Инвентаризация отвечает на вопрос «что лежит на складе на самом деле» и сводит факт с учётом. В системе нельзя просто поправить остаток — расхождение оформляется документами, и инвентаризация как раз то место, где это делается организованно.
Четыре этапа
Главное, что стоит понять сразу: пересчёт и разбор расхождений — разные этапы, и между ними есть точка невозврата.
- Охват — выбираете, что считаем: склады и, если нужно, категории товаров.
- Снимок — система фиксирует, сколько чего числится на момент старта.
- Пересчёт — набираете фактические количества.
- Проведение — кнопка «Завершить инвентаризацию»: счёт замораживается, и начинается разбор расхождений.
🔴 Проведение не двигает товар. Оно фиксирует результат пересчёта, и только. Остатки меняются позже — теми документами, которыми вы решите закрыть каждое расхождение.
Это сделано намеренно. Инвентаризация отвечает на вопрос «что мы насчитали», а решение «что с этим делать» — отдельное, и по разным позициям оно разное: одно списать, другое найти на соседнем складе, третье оприходовать.
Охват: не обязательно весь склад
Считать можно не всё сразу: выбираются конкретные склады, а внутри них — категории товаров. Категории раскрываются вглубь: выбрали ветку — попадут и все вложенные подкатегории.
Охват определяет, что попадёт в снимок — то есть по каким позициям система заранее посчитает ожидаемое количество. Частичные пересчёты — нормальная практика: раз в квартал считать дорогую категорию быстрее и полезнее, чем раз в год останавливать склад целиком.
🔴 Но охват не запрещает считать остальное. Если при пересчёте вам попался товар вне выбранных категорий, отметить его можно — он просто добавится неучтённой позицией. Инвентаризация не мешает фиксировать то, что вы видите своими глазами: разбираться, почему товар оказался не там, вы будете на этапе разбора.
Инвентаризация принадлежит фирме, и склады выбираются из её складов — посчитать чужой склад в свой документ не получится.
Снимок
В момент старта система запоминает ожидаемое количество по каждой позиции охвата — то, что числится сейчас. Дальше эта цифра не меняется, даже если склад продолжает работать: снимок на то и снимок.
Отсюда практическое следствие: считать нужно близко к моменту снимка. Чем дольше пересчёт растягивается, тем больше расхождений появится просто от того, что товар двигался.
Полностью останавливать работу на время пересчёта обычно нельзя — клиенты приходят, заказы идут. Поэтому есть простое правило: если товар нужно продать, отдать в заказ или списать прямо во время инвентаризации — сначала отметьте его как посчитанный, и только потом отдавайте в работу.
Логика простая. Ожидаемое количество заморожено снимком и уже не изменится. Отметили до того, как товар ушёл, — факт совпал с ожиданием, позиция сходится, а продажа спокойно списывает его дальше. Отдали в работу, не отметив, — физически товара уже нет, посчитать его нечем, и он превратится в недостачу, которую придётся объяснять.
Пересчёт идёт накоплением
Позиция набирается по ходу: нашли коробку — отметили, нашли ещё — отметили ещё, и счётчик прибавляется. У обычного товара для этого есть кнопки − и + и поле, куда можно сразу вписать число; дробное тоже подойдёт.
Это подстроено под то, как считают в реальности: не сверяясь со списком построчно, а разбирая полки и стеллажи в том порядке, в каком до них дошли. Один и тот же товар может встретиться в нескольких местах, и каждый раз его просто добавляют к уже посчитанному.
Ошиблись — лишнее снимается тем же способом, количество уменьшается обратно.
Если позиция очевидно на месте и пересчитывать её поштучно смысла нет, есть кнопка «Свести»: она отмечает всё ожидаемое как найденное и приравнивает факт к учёту одним действием. Не путайте её со «Свести вручную» при разборе — там это решение по расхождению, а здесь просто быстрый счёт.
Что показывает позиция
| Состояние | Что значит |
|---|---|
| Не считали | До позиции ещё не дошли — счётчик на нуле |
| Сходится | Факт совпал с учётом, разбирать нечего |
| Расхождение | Насчитали больше или меньше, чем числилось |
Отдельно появляются неучтённые позиции: нашли товар, которого в снимке не было вовсе — потому что его не числилось на этом складе или он вне выбранных категорий. Вносить его заранее не нужно, достаточно отметить: строка создастся сама и уйдёт в разбор как излишек.
Серийные позиции считаются номерами
У серийного товара сходимость определяется не количеством, а совпадением наборов: какие номера числились и какие нашли. Три штуки против трёх — ещё не «сходится», если это разные три номера.
Поэтому в серийной позиции видно поимённо: какие единицы нашли, какие ещё нет и какие оказались лишними.
Проведение
Проведение — это кнопки «Завершить инвентаризацию» (документ останется открытым, можно сразу разбирать) и «Завершить и закрыть» (окно закроется). Проведение замораживает счёт: числа больше не меняются, и позиция «сходится» уходит с глаз. Остаются только расхождения — с ними и предстоит работать.
Пока инвентаризация в черновике, разбор недоступен: сначала досчитайте, потом разбирайтесь. Это защищает от ситуации, когда половину недостачи уже списали, а вторая половина нашлась на следующем стеллаже.
Разбор расхождений
После проведения расхождения делятся на две корзины: не нашли (недостача) и лишние (излишек и неучтённое). По каждой позиции остаётся решить, что это было.
Решение записывается в журнал разбора — отдельно от самого расхождения. Разделение важное: снимок говорит «насчитали на три меньше», журнал — «две списали как бой, одну нашли на другом складе». Одно расхождение может закрываться несколькими действиями, и каждое остаётся видимым.
Чем можно закрыть
Набор действий зависит от того, в какую сторону расхождение и серийный ли товар.
| Случай | Доступные действия |
|---|---|
| Недостача | Списать · Свести вручную |
| Излишек обычного товара | Переместить с другого склада · Оприходовать · Свести вручную |
| Излишек серийной единицы | То же плюс: Связать с потерянным · Вернуть от клиента · Вернуть из заказа |
Несколько позиций или номеров можно отметить и закрыть разом — панелью над списком: «Свести», «Списать», «Купить», «Переместить», «Вернуть из заказов». Здесь «Свести» — то же, что «Свести вручную», а «Купить» — оприходование новой закупкой. «Вернуть из заказов» работает только с серийными номерами.
🔴 У серийных единиц вариантов больше не случайно. У каждой известна история: из какой поставки пришла, в какой продаже или заказе ушла. Поэтому система может предложить «вернуть от клиента» и сама подставить нужный документ. У обычного товара такой привязки нет — по трём одинаковым штукам невозможно понять, из какой продажи они вернулись, и возврат оформляется вручную из самого документа.
Документы при этом создаются настоящие — те же приход, списание и перемещение, что и в обычной работе. Инвентаризация не заводит особый вид движения «для инвентаризации», она лишь помнит, что документ родился из разбора.
Свести вручную
Самое частое действие и самое опасное, если применять его не по назначению.
«Свести» означает «расхождения не было»: ошиблись при счёте, посчитали одну коробку дважды, не заглянули на вторую полку. Вы утверждаете, что учёт прав, а счёт — нет.
🔴 Поэтому сведение не меняет остаток. Никаких движений не создаётся, в системе остаётся то количество, которое числилось до инвентаризации. В журнале появляется запись, что позицию разобрали именно так — с автором и комментарием.
Отсюда главный риск: если товара действительно нет, а вы свели, остаток останется завышенным. Ничего не сломается сегодня — но эта же недостача всплывёт на следующей инвентаризации, и объяснять её будет уже некому. Пропавший товар закрывается списанием, а не сведением.
Расхождение можно закрывать по частям
Не обязательно решать судьбу всего расхождения одним действием. Насчитали на пять меньше — три можно списать, а две свести, если они нашлись при повторной проверке.
Система следит, чтобы сумма решений не превысила размер расхождения: закрыть больше, чем не сошлось, не получится. А вот закрыть меньше — можно, позиция просто останется частично разобранной и будет ждать остатка.
У серийных единиц частичность естественная: каждый номер разбирается отдельно, и один и тот же номер дважды закрыть нельзя. Один потерянный номер можно связать пересортицей, второй списать, третий — свести, если он нашёлся в другой коробке.
Комментарий стоит писать
К каждому решению можно приложить пояснение, и для сведения это важнее, чем для остальных: списание и приход сами себя объясняют документом, а сведение — единственное действие, после которого не остаётся никакого следа в движениях. Через полгода «свели 5 шт» без комментария неотличимо от «махнули рукой».
Пересортица
Самый частый случай у серийного товара: один номер числится потерянным, а рядом лежит единица, которой в учёте нет. Почти всегда это одна и та же вещь с перепутанной или нечитаемой этикеткой.
Такое закрывается парной связкой «потерянный ↔ найденный», а не списанием с оприходованием: не возникает ни фиктивного убытка, ни фиктивной прибыли, и история единицы не рвётся. Система предложит распечатать стикер с правильным номером, и перепечатать его можно повторно, если наклейка испортилась.
Что можно отменить
Отменяются только те решения, которые ничего не двигали: сведение вручную и пересортица. Запись убирается из журнала, и позиция снова возвращается в неразобранные.
🔴 При отмене пересортицы важен порядок в реальном мире: если стикер уже физически заменён, сначала верните старый на место. Иначе на товаре останется один номер, а в системе — другой, и следующая инвентаризация найдёт то же расхождение заново.
Решения, создавшие документы — списание, приход, перемещение, возвраты, — так не отменяются. Их корректируют, как любой другой складской документ: встречной операцией. Это не ограничение интерфейса, а следствие того, что движение уже произошло и попало в учёт.
Частые ошибки
- Считать при незавершённых документах. Черновик прихода — это товар, которого в системе нет; он гарантированно вылезет неучтённым. Проведите документы до старта.
- Растягивать пересчёт. Снимок сделан в момент старта, а склад продолжает работать. Чем дольше считаете, тем больше расхождений появится само.
- Отдавать товар в работу, не отметив его. Продали или списали во время пересчёта, не посчитав, — получите недостачу на ровном месте. Порядок обратный: сначала отметить, потом отдать.
- Ждать, что проведение всё исправит. Оно фиксирует счёт, а не остатки. Пока расхождения не разобраны, склад остаётся с прежними цифрами.
- Закрывать всё списанием. Списание — признание убытка. Товар, найденный на соседнем складе, закрывается перемещением, и убытка не возникает.
- Сводить вручную то, что не проверили. «Свести» означает «расхождения не было». Если товар действительно пропал, это списание, и разница между двумя решениями видна в отчётах.
Что дальше
- Как устроен склад — почему остаток нельзя поправить напрямую.
- Серийный учёт — пересортица и сверка по номерам.
- Товары — категории, по которым выбирается охват.