Задача обычно появляется из работы: по обращению нужно перезвонить, по заказу — согласовать смету, по продаже — подготовить документы. Такую задачу создают прямо из карточки записи кнопкой, и ЦРМ заранее заполняет форму: воронку, теги, исполнителей, срок.
Это делают кнопки «Создать на основе». Кнопка «Создать задачу» — одна из них. У каждой кнопки свои правила: что подставить в новую запись и как это меняется в зависимости от исходной записи.
Где настраивать
Откройте Администрирование → нужный раздел, например «Заказы» или «Обращения», и найдите группу «Быстрые действия и значки», блок «Кнопки «Создать на основе»». У заказов группа на вкладке «Настройка карточки», у остальных разделов — на основной вкладке настроек раздела.
Список кнопок общий для всей фирмы. В каком разделе кнопка видна, решается в самой кнопке. Порядок в списке — порядок кнопок в карточке.
Задачу можно создать из заказа, обращения, продажи, услуги и из самой задачи — тогда получится подзадача.
Кнопка
Нажмите «Добавить кнопку» и заполните:
- «Что делает кнопка» — «Создать на основе» открывает форму новой записи. Есть и второй вид — «Изменить запись»: меняет текущую запись сразу, после подтверждения. Вид потом не меняется.
- «Подпись кнопки», «Иконка и цвет».
- «Что создаём» — раздел новой записи. Для задачи — задачи.
- «Вид связи» — почему появилась новая запись. По нему записи связываются с исходной.
- «Где показывать» — «Иконка в шапке карточки», «Кнопка снизу карточки», «Кнопка в теле документа», «Действие строки списка».
- «В каких разделах» — разделы, где кнопка видна. Для раздела можно задать «свои места».
В новую запись переносится только шапка и данные первого экрана. Товары, услуги и работы не переносятся.
Правила: по умолчанию
Ниже в форме кнопки — блок «Чем рождается запись». Первое правило — «По умолчанию», оно действует всегда, если не подошло исключение.
По каждому полю новой записи выбирается одно из трёх:
| Решение | Что получится |
|---|---|
| «Как обычно» | Поле заполняется так же, как при создании записи вручную |
| «Наследовать» | Значение берётся из исходной записи — из того же поля или из подходящего другого. Например, основной менеджер заказа становится ответственным задачи |
| «Задать» | Вы выбираете значение сами: воронку, теги, исполнителей, отдел |
Воронку, статус, тип и срочность наследовать можно только внутри одного раздела: у задачи из заказа их нужно «Задать». Срок задаётся сдвигом от момента нажатия — например, «+3 дня», в поясе филиала записи.
Это заготовка формы, а не жёсткое правило. Сотрудник видит подставленное и может поменять до сохранения.
Исключения
Одних умолчаний хватает редко. Задачи по гарантийным заказам должны уходить не туда, куда обычные, а жалобы — не туда, куда простые вопросы. Для этого нажмите «Добавить исключение».
У исключения пять условий по исходной записи:
- «Филиал источника»;
- «Воронка источника»;
- «Тип записи»;
- «Срочность»;
- «Тег источника» — подходит, если у записи есть хотя бы один из выбранных тегов.
Пустое условие — «любое». Исключение без единого условия сохранить нельзя, как и два исключения, которые совпадают по всем условиям.
Исключение меняет только то, что в нём указано. Остальное берётся из правила «По умолчанию». Исключения проверяются по порядку, и срабатывает первое, все условия которого подходят. Поэтому узкие исключения держите выше широких.
Примеры:
- задачи из обращений по умолчанию уходят в поддержку, а из воронки жалоб — руководителю с тегом «разбор»;
- задачи из заказов филиала на Ленина — своему старшему смены, из остальных филиалов — общему диспетчеру;
- задачи по срочным заказам — со сроком «+2 часа», по остальным — «+1 день».
Автотеги
Теги, заданные в правиле, сами ставятся в новую задачу. Дальше они работают как обычные метки: по ним фильтруют списки, собирают доски и считают отчёты.
Тег, который сотрудник должен ставить сам, ставится через раз. Тег из правила стоит всегда, поэтому по нему можно строить работу. Задавайте теги по признаку источника: «из обращения», «гарантия», «выезд». «Срочно» или «сложный случай» ЦРМ знать не может — это остаётся человеку.
Задачи из списка
В списке раздела можно выделить несколько записей и выбрать «Единая задача» — одна задача на все записи — или «Задача на каждую запись». Заготовки берутся из первой по порядку кнопки этого раздела, которая создаёт задачу. Если такой кнопки нет, задача открывается без заготовок, на воронке задач по умолчанию.
С чего начинать
- Настройте «По умолчанию» у кнопки «Создать задачу» в разделе, откуда задач больше всего.
- Поработайте неделю и посмотрите, какие задачи приходится переназначать вручную.
- На каждый повторяющийся случай заведите исключение.
Если одну и ту же задачу каждый раз перекидывают одному и тому же человеку — это исключение, которое ещё не настроили.
Частые ошибки
- Одна воронка задач на все источники. Задачи из обращений, заказов и продаж проходят разный путь. Общая воронка превращается в свалку.
- Умолчания без исключений. Все задачи летят одному отделу и тонут там.
- Широкое исключение первым. Оно перехватит всё, и узкие ниже не сработают.
- Теги «по смыслу». Автоматически ставится только то, что следует из исходной записи.
Что дальше
- Воронки, статусы и типы — откуда берутся воронки задач и теги.
- Автоматизация — правила, которые создают записи сами, по событию или по расписанию.
- Отделы — назначение задачи на группу.