Уведомления собраны в один поток. Назначили ответственным, сменился статус, пришёл звонок, упомянули в обсуждении, сработало правило автоматизации, зависла запись — всё это приходит в общий колокольчик, а не растекается по разделам.
Смысл в том, чтобы сотруднику не приходилось обходить разделы и проверять, не появилось ли там чего. Появилось — он узнает.
О чём система сообщает
| Категория | Что приходит |
|---|---|
| Задачи, обращения, заказы, продажи, услуги | вас назначили менеджером, ответственным или исполнителем; статус записи изменился; запись зависла в статусе дольше норматива |
| Возвраты продаж и позиции закупки | статус изменился; запись зависла в статусе дольше норматива |
| Звонки | звонок — с карточкой клиента, если он узнан. Приходит, если в сценарии звонка включено «Уведомить» |
| Прайс-лист | новая заявка с прайс-листа |
| Лента | вас упомянули в ленте |
| Автоматизация | сработало настроенное правило |
| Смены | смена не начата (вам или, отдельным типом, руководителю); смена ещё идёт; смена закрыта автоматически; смена ждёт подтверждения; смена изменена; месяц табеля не закрыт; таймер идёт долго или остановлен автоматически; часы отклонены |
| Система | место в хранилище; лимиты тарифа; функция тарифа выключена |
В настройках уведомлений типы собраны в группы: «Прайс-лист», «Заказы», «Обращения», «Задачи», «Лента», «Продажи», «Услуги», «Закупки», «Звонки», «Система», «Смены», «Автоматизация». Возвраты продаж — в группе «Продажи», позиции закупки — в «Закупках».
Первая строка охватывает пять разделов сразу, и это не совпадение: задачи, обращения, заказы, продажи и услуги устроены по одной схеме — у каждой записи есть воронка, статусы и назначенные люди. Раз устройство общее, то и уведомления общие: не пять разных механизмов, а один на все разделы. Появится новый раздел с таким же устройством — уведомления в нём заработают сами, отдельно их не программируют.
Каждое уведомление привязано к записи, из которой оно родилось. Клик открывает эту запись — не раздел со списком, а конкретную карточку, сразу на нужном месте.
Кому приходит
Уведомления адресные. Событие в записи получают назначенные на неё люди — менеджер, ответственный, исполнитель, в зависимости от раздела. Остальные сотрудники о нём не узнают, даже если запись им видна.
Из этого следует пара вещей, которые стоит знать заранее:
- О собственных действиях уведомления не приходят. Сменили статус сами — себе ничего не прилетит, а назначенным коллегам прилетит.
- Назначение — это подписка. Поставили сотрудника ответственным — он начал получать события по записи. Сняли — перестал. Отдельного списка «на что я подписан» нет и не нужно: подписка равна ответственности.
- Запись без назначенных не шумит. Если ответственного не поставили, уведомлений не будет ни у кого — включая напоминания о просрочке. Это одна из причин назначать ответственного сразу, а не «потом разберёмся».
Четыре уровня громкости
Одинаково важных уведомлений не бывает. Поэтому у каждого типа события свой уровень, и настраивает его сам сотрудник под свою работу:
| Уровень | Как проявляется |
|---|---|
| Без уведомлений | Не приходит совсем. Событие попадает в список прочитанным — если понадобится, его можно найти, но оно не отвлекает |
| Только счётчик | Молча увеличивается число на колокольчике. Заметите, когда сами посмотрите |
| Всплывашка | Всплывающее сообщение в углу экрана. Значение по умолчанию |
| Уведомление устройства (пока ЦРМ открыта) | Системное уведомление устройства. Приходит, пока ЦРМ открыта в браузере; когда ЦРМ закрыта — не приходит. Требует разрешения браузера |
Уведомления устройства включаются для каждого устройства отдельно — кнопкой «Уведомления на этом устройстве» вверху настроек. Если браузер их заблокировал, разрешите уведомления для сайта в настройках браузера.
Отдельно у каждого типа включается звук.
Настройки живут в разделе уведомлений: «Настройки» — уровни и звук по типам событий, «График» — рабочие часы и тишина. Оба списка личные, менять их можно в любой момент, и изменения действуют сразу.
Практический смысл настройки в том, чтобы развести срочное и фоновое. Входящий звонок имеет смысл поднять до уведомления устройства — на него нужно ответить сейчас. Смену статуса чужого заказа достаточно оставить на счётчике. А от событий, за которые вы не отвечаете, честнее отписаться совсем, чем приучать себя закрывать всплывашки не читая.
Если событий приходит сразу много, система не показывает десяток всплывашек подряд — она соберёт их в одну сводку. Поток уведомлений не может «залить» экран.
🔴 Это личная настройка, а не общая для фирмы. Руководитель не может настроить уведомления за сотрудника, и наоборот — ваши настройки не влияют ни на кого.
Рабочие часы и тишина
Уведомления умеют молчать в нерабочее время. Настройки четыре, и они складываются:
- Рабочие часы — диапазон, в котором уведомления активны. Вне него остаётся только счётчик: события не теряются, но не отвлекают.
- Рабочие дни недели — то же самое, но по дням. В выходные тишина.
- Свои даты — отдельные дни в календаре. Для отпуска и отгулов.
- «Не беспокоить вне смен» — флажок в «Моём времени». Включено — вне ваших смен уведомления не приходят. Работает, когда в фирме включены смены.
Одно исключение: уведомление «Смена не начата (руководителю)» приходит всегда — тишина его не глушит ни в ЦРМ, ни в Telegram. Отключить его можно только уровнем «Без уведомлений».
Плюс быстрая кнопка «тишина до» — заглушить всё на пару часов или до конца дня, когда идёт встреча или нужно сосредоточиться. Она разовая и сама отключается.
Важно, что тишина ничего не отменяет. Все события за это время сохраняются и ждут в списке — вы просто не узнаёте о них в момент появления. Это способ не смотреть в телефон вечером, а не способ пропустить работу.
Телеграм
Уведомления могут дублироваться в телеграм. Здесь появляется вопрос, которого нет внутри системы: телеграм — это наружу. Сообщение уходит на сторонний сервис, попадает в телефон, который могут увидеть посторонние, и остаётся в истории переписки.
Поэтому объём выносимого наружу задаётся отдельно для каждого типа события, и решает это администратор фирмы, а не сотрудник:
| Режим | Что уходит в телеграм |
|---|---|
| Ничего | В Telegram не отправляем. Событие живёт только внутри системы |
| Только заголовок | Факт события без содержания: «Новое обращение» — без темы, имени и телефона клиента |
| Полностью | Заголовок и текст уведомления целиком |
Режим «только заголовок» — рабочий компромисс: сотрудник узнаёт, что нужно зайти в систему, а данные клиента не покидают её. Для событий с персональными данными это разумное значение по умолчанию.
Система подсказывает рекомендованный режим для каждого типа, но окончательное решение остаётся за фирмой.
В этих пределах сотрудник сам решает, что получать: в своих настройках уведомлений он включает «Дублировать в Telegram» по каждому типу. Где политика запрещает, стоит пометка «Запрещено политикой компании». Чтобы уведомления шли в Telegram, сотрудник сначала привязывает бота в личном кабинете.
Уведомления о просрочках
Отдельно стоит уведомление «запись зависла в статусе». Оно приходит не от действия сотрудника, а от того, что ничего не произошло: запись пробыла в статусе дольше отведённого норматива.
Норматив задаётся в настройках воронки на каждом статусе — там же описано, где его стоит ставить, а где он только создаёт шум: воронки, статусы и типы. Такое уведомление получают менеджер и ответственный, и оно повторяется, пока запись не сдвинут.
Частые ошибки
- Оставить всё по умолчанию и утонуть. Уведомления, которых слишком много, работают хуже, чем их отсутствие: их перестают читать целиком, вместе с важными. Пять минут на настройку уровней окупаются сразу.
- Заглушить всё вместо того, чтобы разобрать. Обычно раздражают один-два типа событий, а отключают все. Отключите шумные.
- Отправлять в телеграм всё подряд. Данные клиентов оказываются в мессенджере без всякой необходимости — достаточно заголовка.
- Считать уведомления рабочим списком. Уведомление — сигнал, а не задача. Работа планируется по спискам и доскам разделов; уведомления только сообщают, что что-то изменилось.
Что дальше
- Воронки, статусы и типы — где задаётся норматив времени, из-за которого приходят уведомления о просрочках.
- Что происходит при закрытии записи — что меняется в записи, о смене статуса которой вам пришло уведомление.
- Поддержка — если уведомления не приходят, хотя всё настроено, напишите нам из ЦРМ.