Справочники — небольшой раздел в настройках компании, где живут три списка: ставки НДС, страны и единицы измерения. Настраиваются один раз при запуске, потом к ним почти не возвращаются.

Ставки НДС

Ставка — это строка с названием и процентом: «Без НДС», «0 %», «10 %», «20 %», «Освобождение». Плюс необязательная страна, если работаете с несколькими юрисдикциями.

Ставка выбирается на строке документа, а не назначается товару или клиенту. Причина в том, что один и тот же товар в разных сделках облагается по-разному: продажа юрлицу, экспорт и льготная категория дают три разные ставки на одну позицию.

Пустая ставка на строке означает «Без НДС» — отдельно её выбирать не нужно.

Страну указывают, только когда ставок из разных стран несколько. Свои показываются без метки — просто «20 %», чужие с меткой — «20 % RU», чтобы их не перепутали в выпадающем списке.

Что настраивается рядом

Работает ли фирма с НДС и какая ставка подставляется по умолчанию — задаётся не здесь, а у фирмы. Здесь только сам список: какие ставки вообще существуют. Стартовый набор ставок задаёт страна, выбранная при создании фирмы, — сменить её потом нельзя.

Удалить ставку нельзя — её отправляют «В архив». Она пропадёт из выбора при новых документах, а проведённые документы останутся со своей ставкой. Так поступают при смене законодательства: старая ставка нужна для документов прошлых лет. Архив открывает «Показать архив», вернуть ставку — «Вернуть из архива». Ставку, которая стоит у фирмы по умолчанию, в архив не отправить: сначала смените её в настройке фирмы.

Страны

Список стран общий для всей платформы: названия, флаги и состав здесь не меняются. Тенант задаёт только порядок.

Порядок влияет на две вещи. Первая очевидна: страны, с которыми работаете, стоят вверху выпадающих списков телефона и адреса, и до них не надо листать.

🔴 Вторая важнее. Когда номер вводят без кода страны, он бывает допустим сразу в нескольких: «297165159» подходит и Беларуси, и Польше. Система разбирает такой номер по странам из верхней части списка — первым десяти — и берёт ту, что стоит выше.

Отсюда практическое: поднимите наверх страны, с которыми реально работаете, и в правильном порядке. Если этого не сделать, местные номера будут разбираться как иностранные, и один и тот же клиент окажется в базе дважды — под двумя написаниями номера.

Единицы измерения

Третий справочник этого раздела — единицы, их категории и список популярных. Разобран отдельно в статье единицы измерения.

Частые ошибки

  • Оставить порядок стран по умолчанию. Местные номера начнут разбираться как иностранные, и клиент задвоится.
  • Ставить страну у всех ставок подряд. Метка нужна, только чтобы отличать чужие ставки от своих. Когда она у всех, она не отличает ничего.

Что дальше