Списание выводит товар из оборота: брак, бой, порча, утрата. Это единственный складской документ, который ничего никуда не перемещает, — товар просто перестаёт существовать для учёта.
Поэтому списание — признание убытка, а не способ подогнать остаток. Разница принципиальная и видна в отчётах: пропавший товар и ошибка счёта — разные вещи.
Как оформляется
Выбирается фирма, потом товары с количествами. Позиции могут быть с разных складов одной фирмы — форма одна на весь разбор, отдельно по каждому складу её заполнять не нужно.
При проведении форма раскладывается на документы по точкам складов: склады филиала А — один документ, склады филиала Б — другой, общие склады фирмы — третий. Поэтому после проведения может появиться сообщение «Списания … проведены» с несколькими номерами.
🔴 Черновика у списания нет. Обе кнопки — «Провести» и «Провести и закрыть» — проводят списание сразу. Разница только в том, останется ли окно открытым.
Комментарий свободный: он остаётся единственным объяснением, почему товара больше нет, поэтому писать «брак» стоит подробнее, чем одним словом.
Себестоимость не вводится
🔴 Сумму списания никто не назначает — она берётся из партий, из которых товар уходит. Это защита от подгонки: убыток равен тому, во что товар реально обошёлся компании, а не тому, что удобно показать.
Партии подбираются так же, как в перемещении: по умолчанию уходят самые ранние поставки. У серийного товара списываются конкретные единицы по номерам, и себестоимость берётся у каждой своя.
Посчитанная сумма уходит не только в складские отчёты: списание отражается в учёте как себестоимость выбывшего товара — тем же способом, что и себестоимость проданного. Поэтому потери от брака и боя видны не только в штуках, но и в деньгах, рядом с остальными расходами.
Когда списание, а когда нет
Списание применяют часто и часто не по адресу. Ориентир простой: списание — это товара больше нет и не будет.
| Ситуация | Что оформлять |
|---|---|
| Разбили, сломали, испортилось | Списание |
| Товар ушёл в работу по заказу | Списание в заказ — оно происходит само при добавлении запчасти |
| Товар не нашли, но при пересчёте выяснилось, что ошиблись | Сведение в инвентаризации |
| Товар нашёлся на другом складе | Перемещение |
| Возвращаем поставщику | Возврат поставщику |
Отдельно стоит запомнить второй пункт: запчасти и материалы, ушедшие в заказ, списывать вручную не нужно. Они списываются в момент добавления в заказ, и их стоимость попадает в расчёт прибыли по этому заказу. Списанное вручную туда не попадёт — оно станет убытком без привязки к работе.
Частые ошибки
- Списывать вместо сведения. Если товар на месте, а ошибся счётчик — это не убыток. Списание создаст его на ровном месте и испортит статистику потерь.
- Списывать то, что ушло в заказ. Двойное списание: сначала автоматически в заказ, потом руками. Товар уйдёт в минус, а прибыль по заказу окажется завышенной.
- Писать «брак» без подробностей. Через месяц никто не вспомнит, чей это был брак — поставщика, перевозчика или свой. А от этого зависит, предъявлять ли претензию.
- Списывать «на всякий случай». Товар, который может найтись, лучше оставить в недостаче до конца разбора: вернуть списанное сложнее, чем дождаться.
Что дальше
- Инвентаризация — как отличить недостачу от ошибки счёта.
- Как устроен склад — почему остаток нельзя поправить напрямую.