Возврат поставщику — зеркало прихода: товар уходит со склада обратно, долг перед поставщиком уменьшается. Но на практике «вернуть» почти никогда не означает просто отдать: чаще товар меняют. Поэтому документ умеет и то, и другое в одной операции.
Форма тоже сборная: можно указать нескольких поставщиков сразу, а при проведении черновик распадается на отдельные документы — по одному на поставщика.
Выбрали партию другого поставщика — под него сразу появляется своя секция с его именем. Черновик можно сохранить и без позиций, а провести — только с позициями.
Провести можно двумя кнопками: «Провести» — документ проведётся и останется открытым; «Провести и закрыть» — проведётся, и окно закроется. Если провести не удалось, документ остаётся открытым, и причина видна.
Позиция раскладывается на части
Ключевая идея: позиция возврата не обязана быть однородной. Взяли десять штук — три возвращаете насовсем, четыре меняете на такие же, три меняете на другую модель с доплатой. Всё это одна позиция, разложенная на части.
Так и происходит в жизни: партию разбирают, и разные единицы получают разную судьбу. Заводить под каждый исход отдельный документ значит терять связь между ними.
Три исхода
Чистый возврат
Товар уходит поставщику и больше не возвращается. Списывается со склада, долг перед поставщиком уменьшается на цену возврата — сумму, которую признаёт поставщик.
Цена возврата подставляется из партии, но это только начальное значение: её можно исправить в позиции. Поставщик берёт товар дешевле, чем вы его купили, — укажите меньшую цену. Разница между себестоимостью и ценой возврата — это уценка, и в учёте она становится убытком.
Налог и единица измерения берутся из партии. Поэтому полный возврат поставки по цене партии закрывает долг ровно в ноль, без копеечных хвостов.
🔴 Все позиции одного возврата — в валюте документа. Позицию в другой валюте документ не примет.
Возврат денег
Если поставщик возвращает деньги, это оформляется прямо в документе, на вкладке «Оплата» кнопкой «Добавить оплату». Касса нужна той же валюты, что и возврат: касса в другой валюте не подойдёт.
Обмен без доплаты
Самый частый случай: привезли брак, поставщик заменил на такой же товар по той же цене. Денежных последствий нет — ни долг, ни себестоимость не меняются.
🔴 Тем не менее это не «ничего не делать». Система проводит движение туда и обратно, и в учёте оно взаимно гасится, а в истории остаётся след: было обращение к поставщику, была замена. Партия у заменённого товара остаётся прежней — с той же ценой и датой поставки.
Именно поэтому обмен не стоит оформлять как «возврат, а потом новый приход»: так вы получите уменьшение долга и новую закупку, которых на самом деле не было, и партия сменится на новую с сегодняшней датой.
Обмен с доплатой или со скидкой
Меняете на другую модель, дороже или дешевле. Указывается разница — суммой на всю группу и в своей валюте.
Здесь система поступает честно: старая единица уходит возвратом, а на её место приходит замена по новой цене. Новая себестоимость — прежняя плюс доплата или минус скидка, в пересчёте на единицу.
Если разница указана не в валюте партии, она пересчитывается по курсу. Скидка при этом не может увести себестоимость в минус: нижняя граница — ноль.
Обмен серийных единиц
Для серийного товара в группу обмена выбираются конкретные номера, а не количество. Одна и та же единица не может попасть в две группы: каждый номер получает ровно одну судьбу — вернуть, обменять без доплаты или обменять с разницей.
Это же делает возврат серийного товара точным: видно не «вернули три штуки», а какие именно единицы ушли, из какой поставки и по какой цене они были приняты.
Возвращает та фирма, которая покупала
🔴 Партия помнит, на чью фирму она пришла, и вернуть её поставщику можно только со складов этой фирмы. Со складов другой фирмы такая партия в возврат просто не предложится — её не будет в списке доступного к возврату.
Это не придирка, а следствие того, что долг перед поставщиком возник у конкретной фирмы. Возврат уменьшает именно этот долг, и оформить его от имени другой фирмы означало бы уменьшить чужое обязательство.
Если товар уехал в другую фирму
Перемещение между фирмами — это не просто переезд, а сделка: одна фирма продала, другая купила (см. как устроен склад). Поэтому у принимающей фирмы образуется своя партия, и поставщиком в ней числится не внешний продавец, а фирма-отправитель.
Отсюда порядок действий, когда брак обнаружился уже после переезда:
- товар возвращается фирме-истоку — обратным перемещением;
- фирма-исток оформляет обычный возврат внешнему поставщику.
Выглядит как лишний шаг, но это единственный способ, при котором расчёты сходятся у обеих фирм: внутренний долг между ними закрывается первым действием, внешний долг перед поставщиком — вторым.
Товар не из закупки вернуть нельзя
Если партия появилась не от поставщика — например, это излишек, оприходованный по итогам инвентаризации, — возвращать её некому. Поставщика у такой партии нет, и в возврат она не попадёт.
Что происходит с долгом
| Исход | Долг поставщику | Себестоимость |
|---|---|---|
| Чистый возврат | уменьшается | — |
| Обмен без доплаты | не меняется | прежняя партия |
| Обмен с доплатой | растёт на разницу | выше на доплату |
| Обмен со скидкой | уменьшается на разницу | ниже на скидку |
Частые ошибки
- Оформлять обмен возвратом и новым приходом. В учёте появится движение денег, которого не было, а товар получит новую партию с сегодняшней датой и потеряет связь с исходной поставкой.
- Возвращать в другой единице. Приняли в тоннах — возвращайте в тоннах: иначе полный возврат не закроет долг в ноль.
- Указывать разницу за единицу вместо суммы. Разница вводится на всю группу; ошибка здесь тихо исказит себестоимость замены.
- Разносить один разбор поставки по нескольким документам. Позиция умеет раскладываться на части — этим и стоит пользоваться.
- Искать «пропавший» товар в возврате. Если позиция не предлагается, чаще всего партия принадлежит другой фирме или пришла не от поставщика — вернуть её отсюда нельзя.
Что дальше
- Приход товара — как формируется партия, от которой считается возврат.
- Серийный учёт — почему у серийных единиц обмен идёт по номерам.