Здесь живут общие настройки компании: логотипы, требование двухфакторного входа, контакты фирмы и филиалов, налоговый режим и руководители точек. Больших экранов тут нет, но именно эти значения подставляются в документы и определяют, как считаются суммы.
Про саму структуру — что такое фирма, что такое филиал и как их планировать — отдельная статья: фирмы и филиалы.
Логотипы
Логотипов четыре, и это не прихоть дизайнера — каждый нужен там, где остальные выглядят плохо:
| Логотип | Где используется |
|---|---|
| Основной | Светлый фон: документы, письма, публичный прайс |
| Для тёмной темы | Интерфейс в тёмном оформлении, где обычный логотип сливается |
| Компактный | Узкие места: свёрнутое меню, иконка, мелкие врезки |
| Компактный для тёмной | То же в тёмном оформлении |
Формат — PNG, SVG или WebP, обязательно с прозрачным фоном. Логотип на белом прямоугольнике в тёмной теме и в документах выглядит заплаткой.
Загружать все четыре сразу не обязательно, но стоит: пустой компактный вариант означает, что в свёрнутом меню будет обрезанный основной.
Безопасность: обязательный двухфакторный вход
Под логотипами — карточка «Безопасность». Здесь фирма включает требование: пускать сотрудников только с двухфакторным входом. Кнопки «Включить» и «Выключить» подтверждаются кодом из приложения или резервным кодом.
- Менять требование может сотрудник с правом «Безопасность фирмы», и у него самого двухфакторный вход должен быть включён.
- В карточке видно, сколько сотрудников его ещё не настроили: после включения они войдут в фирму, только когда настроят его в профиле.
- В другие фирмы сотрудник по-прежнему входит как обычно.
Подробнее — если фирма требует двухфакторный вход.
Контакты фирмы и филиала
У фирмы и у каждого филиала заполняются адрес двумя строками, телефон и поле «Прочее».
У филиала есть ещё «График работы». Это не текст, а шаблон часов точки: выберите готовый из списка или нажмите «Новые часы». По каждому дню — до двух интервалов (второй — после обеда), пустой день — выходной. Один шаблон может стоять у нескольких точек: правка через «Изменить» меняет часы у всех них. Текст часов для печати и сообщений клиентам собирается из этих интервалов.
Эти значения доступны как подстановки — в шаблонах документов, в публичном прайсе, в письмах. Пользоваться ими не обязательно: в шаблоне можно вписать адрес и телефон вручную. Но если подставлять отсюда, то при переезде или смене номера правка делается в одном месте, а не в каждом шаблоне.
Адрес разбит на две строки, чтобы отделить основную часть от уточнений — корпуса, этажа, входа. В подстановках доступны оба варианта: каждая строка по отдельности и готовый адрес одной строкой, где непустые части склеены через запятую. Какой из них использовать, решает шаблон.
Налоговый режим фирмы
У каждой фирмы указывается, работает она с НДС или без. Это не галочка «для порядка» — от неё зависит арифметика документов.
- Фирма с НДС. В документах появляется ставка, налог отделяется от стоимости: в себестоимость идёт цена без налога, а сам налог учитывается отдельно. Здесь же задаётся ставка по умолчанию, чтобы не выбирать её в каждой строке.
- Фирма без НДС. Разделения не происходит, налог остаётся частью стоимости товара. Для неплательщика это правильно: уплаченный налог для него и есть часть цены.
Режим задаётся на фирме, а не на компании целиком. Поэтому в одной системе спокойно живут фирма на общем режиме и фирма без НДС — каждая считает по-своему, и приход в каждую из них ведёт себя по-разному.
Руководитель филиала и фирмы
У каждого филиала есть поле «Куратор» — руководитель точки. Это не справочное поле — на нём держатся зарплатные правила с получателем «Управляющий филиала».
Такое правило адресует начисление куратору той точки, к которой относится запись: одно правило работает на всю сеть, и в каждом филиале деньги уходят своему.
Пока куратор не указан, такие правила молча пропускают этот филиал: получателя нет, начислять некому. Запись без филиала правило тоже пропускает.
У фирмы тоже есть поле «Куратор». Он получает начисления по правилам с получателем «Управляющий группой (фирмой)» — по документам самой фирмы и всех её филиалов.
Закрытие точки
Фирму и филиал отключают, а не удаляют. Отключённые пропадают из выбора в новых записях, но остаются во всех старых: заказы, продажи и остатки по закрытой точке продолжают читаться, а завести туда новое уже нельзя.
Удаления подразделений в системе нет. Иначе прошлые документы остались бы без подписи, к какой точке они относились, а отчёты за прошлые периоды — с безымянным участником.
Частые ошибки
- Один логотип на всё. В тёмной теме и в свёрнутом меню он будет выглядеть плохо, а в документах это увидит клиент.
- Ошибиться с режимом НДС. Он меняет суммы в документах, поэтому проверять его стоит до первых поставок, а не после.
- Оставить филиал без куратора. Зарплатные правила на управляющего филиала будут молча его пропускать.
Что дальше
- Фирмы и филиалы — как устроена структура и когда фирм должно быть несколько.
- Дополнительные поля — свои поля в карточках, настраиваются рядом.
- Единицы измерения — справочник, который живёт в этом же разделе.
- Тариф и лимиты — сколько фирм и филиалов можно завести и как докупить.