Готовых полей в карточке никогда не хватает под конкретный бизнес: кому-то нужен номер полиса, кому-то этаж и код домофона, кому-то серия оборудования. Для этого есть дополнительные поля — вы заводите их сами, без программиста.
Поля общие для всех рабочих разделов: заказов, обращений, задач, продаж, услуг, закупок и проектов. Это не семь отдельных списков полей, а один — и любое поле можно показать там, где оно нужно.
Поле и его размещение — разные вещи
Это главное, что стоит понять, дальше всё складывается само.
Поле — это описание: название, тип, значение по умолчанию. Оно существует само по себе и ни к какому разделу не привязано.
Размещение — ответ на вопрос «где его показывать». Задаётся отдельно и может быть каким угодно: только в заказах, в заказах и обращениях, в заказах только для одного типа, вообще везде.
Практический выигрыш: поле «Код домофона» заводится один раз и показывается и в заказе, и в задаче на выезд. Не два разных поля с одинаковым названием, а одно — и заполненное значение остаётся тем же самым.
Типы полей
| Тип | Для чего |
|---|---|
| Однострочный текст | Короткий текст: номер полиса, госномер, серия |
| Многострочный текст | Многострочное описание, куда пишут свободно |
| Число | Количество, этаж, метраж — всё, что потом захочется сложить или сравнить |
| Дата | Срок гарантии поставщика, дата поверки |
| Дата и время | Когда важен час: время визита, время приёма |
| Флажок «да / нет» | Да или нет: «нужен пропуск», «клиент на месте» |
| Список значений | Выбор из своих вариантов — задаются по одному в строке |
| Пароль (скрыт) | Пароль или код доступа: в истории записи остаётся только отметка, что значение меняли, без самого значения |
Тип стоит выбирать по тому, что вы захотите делать со значением дальше. Число, записанное строкой, потом не просуммируется, а дата — не отфильтруется по периоду. Список вместо строки избавляет от «Минск», «минск» и «г. Минск» в одной колонке.
Где показывать
Для каждого раздела выбирается один из трёх режимов:
| Режим | Что значит |
|---|---|
| Не показывать | В этом разделе поля нет |
| Весь раздел | Поле есть у всех записей раздела |
| По типам | Поле есть только у выбранных типов |
Отдельно есть переключатель «Показывать везде» — поле появляется во всех разделах сразу, настраивать по одному не нужно.
Если снять «Показывать везде» и ни в одном разделе не выбрать «Весь раздел» или «По типам», поле после сохранения снова станет общим для всех разделов. Чтобы убрать поле отовсюду, снимите флажок «Активно».
Режим «по типам» — то, ради чего вся конструкция и нужна. Поле «Номер полиса» осмысленно только для гарантийного типа; в остальных оно просто занимает место и приучает сотрудников пролистывать карточку не глядя.
Обязательность задаётся у размещения, а не у поля
🔴 Галочка «обязательное» стоит рядом с каждым размещением. Поэтому одно и то же поле может быть обязательным в одном месте и необязательным в другом: номер договора обязателен для типа «Юридическое лицо» и не нужен при обычной продаже.
Это снимает типичный тупик, когда поле нужно сделать обязательным, но не для всех — и приходится заводить два почти одинаковых поля.
Каждое обязательное поле — остановка сотрудника. Делайте обязательным то, без чего работу действительно нельзя продолжить.
Где поле окажется в карточке
У поля выбирается вкладка: «Общее» или «Работа». Первая — про саму запись и клиента, вторая — про выполнение.
Порядок полей задаётся перетаскиванием в списке настроек и повторяется в карточке. Это не косметика: поля, которые заполняют при приёме, должны идти раньше тех, что заполняют в конце.
Ещё у поля есть значение по умолчанию — подставляется в новые записи. Хорошо работает там, где вариант почти всегда один и его лишь изредка меняют.
Чувствительное поле
Для паспортных данных, адреса и документов у поля есть флажок «Чувствительное». Значение такого поля видят только сотрудники с правом «Видеть паспортные данные клиента». Остальные видят, заполнено поле или пусто, и могут заполнить пустое. В историю записи значение не пишется.
Удаление и отключение
🔴 Удаление — это заявка, а не мгновенное действие. После «Удалить» поле получает пометку «Заявлено на удаление», и фоновая проверка ищет, где оно используется. Ссылок нет — поле удаляется. Нашлись — пометка меняется на «Удалить нельзя: есть ссылки», и поле остаётся.
Причина та же, что и везде: значения уже лежат в сотнях записей и попали в отчёты. Удалив поле, вы получите записи, где вместо данных пустота, и объяснить, что там было, будет нечем.
Если поле больше не нужно, его проще отключить: снимите флажок «Активно». Отключённое поле исчезает из карточек и из форм, но значения остаются. Включили обратно — данные на месте.
У контрагентов поля свои
Всё описанное относится к рабочим разделам. У карточки контрагента дополнительные поля устроены иначе: они привязываются не к разделу и типу, а к группе, и появляются у тех, кто в этой группе состоит.
Частые ошибки
- Заводить поле вместо того, что уже есть. Прежде чем создавать «Телефон 2» или «Дата готовности», проверьте штатные поля — у них есть поиск, фильтры и логика, которых у дополнительного поля не будет.
- Однострочный текст вместо списка. Через полгода в колонке десяток написаний одного и того же, и сгруппировать их уже нельзя.
- «Показывать везде» по умолчанию. Поле, нужное одному типу заказов, оказывается в задачах и закупках. Пять таких полей — и карточка превращается в анкету.
- Делать обязательным всё подряд. Обязательное поле, которое нечем заполнить, приводит к тому, что туда вписывают точку или прочерк — и данные всё равно теряются, только теперь с видимостью порядка.
Что дальше
- Воронки, статусы и типы — откуда берутся типы, по которым размещают поля.
- Чем разделы отличаются — почему поля общие для семи разделов, а у контрагентов свои.