Контрагент — это любая сторона, с которой вы имеете дело: клиент, поставщик, партнёр, сторонний мастер. Справочник у них один на всех, и это осознанное решение, а не экономия на таблицах.
Причина простая: роли пересекаются. Компания, у которой вы покупаете запчасти, завтра закажет у вас ремонт. Мастер, которому вы отдаёте работу на субподряд, сам приходит как клиент. Если развести их по отдельным справочникам, один и тот же человек заведётся трижды, и ни в одном месте вы не увидите картину целиком.
Поэтому «клиент» и «поставщик» — не разные сущности, а роли одной карточки, которые определяются тем, в каком документе она участвует. В заказе контрагент — заказчик, в приходной накладной — поставщик.
Группы: чем контрагент является
Отдельного поля «тип контрагента» в системе нет. Вместо него — группы, и контрагент может состоять сразу в нескольких. Группа отвечает на вопрос «кто это для нас»: клиент, поставщик, агент, сторонний мастер, физлицо, организация.
Группы делятся на два вида, и разница между ними принципиальная.
Свои группы — метки для отбора
Их заводит сама фирма под свою работу: «Клиент», «Поставщики», «Дилерский сервис», «Аутсорсинг», «Оптовые». Такая группа ничего не включает и не запрещает — она нужна, чтобы находить нужных контрагентов в списке и в отчётах.
Важно, что группа не ограничивает роль. Контрагент в группе «Поставщики» спокойно станет заказчиком: роль определяется документом, в котором он участвует, а не меткой на карточке. Группа — это как вы его называете, документ — что вы с ним делаете.
Системные группы — включают блоки полей
Две группы система заводит сама, и они работают иначе: добавление такой группы раскрывает в карточке набор полей.
| Группа | Что появляется в карточке |
|---|---|
| Юр. лицо | Юридическое наименование, УНП, форма собственности, юридический адрес, руководитель и основание его полномочий, банк и расчётный счёт |
| Физ. лицо | ФИО как в паспорте, личный номер, дата рождения, адрес регистрации |
Отсюда ответ на вопрос, как переключить тип контрагента: никак — вы добавляете или снимаете группу. Пока группы нет, поля не занимают места в карточке; добавили — появились уже заполненными, если данные вводили раньше. Снятие группы поля прячет, но не стирает: вернули группу — данные на месте.
🔴 И главное следствие: группы не взаимоисключающие. Индивидуальный предприниматель — это одновременно и физлицо, и субъект хозяйствования, поэтому ему ставят обе группы: в карточке будут и паспортные данные, и УНП со счётом. Выбирать между ними не нужно и не надо.
Группы по умолчанию: чем заполняются ячейки выбора
Контрагента в системе выбирают из разных мест, и в каждом ждут своего: в приходной накладной — поставщика, в заказе — заказчика, в работах — стороннего мастера. Общая база у них одна, а нужны из неё разные люди.
Поэтому для каждой такой точки настраивается свой набор групп по умолчанию — блок «Группы по умолчанию для разделов» в настройках клиентов. Точек семь:
- «Склад» — поставщики;
- «Заказы (основной клиент)»;
- «Заказы (агент, второй клиент)»;
- «Аутсорс специалисты» — сторонние мастера в заказах;
- «Обращения»;
- «Продажи»;
- «Услуги».
Настройка даёт два эффекта сразу, и оба заметны в работе.
Поиск показывает нужных первыми
Результаты в ячейке делятся на две части: сверху приоритетные — те, кто состоит в группах этой точки, ниже остальные. В ячейке поставщика первыми идут поставщики, а не однофамильцы из общей базы на тридцать тысяч записей.
🔴 Это сортировка, а не фильтр. Остальные контрагенты никуда не исчезают и доступны для выбора — если разово нужно указать в накладной того, кто обычно приходит как клиент, ничто не мешает. Настройка экономит время в типичном случае и не запрещает нетипичный.
Новый контрагент сразу попадает в нужную группу
Если контрагента создают прямо из ячейки — не заходя в справочник, а кнопкой «создать» в момент оформления документа, — ему автоматически проставляются группы этой точки. Заводите поставщика из приходной накладной, и он сразу оказывается в группе поставщиков.
Это важнее, чем кажется. Именно так база остаётся размеченной: сотрудник не обязан помнить, что после создания надо зайти в карточку и проставить группу. Не проставит — контрагент выпадет из приоритетной выдачи, и в следующий раз его будут искать по всей базе или заведут заново.
Свои поля тоже привязываются к группам
Тем же механизмом работают дополнительные поля, которые фирма придумывает сама. Поле привязывается к группе и появляется у тех, кто в этой группе состоит. Так карточка розничного покупателя не обрастает полями, нужными только оптовикам.
Реквизиты организации и физлица
Базовая карточка одинакова для всех: название или имя, телефон, комментарий. Реквизиты появляются вместе с системной группой — и заполняются не сразу, а когда впервые понадобятся.
| Блок | Что в нём | Когда нужен |
|---|---|---|
| Реквизиты организации | Полное юридическое название, УНП, форма собственности, юридический адрес, руководитель и основание его полномочий | Договоры, счета, акты, накладные |
| Паспортные данные | ФИО по паспорту, личный номер, дата рождения, адрес регистрации | Скупка, договоры с физлицами, залоговые операции |
| Банковские счета | Список счетов с банком и реквизитами, один помечен основным | Безналичные расчёты |
Розничному покупателю хватит имени и телефона; реквизиты появятся тогда, когда впервые понадобится выставить счёт.
Паспортные данные и доп. поля с пометкой «Чувствительное» видят только сотрудники с правом «Видеть паспортные данные клиента». Остальные видят «заполнено / пусто» и могут заполнить пустое поле.
Обратите внимание, что имя в карточке и ФИО по паспорту — разные поля. В карточке человек может быть записан как «Сергей Кузнецов (Ауди A6)», потому что так его узнают в мастерской, а в документы уйдёт официальное ФИО. Не портите рабочее имя ради документов и наоборот.
Телефоны и контакты
Один телефон — основной, он участвует в поиске и определяется при входящем звонке. Дополнительных может быть сколько угодно, и у каждого есть комментарий: «жена», «бухгалтерия», «второй склад». Комментарий здесь не украшение — через полгода он единственное, что объясняет, кому вы звоните.
Телефон вводится не свободным текстом. В поле есть выбор страны: подставляется её маска, номер подсказывается по мере набора, а длина ограничена правилами этой страны — лишнюю цифру поле просто не примет. Начнёте с международного кода — страна переключится сама. По умолчанию подставляется страна фирмы.
В базу номер уходит в едином международном виде, как бы он ни выглядел на экране, а показывается снова в формате своей страны. Поэтому один и тот же телефон не может лежать в базе в двух написаниях, и поиск ищет точное совпадение, а не перебирает варианты записи.
Порядок стран в списке — не косметика. Одна и та же комбинация цифр бывает допустима сразу в нескольких странах, и система разбирает номер по той, что стоит выше в вашем списке. Порядок настраивается под фирму — вынесите наверх страны, с которыми реально работаете.
Рядом живут адреса, мессенджеры и социальные сети — тем же принципом: пусто, пока не понадобилось.
Дубли: как не размножить одного клиента
Дубли контрагентов — главная болезнь любой клиентской базы. Один и тот же человек, заведённый дважды, ломает всё сразу: история обрывается, долги считаются по половине, а на звонок система не узнаёт клиента.
Система умеет запрещать создание дублей. Режим выбирают в блоке «Правила дублей», режимов три:
| Режим | Что запрещено |
|---|---|
| Полная свобода | Ничего. Значение по умолчанию |
| Номер уникален | Второй контрагент с тем же телефоном не создастся. Имя может повторяться: новое имя дописывается к существующему в скобках |
| Уникальна пара имя + номер | Запрещено только полное совпадение. Тот же номер с другим именем и то же имя с другим номером — можно |
Отдельно и независимо от этого выбора работает проверка УНП: совпадение УНП означает то же самое юридическое лицо, вариантов тут нет, поэтому проверка включена по умолчанию.
Какой режим выбрать
Практика подсказывает «номер уникален» как разумную середину. Телефон — естественный идентификатор человека, и совпадение почти всегда означает дубль.
Запрета по одному имени нет совсем, и это сознательно. В базе средней мастерской «Александр» встречается полторы тысячи раз, «Сергей» — тысячу. Уникальность имени превратила бы заведение нового клиента в квест с придумыванием отличий, и сотрудники начали бы писать «Александр2».
Режим «уникальна пара» выглядит компромиссом, но на деле это самый слабый запрет: он ловит только точное совпадение и пропускает тот же номер с чуть иначе записанным именем — то есть ровно тот случай, который чаще всего и порождает дубли.
Две важные оговорки
- Новый режим не применяется задним числом. Дубли, которые уже есть, продолжат нормально открываться и сохраняться. Проверка срабатывает только при создании карточки и при правке, где меняется само ключевое поле. Иначе включение режима заблокировало бы редактирование тысяч существующих клиентов.
- Пустое значение не проверяется. Контрагент без телефона не конфликтует с другим таким же — иначе все безномерные схлопнулись бы в один вечный конфликт.
Объединение дублей
Если дубли уже завелись, их объединяют в разделе «Аудит» → «Дубли». Нужно право «Объединять записи».
Главная карточка выбирается сама: это карточка с меньшим номером. Остальные вливаются в неё. Вы выбираете только, из какой карточки взять значение каждого поля.
Карточки, которые представляют две разные ваши фирмы, не объединяются: у каждой фирмы свои долги.
Переносится всё: заказы, продажи, возвраты, обращения, задачи, приходные документы, где контрагент был поставщиком, долги и платежи, телефоны, адреса, реквизиты, банковские счета, переписка в мессенджерах, файлы и дополнительные поля. Точные дубли реквизитов при этом схлопываются, а из нескольких счетов, помеченных основными, остаётся один.
Смысл в том, что после объединения не остаётся осиротевших документов: заказ не может ссылаться на карточку, которой больше нет.
🔴 Объединение необратимо. Это одна из немногих операций в системе, где данные действительно исчезают, а не прячутся: карточка-дубль удаляется после переноса. Отменить нельзя — можно только завести новую карточку и вручную перенести обратно то, что успели заметить. Поэтому перед объединением стоит открыть обе карточки и убедиться, что это действительно один и тот же контрагент, а не однофамильцы.
Сам факт объединения записывается в историю главной карточки — видно, что она собрана из нескольких и когда это произошло.
Связанные контрагенты
Группы описывают одного контрагента. Пулы решают другую задачу — связать нескольких в одну структуру с ролями. Классический случай: организация, от которой с вами общаются три разных человека, и надо понимать, кто основной контакт, а кто дополнительный.
У связи есть срок действия, поэтому смена контактного лица не стирает историю: видно, кто отвечал за отношения раньше и в какой период.
Отдельно у пула можно отметить плательщика — например, головную организацию, страховую или лизинговую компанию, когда работу заказывает одна сторона, а платит другая. Это пометка для сотрудников: документы и счета по ней сами не перестраиваются.
Что видно в карточке
Карточка контрагента собирает всё, что с ним связано, по вкладкам: «Информация о клиенте», «Заказы», «Обращения», «Продажи», «Закупки», «Баланс», «Звонки» и «История». Это и есть главная ценность единого справочника — вся история отношений в одном месте, без обхода разделов. Подробно о вкладках — в статье Раздел клиентов: список и карточка.
При этом карточка не показывает больше, чем сотруднику положено видеть. Вкладки видны всем, но в каждой — только записи, доступные по правам на этот раздел: нет доступа к продажам — вкладка продаж будет пустой. Филиальная граница действует так же, как в самих разделах: сотрудник видит записи своего филиала, а не всё, что клиент когда-либо делал в сети. Подробнее — как устроены уровни прав.
Частые ошибки
- Заводить нового клиента вместо поиска. Самая частая причина дублей: искать дольше, чем создать. Помогает не инструкция, а включённый запрет по номеру — он превращает поиск в единственный доступный путь.
- Отдельные карточки под роли. «Иванов — клиент» и «Иванов — поставщик» двумя записями. Это один контрагент; роли определяются документами, а не карточками.
- Объединять, не проверив. Однофамильцы с похожими номерами существуют, а операция необратима. Полминуты на сверку дешевле восстановления вручную.
- Складывать рабочие пометки в имя. «Сергей не звонить до обеда должник» в поле имени ломает поиск и попадает в документы. Для этого есть комментарий, группы и дополнительные поля.
Что дальше
- Уровни прав — кто и что видит в карточке контрагента.
- Воронки, статусы и типы — как устроены записи, которые собираются на вкладках карточки.