Сотрудник попадает в фирму только по приглашению на почту. Руководитель отправляет приглашение, человек открывает ссылку из письма и принимает его. Пароль за сотрудника никто не задаёт: новый человек придумывает его сам, а у кого аккаунт уже есть, входит своим прежним паролем.

Почта здесь — не просто контакт, а аккаунт человека. Один аккаунт может работать в любом числе фирм: в каждой у него своя роль и свои филиалы, а вход и пароль общие. Подробнее — «Аккаунт и фирма».

Кто может приглашать

Приглашать, повторять и отзывать приглашения, включать и отключать сотрудников может тот, у кого в роли есть право «Люди и доступ» (раздел «Настройки: сотрудники и права»). Это же право раздаёт роли и доступ к филиалам. Можно открыть человеку настройки фирмы, но не дать заводить новых людей.

Как пригласить

  1. Откройте Администрирование → Сотрудники и нажмите «Пригласить».
  2. В окне «Пригласить сотрудника» заполните:
    • «Электронная почта» — обязательно, на неё уйдёт письмо;
    • «Как обращаться» — по желанию, видно только в списке приглашений;
    • «Должность» — по желанию;
    • «Роль» — обязательно, это набор прав. Как их настроить — «Группы доступа»;
    • «Филиалы (полная видимость)» — хотя бы один филиал. В выбранных филиалах сотрудник получит уровень «Полный»;
    • «Можно назначать исполнителем в этих филиалах» — галочка стоит сразу. Без неё приглашение не отправится: без назначения в филиале сотрудник не попадёт в смены и ЗП.
  3. Нажмите «Отправить приглашение» или «Отправить и закрыть». Список переключится на вкладку «Приглашения».

Человеку придёт письмо со ссылкой, она действует 7 дней. Если фирма требует двухфакторный вход, в письме об этом сказано заранее.

Приглашения в списке

В разделе «Сотрудники» три вкладки: «Активные сотрудники», «Приглашения» и «Архив». На карточке приглашения видны роль и должность, кто пригласил, когда отправлено последнее письмо, сколько было писем и до какого числа действует ссылка. Состояние приглашения: «Ждёт ответа», «Срок истёк», «Приглашение отозвано» или «Отказался».

Кнопки на карточке:

  • «Отправить повторно» — новое письмо с новой ссылкой. Старая ссылка перестаёт работать, срок 7 дней идёт заново. Подходит и для истёкшего приглашения. Повторять можно до трёх раз в час.
  • «Отозвать» — приглашение больше не действует.
  • «Пригласить снова» — появляется после отзыва или отказа. Роль, филиалы и другие настройки сохраняются, отправляется новое приглашение на тот же адрес.
  • «Настройки», «Филиалы», «ЗП» — человека можно настроить ещё до того, как он примет приглашение.

В карточке сотрудника у приглашённого статус «Приглашён — ждём, когда примет». Включить или отключить его кнопкой нельзя: он включится сам, когда примет, а отменить приглашение можно кнопкой «Отозвать». Пока приглашение не принято, сотруднику нельзя начислять зарплату, назначать его в записи и вести за него время.

Когда приглашение не отправится

  • Человек уже работает в фирме — «Этот человек уже есть среди сотрудников фирмы».
  • Человек раньше работал в фирме и отключён — его не приглашают, а включают на вкладке «Архив».
  • На этот адрес уже есть приглашение — отправьте его повторно, а не создавайте новое.
  • Закончились места по тарифу — см. ниже.

Места по тарифу

Место по тарифу занимает каждый работающий сотрудник и каждое приглашение, которое ждёт ответа. Истёкшее приглашение тоже держит место, пока его не отозвали.

  • Мест нет — приглашение не отправится, система покажет отказ по тарифу.
  • Отозванное или отклонённое приглашение место освобождает.
  • Отключённый сотрудник места не занимает. Включение снова занимает место, и если мест нет, включить не получится.

Ненужные приглашения лучше отзывать: так места не уходят на тех, кто уже не придёт. Места и другие лимиты тарифа — в статье «Тариф и лимиты».

Когда человек принял приглашение

Он сразу становится работающим сотрудником, а фирма появляется в его личном кабинете. Роль, филиалы и должность берутся те, что стоят в его карточке: указанные при приглашении или поправленные вами позже. Основной филиал и место работы ставятся сами по филиалам из приглашения, поэтому сотрудник сразу попадает в смены и ЗП.

Как принять приглашение

Этот раздел — для того, кого пригласили.

  • Аккаунта ещё нет. Откройте ссылку из письма и зарегистрируйтесь: сами задайте пароль. Регистрация по приглашению возможна только на тот адрес, на который пришло письмо.
  • Аккаунт уже есть. Откройте ссылку из письма или зайдите в личный кабинет, раздел «Приглашения». Там видно, какая фирма зовёт, кто пригласил и до какого числа действует приглашение. Нажмите «Принять» или «Отказаться».

Если почта аккаунта не подтверждена, приглашение видно только по ссылке из письма. Ссылка не сработала — значит, срок истёк, приглашение отозвали или оно адресовано другой почте. Попросите руководителя отправить его повторно или войдите в аккаунт с тем адресом, на который пришло письмо.

Как устроен личный кабинет и как переходить между фирмами — «Личный кабинет: список фирм и переключение».

Доступ к филиалам

Роль отвечает на вопрос «что человек может делать», а филиалы — «где». Филиалы настраиваются у сотрудника: карточка → вкладка «Филиалы».

  • «Уровень» — «Полный», «Частичный» или «Запрещено»: все записи филиала, только свои или никаких.
  • «Назначаемый» — можно ли выбрать сотрудника исполнителем в записях филиала. Это отдельная настройка: можно видеть филиал и не числиться в нём исполнителем.
  • «Подразделение по умолчанию» — основной филиал сотрудника.
  • «Кассы» — личный доступ к кассам: «Принимает», «Выдаёт», «Полный».

Как филиалы и роль работают вместе — «Уровни прав: свои и чужие записи».

Статус сотрудника

У сотрудника в фирме три статуса: «Включен», «Отключен» и «Приглашён». Кнопки «Отключить» и «Включить» есть на карточке в списке. Отключённый уходит на вкладку «Архив» и больше не входит в эту фирму. В других фирмах он продолжает работать, а аккаунт остаётся при нём. Себя отключить нельзя.

Удаления сотрудника нет — только отключение. История его действий, записи и начисления остаются в фирме, и его имя рядом с ними по-прежнему видно. Подробнее — «Что происходит при уходе из фирмы».

Что настроить сразу

  1. Проверить роль: она решает, что человек увидит при первом входе.
  2. Проверить филиалы: где «Полный», где «Частичный», где его можно назначать.
  3. Если сотрудник работает с деньгами — дать доступ к нужным кассам.
  4. Добавить в отделы, если вы ими пользуетесь — «Отделы».

Частые вопросы

  • «Мне ничего не пришло». Проверьте адрес в приглашении и попросите заглянуть в спам. Если адрес верный — нажмите «Отправить повторно».
  • «Ссылка не работает». Срок истёк или после повторной отправки старая ссылка погасла. Нужна ссылка из последнего письма.
  • «Пишет, что приглашение адресовано другой почте». Человек вошёл в другой свой аккаунт. Нужно выйти и войти под адресом, на который пришло письмо.
  • «Сотрудник вернулся». Если он раньше работал в фирме, включите его на вкладке «Архив», а не приглашайте заново.

Куда идти дальше