Уход сотрудника — это не удаление человека из системы. Затрагиваются три разные вещи, и путать их не стоит: доступ в фирму, рабочие данные фирмы и личный аккаунт человека.
Аккаунт остаётся у человека
Личный аккаунт — почта, пароль, имя, телефон — принадлежит сотруднику, а не компании. Фирма может закрыть ему доступ к себе, но не может удалить его аккаунт, забрать почту или сменить пароль. Если человек работает ещё где-то на 13x66 CRM, он продолжит там работать как ни в чём не бывало. Это закреплено в договоре.
Доступ закрывается отключением
Сотрудника не удаляют — его отключают. Профиль остаётся в фирме, но войти в неё человек больше не может. Действие обратимое: включили обратно — вернулись и настройки, и привязки к филиалам, и отделы.
Включение обратно снова занимает место по тарифу. Если свободных мест нет, включить не получится — система покажет отказ по тарифу. Как добавить места — в статье «Тариф и лимиты».
Бывает, что человек числится в списке сотрудников, но в фирме уже не состоит, — например, после переноса данных. Тогда включить его не получится, система ответит: «Этот человек сейчас не состоит в фирме — вернуть его можно только приглашением». Пригласите его заново — как это сделать.
Кнопки «удалить сотрудника» в системе нет намеренно. Записи о его работе — заказы, документы, начисления, журнал действий — остаются в фирме навсегда, и имя рядом с ними берётся из его профиля. Если профиль стереть, история осталась бы с безымянным исполнителем: отчёты за прошлые периоды, расчёты и разбор спорных ситуаций рассыпались бы, а восстановить связь было бы нечем.
Поэтому во всей системе действует один принцип: скрываем, а не удаляем. Он же работает для клиентов, товаров и справочников — запись выводится из оборота, но остаётся доступной там, где на неё уже ссылаются прошлые документы.
Что делать с теми, кого завели по ошибке
Их тоже отключают. Отключённый сотрудник не занимает место в списках выбора, не появляется среди исполнителей и не может войти — практически он не отличается от удалённого, но история остаётся целой.
Рабочие данные остаются в фирме
Заказы, обращения, задачи, документы, начисления и записи в журнале — это данные компании, а не сотрудника. Они остаются на месте вместе с указанием, кто и что сделал: иначе рассыпались бы история, отчёты и расчёты за прошлые периоды.
Увольнение никогда не «стирает следы» работы человека, и это осознанное решение. Кому принадлежат эти данные и сколько они хранятся — в договоре.
Что не происходит автоматически
Отключение закрывает вход — и только. Само по себе оно не разбирает за вас хвосты:
- Заказы, обращения и задачи, где он был исполнителем, остаются за ним. Ответственного нужно сменить руками, иначе работа зависнет на человеке, которого уже нет.
- Незакрытые начисления, долги и незавершённый табель не обнуляются — их закрывают обычным порядком в зарплатном разделе.
- Уведомления и напоминания, адресованные ему, перестанут кем-либо читаться.
- Аккаунт не блокируется в других фирмах: там он ни при чём.
Порядок действий при увольнении
- Отключить сотрудника — доступ закрывается сразу, это первое действие.
- Переназначить открытые заказы, обращения и задачи на других исполнителей.
- Закрыть расчёты: проверить незавершённые начисления и долги по нему.
- Проверить, не был ли он единственным, у кого были какие-то права или доступ к филиалу или кассе. Это обнаруживается в самый неподходящий момент, если не проверить заранее.
Первый пункт делается немедленно, остальные — спокойно, они не горят.
Что об этом сказано в документах
- Договор, «Пользователи Заказчика» — доступ отзывает фирма, учётная запись ей не принадлежит.
- Договор, «Данные Заказчика» — рабочие данные принадлежат фирме, срок их хранения и порядок выгрузки.