Зарплата в ЦРМ складывается из двух источников. Часть записей заводят руками: оклад, разовую премию, штраф, оплату за отдельную работу. Часть создаётся автоматически по правилам: ЦРМ сама добавляет начисление, когда наступает нужный момент. Ручной ввод — полноценный способ, а не запасной. Правила снимают повторяющееся: процент менеджеру с каждого заказа, оплату мастеру за работу, оплату смены, премию за выполненный план.
Эта статья — про правила. Правило отвечает на вопросы: когда начислять, в каких разделах, кому, сколько и в какой фонд. Остальное в настройке — уточнения к ним.
Где настраиваются правила
Правила открываются двумя путями, страница одна и та же:
- «Расчёт ЗП» → «Правила расчёта ЗП»;
- «Администрирование» → «Сотрудники» → «Зарплата».
Сверху списка — кнопки «Создать», «Политика» и «Фонды». Правил может быть сколько угодно: у одного филиала свой процент, у мастеров одна схема, у продавцов другая.
Быстрый старт: «По образцу» и «Копировать»
- «По образцу» — есть у нового правила. Выберите образец, и поля заполнятся. Ставка в формуле — только пример, поменяйте её на свою. Фонд и сотрудников выберите сами.
- «Копировать» — есть у сохранённого правила. Открывается новое правило со всеми полями оригинала: разделы, «Когда», получатель, фонд, сотрудники с точками, формула и условия. К названию добавляется «(копия)». Оригинал не меняется. Удобно, когда нужно то же правило с другим процентом для другого филиала.
У сохранённого правила внизу карточки видна история: кто его создал, менял, выключал и включал.
Когда: момент начисления
«Когда начислить» — первый шаг карточки. От него зависит, какие разделы и получатели будут доступны дальше.
Для заказов, продаж, услуг, задач, обращений и потребностей
| Момент | Когда срабатывает | Пример |
|---|---|---|
| «При создании» | Как только запись создана | Процент продавцу за продажу |
| «Когда готов» | Запись дошла до статуса группы «Готов» | Оплата мастеру, не дожидаясь, пока клиент заберёт заказ |
| «Успешное закрытие» | Запись закрылась успешно | Премия за состоявшуюся сделку |
| «Неуспешное закрытие» | Запись закрылась неуспешно | Компенсация потраченного времени |
| «Любое закрытие» | Любое закрытие, успешное или нет | Важен сам факт завершения |
| «При переходе в статус…» | Запись перешла в один из выбранных статусов | Оплата за выезд на статусе «Выехал к клиенту» |
| «Как только работу внесли с исполнителем» | В заказ или услугу добавили работу с исполнителем или назначили исполнителя. Закрытия ждать не нужно | Мастер видит оплату за работу сразу |
При «Как только работу внесли с исполнителем» правка нормы, количества или исполнителя пересчитывает начисление по этой строке. Сняли исполнителя — начисление отменяется.
Для смен и записей времени
| Момент | Раздел | Когда срабатывает |
|---|---|---|
| «Смена закрыта» | «Смена» | Сотрудник отметил уход, или смену закрыли за него. Правка отметок пересчитывает сумму |
| «Закрыт месяц табеля» | «Смена», «Записи по дням» | Руководитель закрыл месяц в табеле часов. Разблокировали и закрыли снова — пересчёт |
| «День по графику прошёл» | «Смена», «Записи по дням» | Смена без отметок — плановая рабочая смена, день прошёл, неявки нет. Смена с отметками — только если отработана. Для записей по дням — на следующий день по записям прошедшего |
| «Записи дня сохранены» | «Записи по дням» | Сразу при каждой записи времени без смены: внесли, остановили таймер, поправили, удалили — сумма дня пересчитывается |
Если часы у вас не утверждаются руководителем, карточка предупредит: правило платит по словам сотрудника. Включить утверждение можно в «Настройках смен» → «Часы ждут утверждения руководителя».
«По итогам месяца»
Это правило считает не по одной записи, а по показателю сотрудника за месяц: план, ступени, коэффициент к начисленному. Разделов и получателя у него нет — только список сотрудников. Каждая фирма считается по своему договору с сотрудником. Подробно — в разделе «По итогам месяца» ниже.
По одной записи могут сработать несколько правил в разные моменты: продавец получит своё при создании, мастер — на «Готов», премия — при успешном закрытии. Это нормально.
В каких разделах
Второй шаг — разделы, в которых правило работает:
- Заказ, Продажа, Услуга — разделы с деньгами. В формуле доступны показатели документа: выручка, прибыль, норма прибыли.
- Задача, Обращение, «Потребность» — без денежных показателей. Формула здесь — фиксированная сумма. «Потребность» — строка листа закупок, премия за закупки начисляется за её закрытие.
- «Смена» и «Записи по дням» — учёт времени. Работают только с моментами из таблицы для смен.
В одном правиле можно выбрать несколько разделов одного вида: заказ, продажу и услугу — или задачу, обращение и потребность. Смешивать виды нельзя. Для «При переходе в статус…» раздел только один: статусы есть только у воронки своего раздела. «Смена» и «Записи по дням» тоже выбираются по одному.
Кому: получатель
Получатель — не конкретный человек, а роль в записи. Кто именно получит деньги, ЦРМ решает в момент срабатывания: смотрит, кто в этой записи занимает выбранную роль. В списке видны только получатели, которые есть во всех выбранных разделах.
«На весь документ» — одно начисление на запись
- «Основной сотрудник» — у заказа и обращения — менеджер, у продажи и услуги — тот, кто их оформил, у задачи и потребности — ответственный. У смены и записей по дням других получателей нет: деньги получает сотрудник смены.
- «Ответственный сотрудник» — вторая именная ячейка карточки (о ней ниже).
- «Создатель» — тот, кто завёл запись.
- «Инициатор события» — сотрудник, чьё действие вызвало срабатывание.
- «Управляющий филиала» и «Управляющий группой (фирмой)» — руководитель точки записи или её фирмы. Одно правило покрывает всю сеть: в каждом филиале начисление уйдёт своему управляющему. Если у записи нет филиала или управляющий не назначен, начисления не будет. Это не ошибка.
- «Мастер(а) заказа» — только у заказа. Начисление получит каждый мастер заказа.
«По роли»
Роли исполнителей — «Курьер», «Приёмщик» и любые другие, которые вы заведёте в настройках компании. Состав роли живой: добавили сотрудника в роль записи — следующее срабатывание его подхватит. Если роль показана общей ролью исполнителей и в ней несколько человек, начисление получит каждый. Если роль — отдельная ячейка, человек один и начисление одно.
«По каждой услуге» — начисление на каждую строку работ
- «Сотрудник услуги» — исполнитель строки работ;
- «Создатель услуги» — тот, кто добавил строку.
Эти получатели есть у заказа и услуги. Каждая строка считается отдельно, и каждый получает за свою работу.
Откуда берутся именные ячейки
«Ответственный сотрудник» и роли-ячейки — это именные ячейки в карточке записи. Прежде чем настраивать правило на такого получателя, ячейка должна быть включена в настройках раздела. У ответственного три режима:
| Режим | Что происходит |
|---|---|
| «Отключён» | Поля в карточке нет. Правило на ответственного не сработает |
| «Вручную» | Ответственного выбирают руками. Пока не выбрали — начисления нет |
| «Подставлять основного» | При создании ответственным становится основной сотрудник, если не указан другой. Потом его можно сменить |
У роли исполнителей режим показа тоже выбирается: отдельная ячейка, «Ячейка + автоподстановка» или «Общая роль исполнителей».
«Сотрудники и их точки» — главная ловушка
У правила есть список сотрудников. Начисление возникнет, только если человек, занявший роль в записи, есть в этом списке. У каждого сотрудника можно выбрать свои точки: тогда правило сработает только по записям этих филиалов. Не выбрано ни одной точки — везде.
Пустой список означает «правило в покое», а не «правило для всех». Это самая частая причина вопроса «почему ничего не начислилось».
Список сотрудников не применяется к получателям, у которых состав задаёт сама запись: роли, «Управляющий филиала», «Управляющий группой (фирмой)», «Сотрудник услуги» и «Создатель услуги». У них точки выбираются на самом правиле, в поле филиалов.
Как записывается
Режим записи решает, что сотрудник увидит сразу после срабатывания.
| Режим | Что видит сотрудник | Когда выбирать |
|---|---|---|
| «Итоговая» | Сумма сразу утверждена и видна как окончательная | Расчёт полностью описан формулой |
| «Предварительная» | Сумма видна как черновик, руководитель подтверждает её в начислениях | Формула даёт ориентир, решает руководитель |
| «Скрытая» | Сумма посчитана, но сотрудник увидит её только после подтверждения | Премии, на которые не стоит рассчитывать заранее |
Скрытые черновики видят только те, кому доступна чужая зарплата. В остаток сотрудника они не входят, пока их не утвердили.
Разница между предварительной и скрытой — в ожиданиях. Предварительная сумма уже создаёт ожидание: если руководитель её урежет, это выглядит как отнятое. Скрытая такого эффекта не даёт.
Где применяется: филиалы и типы
- Филиалы — правило работает только в выбранных точках. Если не выбран ни один — во всех. Поле видно у получателей без списка сотрудников, у остальных точки задаются у каждого сотрудника.
- «Типы» — правило работает только для выбранных типов записей. Типы ограничивают только свой раздел. Раздел, в котором не выбран ни один тип, — на все свои типы.
Здесь же галочки «Отменять расчёт, если документ удалён», «Отменять расчёт, если документ снова открыт» и «Активно».
Сколько: формула
Формула собирается в поле «Формула расчёта». Показатели записи добавляются кнопкой «+» («Вставить тег») из списка, где рядом с каждым написано, что он означает. Между показателями — обычная арифметика: плюс, минус, умножение, деление, скобки.
Процент менеджеру с прибыли сверх нормы выглядит так:
( Прибыль − Норма прибыли ) × 10 / 100
Менеджер получает 10% не с оборота и не со всей прибыли, а только с части, которая превысила норматив.
В списке есть несколько видов прибыли. «Прибыль — база начислений (рекомендуется)» считает запчасти по цене, которую компания назначила базой (в «Политике» → «База прибыли для расчёта ЗП (запчасти)»). Так заработок не скачет вслед за поставками и не раскрывает закупочные цены. «Реальная прибыль (по фактической закупке)» — по фактической закупке. Единицы с зафиксированной закупочной ценой считаются по факту.
У задач, обращений и потребностей показателей нет: формула — фиксированная сумма. Для строк работ доступны показатели строки: цена, выручка строки, нормочасы.
Если в формуле есть норма прибыли и выбран заказ, появляется галочка «Применять норму прибыли для гарантийных заказов». По гарантии прибыли обычно нет, и без этой галочки норма не вычитается.
Знак результата значения не имеет. Если формула дала минус, например прибыль оказалась ниже нормы, начисление запишется с минусом так же, как плюсовое.
Каждое начисление хранит расшифровку расчёта: какая формула применилась и какие числа подставились. Вопрос «почему у меня такая сумма» решается открытием записи.
Условия применения
Кнопка «Добавить условия» открывает блок «Условия применения». Условие — сравнение: слева показатель, посередине знак (больше, больше или равно, меньше, меньше или равно, равно, не равно), справа число. Кнопка «Усложнить» позволяет сравнивать показатели между собой. У условий три режима:
| Режим | Что делает |
|---|---|
| «Логическое И» | Правило срабатывает, только если выполнены все условия. Иначе начисления нет |
| «Логическое ИЛИ» | Достаточно любого из условий. Иначе начисления нет |
| «Переопределить формулу» | Правило срабатывает всегда. У каждого условия своя «Формула при срабатывании». Условия проверяются сверху вниз, применяется первая подошедшая. Не подошло ни одно — считает основная формула |
Первые два режима — это порог: «начисляем, только если». Третий — шкала: «до тысячи — 5%, свыше тысячи — 10%» настраивается одним правилом.
В режиме «Переопределить формулу» порядок важен. Широкое условие сверху («прибыль больше нуля») перехватит все записи. Ставьте узкие условия выше широких, порядок меняется кнопками «Поднять выше» и «Опустить ниже».
«По итогам месяца»: план, ступени, коэффициент
Так настраиваются премии за месяц: за выполнение плана, за число смен, за ручной показатель вроде числа звонков. Вместо разделов и получателя у правила шаг «Показатель за месяц»:
- «Показатель» — из списка. Пункт «Ручной показатель…» — значение, которое вы вносите сами по каждому сотруднику и фирме. Для него задают «Код ручного показателя» латиницей, например calls. Не внесли значение — строки нет.
- «Чьи смены считать» — для показателей смен и графика: «Смены любой роли» или «Только смены роли правила (фонд правила)».
- «Коэффициент к начисленному за месяц» — формула даёт коэффициент K, доплата равна (K − 1) × начислено за месяц.
- «Не меньше» и «Не больше» — пол и потолок суммы.
- «Ступени выполнения плана» — от и до в процентах выполнения плана. Ставку сработавшей ступени формула берёт тегом.
Для показателей смен, графика и записей времени точки у сотрудника означают: считаются только его смены и записи в этой точке.
Блок «Месяц»
У сохранённого правила есть блок «Месяц». В нём вносят «План» и ручные значения — по каждой фирме отдельно, — и нажимают «Сохранить данные». Кнопка «План как в прошлом месяце» переносит план. «Посчитать» показывает живой расчёт и начисления не меняет. «Провести месяц» записывает суммы в начисления. Если после проведения что-то изменилось задним числом, появится «Перепровести»: утверждённые строки получат корректировку.
В списке правил у такого правила видно состояние месяца: «Не проведён», «Изменения задним числом» или «Табель не закрыт — суммы могут измениться». Пока месяц не проведён, сотрудник видит в «Моей ЗП» сумму сейчас, выполнение плана и прогноз к концу месяца.
В какой фонд
Поле «Зарплатный фонд» обязательно у каждого правила. Фонд — категория начисления: «Мастер», «Курьер», «Оклад», «Премии», «Штрафы» и другие. По фондам начисления раскладываются в «Расчёте ЗП», и видно, из чего сложилась зарплата.
Кнопка «Фонды»
В окне фондов можно «Добавить фонд», переименовать его, поменять порядок перетаскиванием, отправить в архив и вернуть из архива. Архивный фонд пропадает из списков выбора.
Галочка «Удержание» делает фонд вычетом — так устроены «Штрафы». В таком фонде сумму вводят плюсом: плюс — удержание, минус — его возврат. Сотрудник получает на эту сумму меньше. В обычном фонде плюс — начисление, минус — уменьшение.
Кнопка «Политика»
«Политика начислений» — общие настройки для всех правил:
- «Авто-утверждение при закрытии заказа». «Автоматически утверждать при закрытии» — ручные черновики по заказу становятся утверждёнными, когда заказ закрывается. При переоткрытии снимаются только утверждения системы, ручные остаются. «Только вручную» — черновики ждут кнопки «Утвердить».
- «Премия-коэффициент за период». «Одной строкой доплаты» — одна строка на сотрудника, например «KPI за месяц: +200». «Разносом по документам» — доплата добавляется к каждому начислению-основанию и видна в его заказе или продаже.
- «Проведение правил «по итогам месяца» в начисления». «Вручную» — месяц попадает в начисления только по кнопке «Провести». «Автоматически в выбранный день» — прошлый месяц проводится в указанное число следующего. «Автоматически, с повтором» — при изменениях задним числом месяц перепроводится сам до проведения следующего. Для отдельного правила можно «Добавить исключение» со своим режимом и днём.
- «База прибыли для расчёта ЗП (запчасти)» — цена, по которой запчасти идут в «Прибыль — база начислений». Без выбора — «Закупка (реальная себестоимость)».
Что происходит при переоткрытии и удалении
Начисление может перестать быть заслуженным: запись переоткрыли или удалили. За это отвечают две галочки правила: «Отменять расчёт, если документ снова открыт» и «Отменять расчёт, если документ удалён». По умолчанию включены обе. Начисление за выезд переоткрытие отменять не должно: мастер съездил. Премию за закрытую сделку — должно.
- Черновик при отмене просто удаляется. Повторное закрытие создаст новый черновик.
- Утверждённое начисление остаётся в истории, а рядом появляется отменяющая запись в текущем месяце. Повторное закрытие сумму не удваивает.
Пересчёт после правки записи
Начисление «При создании» не застывает. Оно пересчитывается, когда сотрудник:
- правит строки товаров или работ в записи;
- меняет менеджера, ответственного или участников — в карточке или быстрым назначением из списка, в том числе у закрытой записи.
Если сумма не изменилась, ничего не происходит. Если изменилась, черновик правится, а к утверждённому начислению добавляется корректировка. Новый получатель получает своё начисление, у ушедшего оно уменьшается до нуля, и это видно в истории. У закрытой записи при смене участников пересчитываются и начисления закрытия.
Утверждение
Начисление бывает черновиком или утверждённым. Черновик пересчёты меняют свободно. Утверждённая сумма — обязательство перед сотрудником: задним числом она не переписывается, разница оформляется корректировкой. Поэтому пересчёт закрытого заказа не может тихо уменьшить уже утверждённую сумму. Как утверждать — в статье «Начисления и выплаты».
Частые ошибки
- Правило без сотрудников. Пустой список — правило в покое, а не для всех. Проверяйте его первым.
- Момент «при закрытии» для всех. Мастер, которому платят только после выдачи заказа, зависит от чужой расторопности. Для работы удобнее «Когда готов» или «Как только работу внесли с исполнителем».
- Процент с оборота вместо прибыли. Растит выручку, а не заработок: продать в убыток становится выгодно.
- Дублирующие правила. Два правила на одну роль и один момент дадут два начисления. Старое правило выключите галочкой «Активно».
- Штраф минусом в фонде «Штрафы». В фонде-удержании минус означает возврат штрафа. Штраф вводят плюсом.
- Правило «По итогам месяца» не проведено. Пока месяц не проведён вручную или по «Политике», суммы нет в начислениях.
Что дальше
- Начисления и выплаты — где начисления копятся, как утверждаются и выплачиваются.
- Норма прибыли — планка, которая вычитается из прибыли в формуле.
- Воронки, статусы и типы — откуда берутся статусы и типы для моментов и ограничений.
- Что происходит при закрытии записи — что ещё меняется, когда срабатывает большинство правил.