено / Выключено | Остальные поля |
Если блок сделать обязательным, старые записи, где он пуст, правятся как обычно. Отказ будет только при попытке очистить уже заполненный блок.
Ответственный сотрудник
Вторая именная ячейка рядом с основным сотрудником. Три положения:
| Положение | Что происходит |
|---|---|
| Отключён | Поля «Ответственный» нет |
| Вручную | Поле есть, ответственного выбирают руками |
| Подставлять основного | При создании ответственным становится основной сотрудник, если другой не указан явно |
Ответственный может получать начисления по правилам зарплаты. Сотрудник, которому открыты только записи с его участием, видит и записи, где он ответственный.
Привязка к филиалу / фирме
От этой настройки зависят учёт и то, кто увидит запись. Выбор есть только у обращений и задач:
| Вариант | Что требуется |
|---|---|
| Не обязательно | Филиал можно не указывать |
| Группа (фирма) обязательна | Нужно выбрать фирму, филиал по желанию. При выборе филиала фирма подставляется сама |
| Филиал обязателен | Нужно выбрать филиал, фирма подставляется по нему |
У заказов, продаж, услуг и потребностей филиал обязателен всегда, поэтому строки в их настройке нет: без филиала не понять, чья это выручка и чей склад. У проектов этой строки тоже нет.
Филиал влияет на доступ: запись с филиалом видят те, кому открыт этот филиал. Это стоит помнить, прежде чем требовать филиал у задач.
Клиенты раздела
| Вариант | Когда |
|---|---|
| Без клиентов | Раздел не работает с клиентами. У обращений этого варианта нет: клиент там нужен всегда |
| Один клиент | Обычный случай |
| Два клиента всегда | В каждой записи владелец и заказчик |
| Два по условию | Заказчик появляется только в записях тех воронок, где отмечен флажок «Второй клиент» (в настройках воронки) |
Два клиента нужны, когда работу приносит один, а платит другой: техника принадлежит владельцу, а привёз её и рассчитывается партнёр. «Два по условию» удобнее: в обычных записях второе поле не мешает, а в воронке для партнёров появляется само. Как включить флажок у воронки — в статье воронки, статусы и типы.
Отдельный переключатель «Клиент обязателен при создании». Выключен — запись можно создать без клиента, в учёте она ляжет на системного клиента. Так удобно для розничной продажи без оформления покупателя.
Кто выполняет
- «Исполнители (конкретные сотрудники)» — сотрудники, которые выполняют работу по записи.
- «Отделы (пулы сотрудников по компетенции)» — назначение на отдел; подробнее в статье про отделы.
- «Работы сотрудников и аутсорса» — есть у заказов и услуг. Это привязка к записи работ своих сотрудников и сторонних исполнителей: расход по документу и основание для начислений.
Переключатели независимы, их можно включать в любом сочетании. Дополнительные роли сотрудников и контрагентов в записи настраиваются рядом, в блоке «Роли исполнителей».
Остальные поля и блоки
| Строка | Что даёт |
|---|---|
| Филиал места нахождения (текущая локация) | Где запись физически находится сейчас. Не путать с филиалом-владельцем: это нужно, когда техника ездит между точками |
| Крайний срок (дедлайн) | Дата, к которой работа должна быть готова. Не путать с нормативом времени на статусе |
| Дата документа (можно менять) | Дата ставится при создании. Включение разрешает менять её в карточке. Правка задним числом переносит документ в другой период |
| Источник трафика | Откуда пришёл клиент. При привязке обращения его источники подтягиваются сюда |
| Устройства | Блок техники в карточке, см. устройства |
| Вкладка «Склад» в карточке | Остатки по устройствам записи, поиск товара и «+ Потребность» (строка листа закупок); в заказе — ещё и списание со склада в документ. В заказах и обращениях включена сразу, в задачах, продажах, услугах и проектах её включают этой строкой |
| Зона услуг во вкладке «Работа» | Строки услуг: название, цена, количество, исполнитель. Есть у заказов и услуг |
| Триггер «Гарантийный» в шапке | Переключатель «да / нет» у самой записи — для тех, кто ведёт гарантию отдельным процессом. В гарантийной воронке ставится сам и не снимается |
| Гарантия на товар | Срок гарантии в строке товара: «Даём гарантию» или «Не даём». Есть у заказов и продаж |
| Гарантия на работу | Срок гарантии в строке услуги, отдельно от товара. Есть у заказов и услуг |
Поле приоритета здесь не настраивается: оно появляется само, когда у воронки раздела заданы «Приоритеты».
Связи с первого экрана
Последний блок — флажки с разделами: какие документы клиента предлагать для связи прямо в карточке. Ничего не отмечено — блока связей нет. Порядок отмеченных — это порядок вкладок в блоке. У заказов по умолчанию отмечены обращения, у проектов — почти всё. Документ, которого сотрудник не видит, можно прицепить только по точному номеру и только с правом связывать скрытое.
Что есть в каком разделе
Строки, которых нет в таблице ниже, есть у всех разделов: заголовок, комментарий, ответственный, исполнители, отделы, текущая локация, крайний срок, клиенты, «Клиент обязателен при создании», связи с первого экрана.
| Строка | Заказы | Обращения | Задачи | Продажи | Услуги | Потребности | Проекты |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Привязка к филиалу / фирме | — | да | да | — | — | — | — |
| Устройства, источник трафика, дата документа, триггер «Гарантийный» | да | да | да | да | да | — | да |
| Вкладка «Склад» | да | да | да | да | да | — | да |
| Зона услуг, работы сотрудников и аутсорса | да | — | — | — | да | — | — |
| Гарантия на товар | да | — | — | да | — | — | — |
| Гарантия на работу | да | — | — | — | да | — | — |
Многое по умолчанию выключено: например, устройства у задач, продаж и услуг. Выключено — не значит «нельзя»: включите, если нужно.
Частые ошибки
- Делать обязательным всё подряд. Каждое обязательное поле останавливает сотрудника. Если его нечем заполнить, туда впишут прочерк.
- Требовать филиал у задач «для порядка». Филиал влияет на доступ, и задачи без нужного филиала перестанут быть видны части сотрудников.
- Держать включённым то, чем не пользуетесь. Пустые блоки приучают пролистывать карточку не глядя.
- Ждать, что настройка изменит старые записи. Она меняет карточку, а не данные: выключенное поле перестаёт показываться, а значения в старых записях остаются.
Что дальше
- Чем разделы отличаются — почему набор строк разный.
- Дополнительные поля — как добавить своё поле, которого нет в списке.
- Воронки, статусы и типы — приоритеты и флажок «Второй клиент».
- Отделы — что даёт назначение на отдел.