Заказ, продажа, услуга и обращение устроены одинаково: у каждой записи одна карточка с вкладками, воронка и статусы. Эта статья — про повседневную работу с записью: как её создать, принять оплату, закрыть и что делать, если ошиблись с клиентом, фирмой или валютой.
В какой раздел класть запись, рассказано в статье «Чем разделы отличаются друг от друга». Что происходит с долгом и выручкой при закрытии — в статье «Что происходит при закрытии записи».
Создание записи
В списке раздела нажмите «Новый заказ», «Новая продажа», «Новая услуга» или «Новое обращение». Откроется карточка на вкладке «Основное»: клиент (поле «Контрагент»), филиал, воронка, статус, ответственные.
У заказа и обращения при создании есть только «Основное». Сохраните запись кнопкой «Сохранить и открыть» — откроются остальные вкладки: «Работа», «Склад», «Оплата», «Связи». Кнопка «Создать и закрыть» сохраняет запись и закрывает окно.
Быстрая продажа и услуга
У продажи и услуги все три вкладки — «Основное», «Работа» и «Оплата» — доступны сразу, до сохранения. Можно за один раз выбрать клиента, набрать товары или услуги и принять деньги:
- На «Основном» выберите филиал и клиента. Без филиала товары и оплата не откроются: «Сначала выберите филиал на «Основном»».
- На «Работе» добавьте товары (у продажи) или услуги (у услуги).
- На «Оплате» первая строка платежа сама берёт остаток к оплате. Поле «Получено от клиента» посчитает «Сдачу».
- Нажмите «Создать и провести» — запись создастся сразу в статусе «Закрыт успешно» вместе с товарами и оплатой. «Создать без проведения» сохранит её открытой.
Если что-то не прошло — например, нет права или ошибка в строке, — не сохраняется ничего, и форма покажет причину. Клиента можно не выбирать, но тогда оплата должна быть ровно на сумму: «Выберите клиента на «Основном» или примите оплату ровно на сумму (сдачу отдайте наличными)».
У услуги работы сотрудников и аутсорс по строке добавляются уже после сохранения. Если работы нужно будет утвердить, выбирайте «Создать без проведения».
Вкладка «Оплата»
Вкладка есть у заказа, продажи и услуги. Её видит сотрудник с правом «Видеть выручку». Когда запись переходит в статус группы «Готов», карточка открывается сразу на «Оплате»: следующий шаг — получить деньги.
Вверху — баланс клиента и три плитки:
| Плитка | Что показывает |
|---|---|
| «Сумма документа» | Сколько стоят товары и услуги записи. |
| «Оплачено» | Сколько уже принято по этой записи. |
| «Остаток» | Плюс — клиент ещё должен нам. Минус — клиент заплатил больше, это переплата. Ноль — запись оплачена. |
Баланс клиента подписан словами: «Должен нам:» или «Мы должны:». Это общий баланс клиента по всем документам, а не только по этой записи.
- «Принять деньги» — новый платёж: касса, сумма, дата, статья и комментарий. Кнопка «Разбить» делит оплату на несколько касс, например часть наличными, часть картой. Кнопка у суммы подставляет остаток.
- «Выдать деньги» — возврат клиенту.
- Платёж можно изменить или удалить. Удаление сторнирует операцию, след остаётся в истории.
Кнопки зависят от прав: «Принимать оплату», «Возвращать деньги», «Удалять платежи». Если нет кассы, привязанной к филиалу записи, вкладка подскажет, где её привязать.
Ниже — блок «Чем закрыт и куда ушло»: какие платежи и зачёты закрыли эту запись. Если у клиента есть свободные деньги или переплата по другому документу, их можно отдать сюда кнопкой «Привязать сюда». Сам платёж при этом не меняется, меняется только то, какой документ он закрывает.
Закрытие с долгом или переплатой
Запись закрывают сменой статуса. Если сумма оплат не совпадает с суммой документа, система не закрывает молча.
Клиент заплатил не всё
Сотрудник с правом «Закрывать с долгом» увидит окно «Заказ оплачен не полностью» (у продажи и услуги — так же) и вопрос «Закрыть с долгом …? Долг останется на клиенте». Кнопка «Закрыть в долг» закрывает запись, долг остаётся на клиенте.
Без этого права закрыть не получится: «Нельзя закрыть заказ: Не закрыта сумма …». Карточка откроется на «Оплате» с подсказкой — внесите платёж. При массовой смене статуса такие записи пропускаются.
Клиент заплатил больше
Окно «Оплачено больше, чем стоит заказ» покажет сумму переплаты и что с ней будет: уйдёт в оплату других неоплаченных документов клиента или останется на его балансе как предоплата. Если сумма неверная, нажмите «Отмена» и поправьте товары, услуги или оплату. Если всё верно — закройте запись кнопкой из окна.
Подробнее о том, что признаётся при закрытии и как вернуть запись в работу, — в статье «Что происходит при закрытии записи».
Создать на основе
Кнопки «Создать на основе» заводят новую запись из текущей и связывают их: например, заказ из обращения или продажу из заказа. Новая форма открывается уже заполненной: переносятся шапка и данные первого экрана. Товары, услуги и работы не переносятся: состав набирается на вкладке «Работа». Связь появляется, когда новую запись сохранят.
Кнопку видит тот, у кого есть право создавать записи в нужном разделе. Какие кнопки есть и где они стоят, настраивает администратор — см. статью «Автосоздание задач и автотеги».
Смена клиента в заказе, продаже, услуге
Клиента меняют в поле «Контрагент» на «Основном». Контрагентом может быть клиент, своя фирма или сотрудник.
Если по записи ещё нет ни признанного долга, ни оплат, клиент сменится сразу. Если есть, откроется окно «Смена контрагента документа» — в нём видно, что будет:
- «Долг по документу переедет» — признанный долг снимется с прежнего клиента и встанет на нового;
- «Оплаты переедут» — платежи засчитаются новому клиенту, деньги в кассах не двигаются;
- «Зачёты у прежнего контрагента будут отменены» — если деньги этой записи уже закрыли другие долги прежнего клиента, те документы снова откроются.
Нажмите «Сменить». Иногда смена невозможна, и окно скажет почему: например, документ участвует в зачёте между фирмами — сначала отмените зачёт.
Смена валюты заказа
Валюту заказа выбирают в поле «Валюта документа», если в настройках заказов разрешены «Мультивалютные документы». Нужно право «Менять валюту документа».
Сменить валюту можно до первой оплаты. После оплаты поле заблокировано: «По заказу есть оплаты в этой валюте — валюта документа зафиксирована». При смене окно спросит, что делать с ценами: «Пересчитать цены по курсу» или «Оставить цифры как есть». Подробно — в статье «Настройки заказов».
Перенос заказа в другую фирму или филиал
Чтобы передать заказ другому филиалу, смените филиал в блоке «Владелец заказа» на «Основном». Откроется окно — в нём видно, что переедет вместе с заказом:
- «Смена филиала-владельца заказа» — филиал в той же фирме. Выручка, долг клиента и себестоимость перепроводятся на новый филиал. Оплаты не мешают.
- «Перенос заказа в другую фирму» — долг клиента снимается с прежней фирмы и признаётся за новой. Переносить можно только заказ без оплат клиента: деньги лежат в кассе прежней фирмы, и перенос запрещён.
Что ещё может спросить окно:
- если одна фирма работает с НДС, а другая без, — что делать с ценами: «Оставить цену за единицу», «Оставить итог клиенту» или «Не трогать строки»;
- долги перед аутсорс-мастерами по умолчанию переезжают вместе с заказом, их можно «Оставить на прежней фирме»;
- начисления сотрудникам остаются за ними — меняется только взаиморасчёт между фирмой сотрудника и фирмой заказа.
Нажмите «Перенести». Если что-то перенеслось не до конца, система скажет об этом — повторите перенос.
Продажа товара со склада другой фирмы
Фирмы — отдельные единицы со своим балансом, поэтому чужой товар напрямую не продаётся. Продажа сама переместит его к вам:
- На «Работе» продажи нажмите «Товар других фирм» — откроется подбор со складов других фирм, к которым у вас есть доступ. Склад подписан фирмой.
- Выберите товар. В окне укажите «Склад приёма» — свой склад, куда переедет товар, — и «Прайс перемещения»: по какой цене одна фирма передаёт товар другой.
- Нажмите «Переместить и добавить». Создастся перемещение, товар встанет строкой в продажу, а между фирмами останется межфирменный долг.
Нужно право «Продавать товар другой фирмы». Если убрать такую строку из продажи, товар останется на вашем складе приёма — перемещение не отменяется. Как устроены перемещения между фирмами — в статье «Перемещения».
Объединение обращений
Если один клиент оставил несколько обращений по одному вопросу, их объединяют. Откройте «Аудит» → «Дубли» → «Дубли обращений». Здесь собраны кандидаты: несколько обращений одного клиента и обращения разных клиентов с одним номером телефона.
- В группе нажмите «Объединить».
- В окне предпросмотра выберите, что оставить в итоговом обращении: заголовок, воронку и статус, клиента, ответственных, источники и устройства.
- Нажмите «Объединить» или «Объединить и открыть». Главным становится обращение с меньшим номером, остальные присоединяются к нему и удаляются.
Связанные заказы, продажи, задачи, сообщения, история, обсуждение и чек-лист переезжают на главное обращение сами. Если группа — не дубли, нажмите «Пометить «не дубли»». Нужно право «Объединять записи».
Частые ошибки
- Нет вкладки «Оплата». У вас нет права «Видеть выручку», или это обращение — у обращений денег нет.
- Не закрывается запись с недоплатой. Нужно право «Закрывать с долгом» или полная оплата.
- Не меняется валюта. По заказу уже была оплата. Валюту выбирайте до первой оплаты.
- Не переносится заказ в другую фирму. По нему есть оплаты клиента. Внутри своей фирмы филиал менять можно и с оплатами.
- Остаток с минусом. Это переплата: клиент заплатил больше, чем стоит запись. Проверьте состав или оформите возврат кнопкой «Выдать деньги».