Структура компании в 13x66 CRM состоит ровно из двух уровней: фирма и филиал. Глубже вложенности нет — филиал не делится на под-филиалы. Выглядит скромно, но именно от этих двух уровней зависит, как будут считаться деньги, товары и зарплата. Разобраться стоит один раз и до того, как заводить данные.
Фирма — это граница, а не папка
Проще всего представлять фирму как отдельную компанию со своим учётом: у неё свои деньги, свой товар, свои обязательства и свой финансовый результат. Филиалы внутри — её точки: офисы, мастерские, склады, магазины.
Ключевое следствие, из которого растёт всё остальное: внутри одной фирмы движение — это перемещение, между фирмами — сделка. Система относится к двум фирмам как к двум разным компаниям, даже если владелец у них один и работают они в одном здании.
Именно поэтому вопрос «я перенёс товар с одного склада на другой, откуда взялись продажа, закупка и долг?» — не ошибка системы, а прямое следствие того, что склады оказались в разных фирмах.
Филиал — место, где работают
У филиала есть адрес, часы работы, телефон, куратор, свой цвет и буква для отметок в списках. К филиалу привязываются кассы, склады и сотрудники. Заказы, продажи и документы создаются в филиале, а не в фирме напрямую.
Что к чему привязано
| Что | Живёт на уровне |
|---|---|
| Налоговые настройки, режим НДС | фирмы |
| Финансовый результат и взаиморасчёты | фирмы |
| Кассы | фирмы; филиалов у кассы — несколько или ни одного |
| Склады | фирмы или филиала |
| Заказы, продажи, услуги, документы | филиала — обязательно |
| Обращения и задачи | филиала — по желанию |
| Сотрудник: фирма и филиал по умолчанию | обоих |
Разница в последних двух строках принципиальная. Там, где считаются деньги, филиал обязателен: суммам нужно место, к которому они относятся. Там, где денег нет, филиал можно не указывать — обращение или задача бывают общими для всей компании. От этого зависит и видимость: кто видит запись без филиала, решает настройка роли — записи без филиала.
Что меняется, когда фирм становится больше одной
Каждый пункт ниже — не запрет, а последствие. Их стоит прочитать до того, как разделять бизнес на несколько фирм.
Товар
Перемещение между складами разных фирм превращается в продажу одной фирмы и закупку другой, и между ними возникает долг. Внутри одной фирмы это простой перенос без денежных последствий.
Работа сотрудников
Начисление за работу всегда ложится на фирму исполнителя, а не на фирму заказа. Если мастер одной фирмы сделал работу по заказу другой, между фирмами возникает долг за труд: одна фирма фактически оказала услугу другой.
Деньги
Касса всегда принадлежит фирме. Филиалов у неё может быть несколько — например, одна касса на две точки — или ни одного. Кассу с филиалами видят те, кому дан хотя бы один из них. Касса без филиалов работает на уровне фирмы: она доступна всем, кому видна её фирма. Что именно сотрудник может делать с кассой, решают его права на кассы.
Операции фирмы без филиала — касса, долги, начисления зарплаты, перемещения — видны в «Финансах» только с правом «Деньги уровня фирмы».
Переброс денег между кассами разных фирм — это отдельная операция взаиморасчёта, а не внутреннее перемещение.
Налоги
Режим НДС и ставка по умолчанию задаются на фирме. Две фирмы могут работать в разных режимах — это и есть основной легальный смысл разделения.
Отчётность
Выручка, себестоимость и прибыль считаются в границах фирмы. Общая картина по нескольким фирмам собирается сводными отчётами, но «одним котлом» деньги не лежат.
Сотрудник в структуре
У сотрудника три разные привязки, и путать их не стоит:
- Фирма и филиал по умолчанию — что подставляется ему в новые документы.
- Видимость — данные каких филиалов он вообще видит.
- Назначаемость — в каких филиалах его можно ставить исполнителем. Сотрудник может видеть филиал, но не числиться там исполнителем.
Подробнее — как сотрудник попадает в фирму.
Одна фирма с филиалами или несколько фирм
Правило простое: разделяйте на фирмы только то, что действительно разделено в жизни — разные юридические лица, разные системы налогообложения, разные собственники или разная отчётность перед ними.
Если у вас несколько точек одного бизнеса, общие по смыслу деньги и сотрудники, свободно работающие на любую точку, — это филиалы одной фирмы. Тогда между ними не возникнет ни встречных продаж, ни долгов за товар, ни долгов за труд, а отчёт соберётся сам.
Разделение на фирмы стоит выбирать осознанно, потому что оно добавляет постоянной работы:
- появляются взаиморасчёты между своими же подразделениями, и кто-то должен их закрывать;
- передача товара требует оформления сделки, а не переноса;
- работа сотрудника на «чужую» фирму порождает долг за труд;
- отчётность придётся смотреть по каждой фирме отдельно и сводить вручную.
Обратная ошибка тоже встречается: свести в одну фирму то, что в жизни разделено. Тогда в отчёте одной фирмы окажутся чужие деньги и товар, а разделять их потом намного дороже, чем настроить структуру сразу.
В каком порядке создавать
- Сначала продумайте, какие будут фирмы и какие филиалы в каждой. Филиал относится к одной фирме — она указана в его карточке в поле «Родитель (группа)».
- Кассы и склады — после филиалов, они на них ссылаются.
- Сотрудники — последними, когда уже есть куда их привязывать.
Порядок важен: структура задаётся один раз, а переносить по ней данные задним числом всегда дороже, чем подумать заранее.