«Лист закупок» — список того, что нужно купить: какая деталь, сколько, для кого и куда. Каждая строка листа — потребность, то есть просьба купить. Сама покупка — это закупка: документ с поставщиком, ценами и долгом. Закупку можно собрать прямо из строк листа, и при оприходовании она сама закроет строки, которые купила.
Лист открывается в Склад → «Лист закупок». Настройки — в Администрирование → Склад → «Лист закупок».
Откуда берутся строки
| Откуда | Как | «Кто просил» по умолчанию |
|---|---|---|
| Заказ | Карточка заказа → вкладка «Склад» → «+ Потребность» | Ответственный заказа, если его нет — менеджер, иначе вы сами |
| Обращение | Карточка обращения → вкладка «Склад» → «+ Потребность» | Менеджер обращения, если его нет — вы сами |
| Задача, продажа, услуга, проект | Вкладка «Склад» → «+ Потребность», если вкладка включена в настройке карточки | Тот, кто ставит потребность |
| Быстрый ввод | Строка ввода над листом | Тот, кого вы выбрали в прошлый раз, иначе вы сами |
| Окно потребности | Кнопка «Новая потребность» | Тот, кого вы выбрали в прошлый раз, иначе вы сами |
Из заказа и обращения
Мастер видит, что детали нет, и ставит потребность прямо из карточки. Филиал назначения подставится из заказа или обращения. Строка будет связана с этим документом: в окне потребности видно «Связана с» и ссылку на заказ. А во вкладке «Склад» у товара, который уже просили, стоит отметка «в N потребностях».
Если у записи нет устройств, во вкладке остаётся только кнопка «+ Потребность». Нет самой вкладки — её выключили в настройке карточки раздела (см. Настройка карточки).
Быстрый ввод
Над листом — строка ввода: «Деталь», «Количество», «Цена за единицу» с валютой, «Кто просил», «Куда», «Поставщик», «Комментарий» и кнопка «Добавить».
- Деталь можно вписать текстом или выбрать товар из подсказки каталога — тогда рядом с подписью появится «из каталога».
- Enter сохраняет строку. «Деталь», «Цена» и «Комментарий» очищаются, количество снова 1, курсор возвращается в «Деталь».
- «Кто просил», «Куда», «Поставщик» и валюта запоминаются от прошлой строки. Десять деталей для одного мастера вписываются подряд, без повторного выбора.
- «Куда» — филиал, для которого деталь. Без него строка не сохранится.
- Цена не обязательна. Если её указать, она подставится в закупку. Валюта по умолчанию — базовая валюта фирмы этого филиала.
- «Комментарий» — свободный текст: куда везти, расходка, склад.
- Ошибка показывается под строкой ввода, введённое не пропадает.
Поле «Срок» появляется в строке, если его включили в настройке карточки листа. По умолчанию в нём сегодняшняя дата, и после «Добавить» она не сбрасывается — удобно вписывать всё «на завтра» подряд.
Окно потребности
«Новая потребность» открывает полное окно. Там есть «Филиал назначения», «Воронка» и «Статус». Редкие поля спрятаны под «Ещё»: «Приоритет», «Тип закрытия», «Склад-источник», а также «Срок» и клиент, если их включили в настройке карточки. Кнопка «Сохранить и ещё» сохраняет строку и сразу открывает следующую с тем же «Кто просил», филиалом и поставщиком.
«Кто просил»
«Кто просил» — сотрудник, для которого деталь. Это не обязательно автор строки: закупщик может вписать деталь за мастера, и в «Кто просил» будет мастер.
Если деталь нужна не человеку, а на склад, выберите в этом поле «Склад».
Работа в листе
Лист показывается списком, канбаном или таблицей — переключатель «Список», «Канбан», «Таблица». В канбане колонки — статусы, строку можно перетащить в другой статус.
Лист можно отсортировать, например, по филиалу, потом по «Кто просил». Строки на один день находит фильтр «+ Условие» → «Крайний срок» — условие есть, если поле «Срок» включено в настройке карточки листа.
Правка прямо в строке
Поставщика, цену и «Кто просил» можно поменять прямо в плитке, строке списка или таблице, не открывая окно. Остальные поля правятся в окне потребности.
Склейка одинаковых строк
Одинаковые строки — тот же товар (или та же деталь текстом), тот же филиал, статус и комментарий — склеиваются в одну плитку, а количество в ней суммируется. Переключатель — кнопка «Склейка: вкл» / «Склейка: выкл», она запоминается в этом браузере.
Склеенная плитка — это все её строки сразу. Правка в строке, смена статуса и массовые действия применяются ко всем строкам группы. Удаление склеенной плитки удаляет все её строки.
Статусы
Статусы листа настраивает фирма. Главный из них — «Куплено»: он стоит первым в группе «Закрытые успешно», и закупка при оприходовании переводит строки именно в него. За «Куплено» можно добавить свои шаги, например «Выдано», когда мастер забрал деталь.
По умолчанию в листе видно всё, кроме удалённых. Строка в «Куплено» не пропадает. Скрыть её можно фильтром статуса.
Массовые действия
Отметьте строки галочками или выберите сразу много: ✓ «Загруженные» берёт строки, уже показанные на экране, ✓✓ «Все по фильтру» — все строки фильтра, даже ещё не загруженные. Затем — кнопка в панели массовых действий:
| Кнопка | Что делает |
|---|---|
| «Изменить статус» | Переводит отмеченные строки в выбранный статус. |
| «Назначить поставщика» | Ставит один поставщик всем отмеченным строкам. |
| «Указать цену» | Ставит одну цену. Валюта — своя у строки, если её нет — базовая валюта фирмы. Пустую цену не примет: «Укажите цену». |
| «Закупить выбранные» | Открывает черновик закупки по отмеченным строкам (см. ниже). |
| «Скопировать для поставщика» | Готовит текст заказа каждому поставщику. |
| «Создать перемещения» | Для потребностей, которые закрыть товаром с другого склада. Система подберёт, откуда везти; спорное — какой серийник, с какого склада — спросит отдельно, затем откроется окно перемещения. Если у потребности не указан склад приёма, склад «куда» выберите в этом окне. Строки листа перемещение само не закрывает. |
| «Удалить выбранные» | Удаляет строки насовсем, после подтверждения. |
«Скопировать для поставщика»
Окно «Текст для поставщиков» делит отмеченные строки по поставщикам. У каждого поставщика свой блок и своя кнопка «Копировать», так что чужие детали другому поставщику не уйдут. В тексте — деталь и сколько ещё осталось купить, например «• Дисплей — 2 шт». Цен и «Кто просил» там нет. Одинаковые детали складываются в одну строку. Уже купленное в текст не попадает.
Перед отправкой прочитайте текст: в названии детали может оказаться имя клиента.
Купили по листу
- Отметьте строки. Если у строк нет поставщика — «Назначить поставщика».
- Нажмите «Закупить выбранные». Откроется черновик закупки: позиции разложены по поставщикам, цена — из строки, количество — то, что ещё не куплено.
- У строки, записанной текстом, в закупке будет пометка «Позиция из листа закупок без товара». Нажмите «Найти в каталоге»: поиск уже заполнен названием детали, выбранный товар встанет в эту позицию. Товара в каталоге нет — «Создать товар». Товар запишется и в строку листа.
- Оприходуйте закупку. Строки, которые она покрыла целиком, перейдут в «Куплено».
После оприходования закупка одним сообщением скажет, что стало со строками. Например: «Закрыто строк листа закупок: 5. Остались открытыми: 1 (#12 — куплено 1 из 2) — следующая закупка возьмёт остаток».
Что ещё может сказать «Закупить выбранные»:
- «Строки уже в черновиках закупок» — эти строки уже стоят в другом открытом черновике. Нажмите «Создать всё равно» или отмените и найдите тот черновик.
- «Не вошли строк: N — уже куплены закупкой, отменены или недоступны».
- «Строки в другой валюте остались в листе» — одна закупка собирается в одной валюте. Отметьте оставшиеся строки снова для второй закупки.
Строку можно перевести в «Куплено» руками, а закупку собрать потом: «Закупить выбранные» возьмёт и такую строку, пока закупки не покрыли её целиком.
Купили меньше, чем просили
Просили 5, купили 2 — строка остаётся открытой, а в количестве видно «куплено 2 из 5». Следующая «Закупить выбранные» подставит остаток — 3. Строку, которую закупка уже покрыла целиком, второй раз в закупку не взять.
Купили напрямую, без листа
Закупку завели сразу, мимо листа. Если на добавленный товар в листе есть открытая строка, под позицией появится «Есть открытая потребность — закрыть этой закупкой?» и кнопка с номером строки, «Кто просил», филиалом, заказом и количеством. Нажмите её — позиция закроет эту строку при оприходовании. Передумали — «Не закрывать».
Подсказка показывает только строки фирмы склада приёмки и только те, которые вы можете править.
Закупку удалили
Если проведённую закупку удалили, строки, которые она закрыла, снова открываются — в тот статус, где были до закупки. Но только если после закупки статус строки никто не менял: строку, которую уже перевели дальше вручную, удаление закупки не тронет.
Премия за закрытую потребность
Закупщику можно платить за каждую закрытую строку листа. Для этого заведите правило начисления в разделе «Потребность»:
- момент — например, «Успешное закрытие» или «При переходе в статус…» со статусом «Куплено»;
- формула — фиксированная сумма: денежных показателей у потребности нет;
- получатель — например, «Инициатор события»: тот, кто закрыл строку. Если строку закрыла закупка, это тот, кто её оприходовал.
Премия считается за закрытие строки, а не за проведение закупки. Не важно, как закрыли строку: закупкой или руками. Если строку снова открыли, начисление отменится, если в правиле включена отмена при переоткрытии (см. «Что происходит при переоткрытии и удалении»).
Настройки листа
В Администрирование → Склад → «Лист закупок» два блока:
- Настройка карточки — какие поля есть у строки, например «Срок» (см. Настройка карточки);
- воронки и статусы листа и филиалы, которым видна каждая воронка.
Каждый блок виден только тому, у кого есть право его менять.
Частые вопросы
- Строку купили, а она открыта. Купили меньше, чем просили, — видно «куплено N из M». Или товар пришёл на склад другой фирмы, не той, чей филиал в строке: закупка так и напишет — «товар пришёл на склад другой фирмы, закройте строку вручную».
- «Строки не закрылись: в воронке «…» нет статуса «Куплено» в группе «Закрытые успешно»» В воронке листа нет действующего статуса в группе «Закрытые успешно». Попросите администратора его добавить.
- Закупка не сохраняется: «товар не совпадает с товаром строки листа закупок». В позиции выбран другой товар, чем в строке листа. Выберите тот же товар или поменяйте товар в строке.
- Нет вкладки «Склад» в заказе. Её выключили в настройке карточки раздела.
- Нет кнопки «Расчёты с поставщиками». Кнопка в шапке листа видна только тем, кому открыт этот отчёт.